Poradnik Przedsiębiorcy

Składki na PFRON – kto musi je opłacać oraz jak obliczyć wielkość składek?

PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jest funduszem celowym, którego środki przeznaczane są na rehabilitację zawodową i społeczną osób niepełnosprawnych oraz ich zatrudnianie. Nikomu nie trzeba tłumaczyć, jak ważną kwestią jest pomoc w aktywizacji osób z niepełnosprawnościami. Z tego też względu ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek opłacania składek z tytułu wsparcia niepełnosprawnych. Kto więc jest zobowiązany płacić składki na PFRON? Jak obliczyć ich wielkość? Kto jest zwolniony z tego obowiązku? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Krąg podmiotowy i przedmiotowy omawianego obowiązku, wysokość składki na PFRON, a także liczba wyłączeń zostały uregulowane w art. 21 i nast. Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zgodnie w powyższymi przepisami najistotniejszymi kryteriami wpływającymi na obowiązek opłacania Funduszu jest wielkość zatrudnienia, jak również liczba osób z niepełnosprawnością zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie.

Kto jest zobowiązany do opłacania składek?

Zgodnie z art. 21 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych składki na PFRON są zobowiązani opłacać pracodawcy, którzy w danym roku zatrudnili co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty. W powyższym przepisie chodzi o 25 osób pracujących na pełnych etatach. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca zatrudnia 30 osób, z czego 20 z nich na pół etatu, wówczas nie jest zobowiązany do opłacania składek. Kolejnym kryterium jest poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych w firmie. Jeżeli więc pracodawca zatrudnia minimum 25 osób i jednocześnie nie zatrudnia osób z niepełnosprawnością, bądź poziom ich zatrudnienia jest mniejszy od 6% wśród ogólnego stanu zatrudnienia, będzie obowiązany opłacać składki na PFRON.

Wyjątek stanowią tutaj podmioty, które są publiczną lub niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, żłobkiem oraz klubem dziecięcym – wówczas omawiany obowiązek zanika już przy 2% ogólnego stanu zatrudnienia.

Kto jest zwolniony z obowiązku opłacania składek na PFRON?

W niektórych przypadkach pracodawca – nawet jeżeli spełnia kryteria określone w powyższym akapicie – może zostać zwolniony z obowiązku opłacania składek na PFRON. Na mocy art. 21 ust. 2e ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych zwolniony z wpłat zostanie pracodawca, który:

  • prowadzi dom pomocy społecznej, którego celem statutowym nie jest osiągnięcie zysku;

  • prowadzi hospicjum, którego celem statutowym nie jest osiągnięcie zysku;

  • prowadzi zakład opiekuńczo-leczniczy bądź publiczną lub niepubliczną jednostkę organizacyjną niedziałającą w celu osiągnięcia zysku, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi;

  • prowadzi przedsiębiorstwo, które jest w likwidacji lub wobec którego ogłoszono upadłość.

Jak ustalać stan zatrudnienia?

Zgodnie z powyższym stan zatrudnienia przewyższający 25 osób prowadzi do zobowiązania pracodawcy do opłacania składek. Chodzi tu jednak o pełne etaty, pracodawca może zatem zatrudniać większą liczbę pracowników i w dalszym ciągu być zwolnionym z omawianego obowiązku. Będzie to miało miejsce, gdy np. kilku – lub wszyscy – z zatrudnionych 25 pracowników będzie zatrudnionych na część etatu.

Aby obliczyć, czy obowiązek dotyczy pracodawcy i w jakiej kwocie, należy zatem ustalić liczbę zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Warto pamiętać, że w stosunku pracy pozostają jedynie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę. Nie należy wliczać osób, których z pracodawcą łączą umowy cywilnoprawne, a więc umowy zlecenia, umowy o dzieło czy umowy o świadczenie usług.

Stan zatrudnienia ustala się za cały miesiąc (w zależności od liczby dni pracujących w danym miesiącu) w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Oznacza to, że należy określić liczbę etatów w danym miesiącu, następnie zaś zastosować średnią arytmetyczną ze stanów dziennych w miesiącu.

Oprócz „pracowników” zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób z niepełnosprawnością do etatów nie wliczamy osób:

  • zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;

  • przebywających na urlopie rodzicielskim;

  • przebywających na urlopie wychowawczym;

  • nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej lub służby zastępczej;

  • będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;

  • nieświadczących pracy w związku z pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego;

  • przebywających na urlopie bezpłatnym.

Jak ustalić wysokość wpłaty przekazywanej na PFRON?

