Jak wypełnić VAT-R - szczegółowe omówienie

Deklaracja VAT-R jest składana w celu rejestracji lub aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Przedsiębiorca ma możliwość zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, ale także jako podatnik VAT zwolniony. Ponadto druk pozwala zarówno na rejestrację, jak i aktualizację danych związaną z VAT-UE. W artykule omawiamy, jak wypełnić VAT-R.

Jak wypełnić VAT-R – omówienie pól formularza

Zgodnie z opisem zawartym na formularzu podatnik wypełnia jasne pola. Pola ciemne wypełnia pracownik właściwego urzędu skarbowego. W przypadku, gdy druk wypełniany jest ręcznie, należy używać liter drukowanych. Zamiast ręcznego wypełniania wniosku VAT-R można również skorzystać z interaktywnego kreatora dokumentów gotowych do wydruku bądź wysyłki plików w formacie XML.

Przystępując do wypełnienia formularza, w pierwszej kolejności należy podać Identyfikator podatkowy – NIP podatnika w polu nr 1 po lewej stronie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych podaje się numer NIP właściciela, natomiast już w przypadku spółki cywilnej – numer NIP spółki, gdyż to spółka, a nie jej właściciele, będzie zarejestrowana jako podatnik VAT. Pozycję 2 i 3 uzupełnia pracownik urzędu skarbowego.

Część A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika urzędu skarbowego

Podatnik składa wniosek VAT-R w celu:

• rejestracji lub
• aktualizacji danych.

Zgłoszenia rejestracyjnego dokonuje się przed zrealizowaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Przepis ten dotyczy także podatników uprzednio zwolnionych z VAT. W myśl prawa podatkowego rejestracji należy dokonać przed dniem, w którym podatnik traci prawo do korzystania ze zwolnienia. W przypadku rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego trzeba dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego przed pierwszym dniem miesiąca, w którym transakcje dokonywane przez przedsiębiorcę będą podlegały opodatkowaniu. Rejestracji można więc dokonać w trakcie trwania roku podatkowego.

Jeżeli dane zawarte na formularzu VAT-R ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym zmiana nastąpiła.

W polu numer 5 należy podać dane urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie.

Urzędem właściwym dla celów rozliczania VAT jest:

• dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) – urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika (ten sam, co dla podatku dochodowego),
• dla innych podmiotów (np. spółek z o.o., spółek cywilnych) – urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

Pola 6 i 7 uzupełnia się tylko wtedy, gdy przedsiębiorca posiada adres zamieszkania poza granicami Polski.

W przypadku aktualizacji VAT-R wypełnia się pozycje 8 i 9, gdzie wskazuje się, czy nastąpiła zmiana właściwego urzędu skarbowego dla rozliczania podatku VAT.

Część B. Dane podatnika

Część B przeznaczona jest do wypełnienia danych identyfikacyjnych podatnika. Należy pamiętać, że pola oznaczone symbolem „*” dotyczą podatnika niebędącego osobą fizyczną, a oznaczone „**” – podatnika będącego osobą fizyczną (w tym również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą).

W części B.1. należy wskazać podstawowe dane identyfikacyjne podatnika/ podmiotu.

W części B.2. w przypadku osób fizycznych wskazuje się adres zamieszkania, a w przypadku osób niebędących osobą fizyczną adres siedziby.

Część B.3. wypełnia się wyłącznie w przypadku podatników będących osobą zagraniczną. Przez osobę zagraniczną należy rozumieć podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie kraju.

Część C. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług

Część C formularza VAT-R podzielona jest na trzy części, odpowiednio związane z:

• okolicznościami określającymi obowiązek podatkowy,
• informacjami związanymi ze składaniem deklaracji,
• informacjami związanymi z wykonywaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W polach C.1., C.2. i C.3. zaznacza się właściwe dla podatnika kwadraty (zarówno w przypadku zgłoszenia rejestracyjnego, jak i jego aktualizacji).

Część C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy

Pozycja 27: zakreśla ją podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, czyli nie jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobą fizyczną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą.

Pozycja 28: zakreśla ją podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju.

