Poniższe opracowanie wskaże, kto w Polsce i na jakich zasadach może założyć biuro rachunkowe. Prowadzenie takiego podmiotu, poza osiąganiem przychodów z działalności, wiąże się także z licznymi kosztami jej prowadzenia, zwłaszcza na początkowym etapie. Czy są możliwości uzyskania wsparcia takiego jak dotacja na biuro rachunkowe? Odpowiedź w dalszej części opracowania.
Kto i w jakiej formie może prowadzić biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe to działalność gospodarcza, która może być prowadzona w formie:
- jednoosobowej działalności gospodarczej,
- spółki jawnej,
- spółki komandytowej,
- spółki komandytowo-akcyjnej,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjnej,
- prostej spółki akcyjnej.
Taka działalność nie może być prowadzona w formie spółki partnerskiej i spółdzielni.
Faktycznie biura rachunkowe najczęściej są tworzone w formie jednoosobowych pozarolniczych działalności gospodarczych, czyli przykładowo Ewa Nowak prowadzi działalność gospodarczą pod firmą Ewa Nowak Biuro Rachunkowe.
Coraz częściej jednak, zwłaszcza większe podmioty w tej branży, decydują się na zawarcie umowy spółki prawa handlowego, w szczególność z ograniczoną odpowiedzialnością.
Osoby, które wykonują pracę związaną z prowadzeniem biura rachunkowego, muszą:
- mieć odpowiednią wiedzę i wykształcenie w tym kierunku,
- mieć pełną zdolność do czynności prawnych,
- zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Umowa ubezpieczenia OC dla osób, które prowadzą taką działalność, jest obowiązkowa. Nie można wykonywać jej w sposób ważny i prawidłowy bez ubezpieczenia. O tym fakcie należy informować swoich klientów w treści umów o prowadzenie usług księgowych.
Koszty związane z prowadzeniem biura rachunkowego
Do prowadzenia biura rachunkowego, poza umiejętnościami i wiedzą, niezbędne są też:
- lokal i związane z tym koszty najmu, eksploatacji;
- meble;
- komputer, telefon, telefon komórkowy;
- akcesoria biurowe – papier, teczki, segregatory, akcesoria do pisania, organizery, wszelkie niezbędne ku temu materiały;
- odpowiednie programy komputerowe, licencje na świadczenie usług;
- programy dla klientów – na przykład do przekazania im w celu ułatwienia komunikacji, wystawiania faktur, zgłaszania nieprawidłowości, problemów, zapytań;
- pracownicy, zwłaszcza wraz z rozwojem działalności – w szczególności pracownicy administracyjni, sekretariatu, ale także tacy, którzy merytorycznie będą zajmować się dokonywaniem rozliczeń i na przykład obsługą związaną z ZUS;
- szkolenia, kursy dla przedsiębiorcy, pracowników, celem podnoszenia kwalifikacji zawodowych, umiejętności;
- samochód.
W wielu biurach rachunkowych rozróżnia się piony związane z rozliczeniami z urzędem skarbowym, a odrębnie – Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Równocześnie niemal stale zmieniające się przepisy podatkowe, rozliczeniowe, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, wymagają od osób prowadzących biuro rachunkowe szczególnej uwagi i ostrożności.
Dotacja na biuro rachunkowe
W Polsce istnieje wiele programów, zarówno publicznych, jak i prywatnych, które mogą umożliwić skorzystanie z pomocy finansowej w związku z rozpoczęciem czy prowadzeniem działalności gospodarczej.
Podmioty udzielające tej pomocy publicznej, to w szczególności:
- powiatowe urzędy pracy,
- Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- podmioty dysponujące środkami z Unii Europejskiej.
Ponadto dotacje, dofinansowania, mogą być również udzielane przez podmioty komercyjne, prywatne. Istnieje wiele przedsiębiorstw, które je oferują, zarówno na rozpoczęcie działalności, jak i jej rozwój.