Wysokość wpłaty przekazywanej na PFRON stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w poprzedzającym kwartale i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością (6% lub 2%) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Kwotę składki na PFRON oblicza się według następującego wzoru:

Kz = 40,65% x Pw x (Zo x 6% – Zn)

Gdzie:

  • Kz – to kwota składki na PFRON;

  • Pw – to przeciętne wynagrodzenie w poprzednim kwartale;

  • Zo – to liczba pracowników zatrudnionych w przeliczeniu na pełny etat;

  • Zn – to liczba zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny etat.

W 2019 roku przeciętne wynagrodzenie w II kwartale wynosiło 4 839,24 zł.

Przykład 1.

Pracodawca zatrudnia 40 pracowników w przeliczeniu na pełny etat. W tym dwóch pracowników w przeliczeniu na pełny etat posiada zaświadczenie o stopniu niepełnosprawności. W takiej sytuacji za wrzesień 2019 roku pracodawca obowiązany jest zapłacić 786,86 zł. Kwota ta wynika z wyżej wskazanego wzoru, tj. Kz = 40,65% x 4839,24 x (40 x 6% – 2).

Zauważmy jednak, że gdyby pracodawca zdecydował się w ramach 40 pełnych etatów na zatrudnienie np. dwóch pracowników z niepełnosprawnością na pełen etat oraz jednego na pół etatu, co dawałoby 2,5 etatu, zostałby wówczas zwolniony z dokonywania wpłat na PFRON – osiągnąłby wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% – (2,5 : 40) x 100 = 6,25 %.

Jaki jest termin opłacania składek?

Zgodnie z ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób z niepełnosprawnością pracodawca zobowiązany jest dokonać wpłaty na PFRON do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym spełniał on przesłanki powodujące powstanie obowiązku opłaty składki na PFRON. W powyższym terminie należy złożyć także formularz PFRON INF-D-P do PFRON, będący deklaracją wpłaty wymaganej kwoty.

Jeżeli termin wpłaty będzie przypadał w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu wolnym od pracy.

W jaki sposób można obniżyć składki?

Nawet jeżeli pracodawca spełnia wszystkie kryteria ustawy i jest zobowiązany do opłacania składek, w niektórych sytuacjach może starać się o ich obniżenie. Aby pracodawca mógł liczyć na ulgę we wpłacie na PFRON, musi spełniać kilka warunków.

Po pierwsze, przedsiębiorca musi sprzedawać usługę wykonywaną przez siebie lub wytworzoną przez siebie produkcję. Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje usługę handlową, wówczas nie może liczyć na ulgę – handel został wyłączony przez ustawę. Należy więc pamiętać, że ulgi we wpłacie na PFRON dotyczą wyłącznie świadczenia usług przez uprawnionego sprzedającego bezpośrednio na rzecz kupującego. Po drugie, pracodawca musi zatrudniać co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty. Po trzecie, zatrudnieni pracownicy muszą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę. Przy czym 30% z nich musi legitymować się znacznym stopniem niepełnosprawności albo umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, wobec których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję.

Jeżeli pracodawca spełnia powyższe kryteria, musi pamiętać, aby wystawić fakturę za zrealizowaną usługę bądź sprzedaną produkcję, przy tym prowadzić ewidencję wystawionych informacji o kwocie obniżenia. Dodatkowo w terminie do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym przedsiębiorca wystawił INF-U (Informację o kwocie obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), musi przekazać do PFRON miesięczną informację o kwocie obniżenia (INF-1-u) wraz z załącznikami stanowiącymi kopie wszystkich INF-U wystawionych w danym miesiącu.

W przypadku gdy kwota obniżenia przewyższa wartość zakupionej produkcji lub usługi, kwota obniżenia nie może być wyższa od kwoty określonej na fakturze pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług, w stosunku do której przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku.

Składki na PFRON – podsumowanie

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, a przy tym nieosiągający odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością (6% lub 2%), na mocy ustawy zobowiązani są do złożenia deklaracji miesięcznej i rocznej oraz dokonania wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Jednocześnie, jak w większości przypadków, ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych statuuje pewne wyjątki, kiedy pracodawca może liczyć na uniknięcie opłat bądź obniżenie składki na PFRON.

Będąc przedsiębiorcą, warto więc zapoznać się z omawianą ustawą i sprawdzić, czy obowiązują nas składki na PFRON. Jeżeli tak, warto również zweryfikować, w jaki sposób wylicza się jej wysokość oraz w jakich sytuacjach można skorzystać z ulgi.