Pozycja 29: zakreśla ją podatnik, który w trakcie rozpoczynania działalności gospodarczej nie posiada prawa do zwolnienia z VAT, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, z uwagi na przewidywaną wysokość obrotów już od pierwszej transakcji, która przekracza limit zwolnienia z VAT.

Pozycja 30: zakreśla ją podatnik korzystający ze zwolnienia przysługującego na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe). Warto pamiętać, że podatnik ten nie ma obowiązku rejestrować się jako podatnik VAT, ale składając zgłoszenie rejestracyjne może zostać zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony” i widnieć w wykazie podatników VAT na białej liście.

Pozycja 31: zakreśla ją podatnik dokonujący sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 (zwolnienie przedmiotowe), z wyłączeniem pkt 3 i art. 82, który nie ma obowiązku rejestrowania się jako podatnik VAT, ale może zostać zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”.

Pozycja 32: zakreśla ją podatnik korzystający ze zwolnienia wymienionego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy wykonujący dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze.

Pozycja 33: zakreśla ją podatnik rezygnujący ze zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9, czyli podatnik, któremu przysługiwało zwolnienie ze względu na wysokość obrotów i który z tego zwolnienia rezygnuje.

Pozycja 34: zakreśla ją podatnik rezygnujący ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy.

Pozycja 35: zakreśla ją podatnik, który traci lub stracił prawo do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie ze względu na wysokość obrotów).

Pozycja 36: zakreśla ją podatnik, który wykonuje czynności, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy, tj. czynności, których wykonywanie nie daje prawa do zastosowania zwolnienia podmiotowego z VAT. 

Pozycja 37: zakreśla ją dostawca nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który będzie dokonywał (dokonuje) wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju.

Pozycja 38: zakreśla ją podatnik, który będzie ułatwiał (ułatwia) dostawy, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2 ustawy.

Pozycja 39: zakreśla ją podatnik, który będzie ułatwiał (ułatwia) dostawy i świadczenia, o których mowa w art. 109b ust. 1 ustawy

Pozycja 40: podaje się datę, od której podatnik będzie korzystał lub już korzysta ze zwolnienia lub, od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa.

Pozycja 41: zakreśla ją podatnik, który (1.) rezygnuje ze zwolnienia przedmiotowego w zakresie usług finansowych lub (2.) po rezygnacji ze zwolnienia po odpowiednim okresie chce ponownie powrócić do zwolnienia.

Pozycje: 42, 43, 44, 45: wskazuje się miesiąc odpowiadający zaznaczonej opcji w poz. 41 (1. lub 2.)wypełniając poz. 42-43 (jeśli podatnik rozlicza się kwartalnie) lub poz. 44-45 (jeśli podatnik rozlicza się miesięcznie).

Pozycja 46: obejmuje dane dotyczące obowiązku podatkowego u małych podatników:

• pole 1. zaznacza podmiot wybierający metodę kasową, polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności (wyjątek stanowi sytuacja, gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz podatników zwolnionych z VAT, jeżeli należność nie zostanie uregulowana, wówczas obowiązek podatkowy powstaje w terminie 180 dni od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi),
• pole 2. zaznacza podatnik, który traci lub utracił prawo do rozliczania się metodą kasową, czyli podatnik, który stracił status „małego podatnika” z powodu przekroczenia limitu obrotów,
• pole 3. zaznacza podatnik rezygnujący z metody kasowej.

Pozycje 47, 48, 49, 50: wypełniane są tylko przez tych podatników, którzy wybrali metodę kasową, tracą prawo do jej stosowania lub rezygnują z tego prawa (czyli tych, którzy zaznaczyli jeden z kwadratów w pozycji 46). W polach należy wpisać kwartał i rok początku stosowania metody kasowej lub miesiąc/kwartał i rok utraty prawa/rezygnacji z jej stosowania.

Podatnik rozliczający VAT w okresach kwartalnych uzupełnia pole 47 i 48, a w przypadku rozliczeń miesięcznych pola 49 i 50.

Pozycja 51:

• pole 1. zaznacza podatnik wybierający możliwość rozliczania się za okresy kwartalne,
• pole 2. zaznacza podatnik rezygnujący ze składania deklaracji za okresy kwartalne.

Pozycje 52, 53: pola te wypełnia podatnik rezygnujący z prawa do składania deklaracji kwartalnych, wpisując kwartał i rok ostatnio złożonej deklaracji kwartalnej.