Dotacja na biuro rachunkowe z powiatowego urzędu pracy
W pierwszej kolejności należy zastrzec, że każdy powiatowy urząd pracy może ustalić własny regulamin oraz własne zasady udzielania dotacji, ponieważ są to autonomiczne jednostki. Także środki, które mają przeznaczone na dotacje, nie są jednolite. Warto zatem zorientować się w urzędzie pracy właściwym dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czy i jakie są tam programy dotacyjne, a także czy dostępne są jeszcze środki, aby ją otrzymać.
Co do zasady, w urzędzie pracy dofinansowanie mogą otrzymać:
- bezrobotni;
- absolwenci CIS;
- absolwenci KIS;
- poszukujący pracy niepozostający w zatrudnieniu lub niewykonujący innej pracy zarobkowej opiekun osoby niepełnosprawnej, z wyłączeniem opiekunów osoby niepełnosprawnej pobierających świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, lub zasiłek dla opiekuna na podstawie przepisów o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów.
Warto dodać, że urzędy mogą regulować na przykład okres, w jakim osoba musi być zarejestrowana jako bezrobotna w danym urzędzie, wymagając, by było to, na przykład, minimum 3 miesiące.
W takiej sytuacji osoba, która zamierza rozpocząć prowadzenie biura rachunkowego, a chce uzyskać dofinansowanie, powinna zorientować się, jakie kryteria formalne musi spełnić.
Aby otrzymać dofinansowanie na prowadzenie działalności, należy złożyć odpowiedni wniosek, który będzie do pobrania na stronie internetowej właściwego urzędu pracy. We wniosku zawierane są następujące informacje:
- dane wnioskodawcy, w tym informacja o okresie pozostawania bezrobotnym czy innym tytule uprawniającym do skorzystania z pomocy, oświadczenie majątkowe;
- kwotę wnioskowanych środków;
- rodzaj planowanej działalności gospodarczej;
- kalkulację kosztów związanych z podjęciem działalności, źródła ich finansowania;
- szczegółową specyfikację wydatków do poniesienia w ramach wnioskowanych środków;
- proponowaną formę zabezpieczenia zwrotu środków.
Otrzymanie wsparcia rodzi ze sobą nie tylko korzyści, lecz także obowiązki, do których należy:
- precyzyjne rozliczenie się z otrzymanego dofinansowania;
- prowadzenie działalności gospodarczej przez okres co najmniej 12 miesięcy oraz niezawieszanie jej wykonywania łącznie na okres dłuższy niż 6 miesięcy (do okresu prowadzenia działalności gospodarczej nie wlicza się okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej);
- niepodejmowanie zatrudnienia w okresie pierwszych 12 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej.
Dotacja na biuro rachunkowe z PFRON
Dotację ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na rozpoczęcie działalności gospodarczej można otrzymać również w powiatowym urzędzie pracy.
Aby ją uzyskać, poza osobą bezrobotną, należy być także osobą niepełnosprawną, legitymującą się stosownym orzeczeniem.
Co ważne, taka osoba może uzyskać dofinansowanie w kwocie wyższej niż dotacje z urzędu pracy, ale jest to uzależnione od zobowiązania się do prowadzenia tej działalności gospodarczej powyżej 24 miesięcy. Wówczas można otrzymać dotację nawet w wysokości 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia, co jest znaczną kwotą. W przypadku dotacji z urzędu pracy jest to, co do zasady, maksymalnie 6-krotność.
Aby uzyskać dofinansowanie, również należy złożyć stosowny wniosek oraz załączyć wszelkie wymagane załączniki, w szczególności orzeczenie o niepełnosprawności.
Podsumowując, wskazać należy, że jest wiele programów, które uzależniają przyznanie dotacji, jej wysokość, od różnych warunków, mają własne zasady, regulaminy. Warto śledzić to na bieżąco, a także odpowiednio wcześnie zaplanować kroki celem uzyskania dofinansowania, na przykład zarejestrować się jako osoba bezrobotna.