Pozycja 54:

• pole 1. zaznacza podatnik wybierający opodatkowanie usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy),
• pole 2. zaznacza podatnik rezygnujący z opodatkowania usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 4 ustawy),
• pole 3. zaznacza podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 122 ustawy, czyli podatnik wykonujący czynności dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia i importu złota inwestycyjnego,
• pole 4. zaznacza podatnik rezygnujący ze zwolnienia, zgodnie z art. 123 ustawy.

Pozycje 55, 56: wypełnia tylko ten podatnik, który świadcząc usługi taksówkarskie, wybiera lub rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując miesiąc i rok wyboru lub rezygnacji z opodatkowania w formie ryczałtu.

Część C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji

Pozycja 57: dotyczy podatników składających lub planujących składać JPK_V7 miesięcznie (rozliczenie VAT w okresach miesięcznych).

Pozycja 58: dotyczy podatników składających JPK_V7 kwartalnie, którzy zgłosili do urzędu wybór formy kwartalnego rozliczania podatku VAT.

Pozycja 59: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-8, czyli podatników zwolnionych z VAT, którzy dokonują nabycia towarów od kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej.

Pozycja 60: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-12 w przypadkach, o których mowa w art. 114 ust. 3 ustawy (podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu, składający skróconą deklarację podatkową).

Pozycje 61, 62, 63, 64: w polach tych podatnik podaje kwartał/miesiąc oraz rok, za który złoży pierwszą deklarację wymienioną w pozycjach od 57 do 60.

Część C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Część tę wypełniają podatnicy, o których mowa w art. 97 ust. 1, 2, 3 lub 13 ustawy (czyli dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, mający obowiązek rejestracji jako podatnicy VAT-UE).

Pozycja 65: dotyczy podatników VAT czynnych dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych, w tym:

• WDT, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• WNT, czyli wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
• importu usług,
• świadczenia usług dla zagranicznych kontrahentów.

Pozycja 66: dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (rejestracja do WNT w przypadku podatników VAT zwolnionych jest obowiązkowa, jeśli wartość wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów przekroczy 50 000 zł).

Pozycja 67: dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia z VAT dokonujących świadczenia usług dla kontrahentów z krajów UE lub dokonujących nabycia usług, dla których podatnikiem jest nabywca, czyli ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT.

Pozycja 68: w polu tym podatnik podaje przewidywaną datę rozpoczęcia realizowania transakcji wewnątrzwspólnotowych, z tytułu których dokonuje rejestracji w pozycji 65, 66 lub 67.

Pozycja 69: wypełnia podatnik VAT-UE, w przypadku, gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, co skutkuje wyrejestrowaniem z VAT-UE.

Pozycja 70: wypełnia podatnik VAT-UE, w przypadku, gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (oznaczy poz. 69).

Część D. Wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT

W części D. formularza VAT-R można wnioskować o potwierdzenie zarejestrowania do VAT.

Część E. Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika

W części E. należy wprowadzić dane podatnika lub osoby go reprezentującej, uzupełnić datę wypełnienia oraz złożyć podpis.

Na końcu formularza VAT-R dodano pouczenie, na podstawie którego za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy i przez to narażenie podatku na uszczuplenie grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym.

Jak wypełnić VAT-R w systemie wFirma.pl

Użytkownicy systemu wFirma.pl mogą w prosty sposób wypełnić deklarację VAT-R za pomocą interaktywnego formularza. Aby wygenerować VAT-R należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VAT-R. W oknie, które się pojawi należy odpowiednio uzupełnić dane.

Dane firmy są automatycznie uzupełniane na podstawie informacji z ustawień, stąd nie ma konieczności ich ręcznego uzupełnienia.

Wysyłka VAT-R bezpośrednio z systemu wFirma.pl możliwa jest za pomocą własnego podpisu kwalifikowanego. Aby skorzystać z wysyłki prosto z systemu należy zaznaczyć wygenerowany VAT-R i wybrać opcję WYŚLIJ DO URZĘDU. Możliwe jest również wydrukowanie sporządzonego druku VAT-R w celu złożenia go w urzędzie skarbowym osobiście.