Poradnik Przedsiębiorcy

Deklaracja VAT-R - jak prawidłowo wypełnić?

Deklaracja VAT-R jest składana w celu rejestracji lub aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Daje przedsiębiorcy możliwość zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, ale także jako podatnik VAT zwolniony na mocy przepisów ustawy. Druk zawiera zarówno rejestrację jak i aktualizację danych związaną z VAT UE.

Zgodnie z opisem zawartym na formularzu podatnik wypełnia jasne pola. Pola ciemne zarezerwowane są do wypełnienia przez pracownika właściwego urzędu skarbowego. Jeżeli druk wypełniany jest ręcznie, należy używać liter drukowanych. Zamiast ręcznego wypełniania wniosku można również skorzystać z interaktywnego kreatora gotowych do wydruku plików PDF. Trzeba jednak pamiętać, że nie można ich zapisać na dysku, w związku z czym najlepiej jest go wydrukować od razu w dwóch egzemplarzach - jeden zostawiamy w urzędzie, a drugi należy zachować w dokumentacji księgowej.

Przystępując do wypełnienia formularza, w pierwszej kolejności należy podać Numer Identyfikacji Podatkowej w polu po lewej stronie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych podaje się numer NIP właściciela, natomiast już w przypadku spółki cywilnej - numer NIP spółki - to spółka, a nie jej właściciele, będzie czynnym podatnikiem VAT.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

Deklaracja VAT-R - jak ją wypełnić?

Część A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika urzędu skarbowego

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Podatnik składa wniosek VAT-R w celu:

  • rejestracji lub
  • aktualizacji danych.

Zgłoszenia rejestracyjnego dokonuje się przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Przepis ten dotyczy także podatników uprzednio zwolnionych z VAT. W myśl prawa podatkowego rejestracji należy dokonać przed dniem, w którym podatnik traci prawo do korzystania ze wspomnianego zwolnienia. W przypadku rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego należy zgłosić to do urzędu skarbowego przed pierwszym dniem miesiąca, w którym transakcje dokonywane przez przedsiębiorcę będą podlegały opodatkowaniu. Rejestracji można więc dokonać w trakcie trwania roku podatkowego.

 

Uwaga!

W 2015 roku został zniesiony obowiązek potwierdzania zgłoszenia rejestracyjnego. Ewentualnego potwierdzenia rejestracji podatnika VAT (na druku VAT-5) naczelnik urzędu skarbowego dokona wyłącznie na wniosek zainteresowanego podatnika. W praktyce oznacza to brak obowiązku uiszczenia przez podatnika opłaty w wysokości 170 zł za wydanie powyższego zaświadczenia o rejestracji.

 

Jeżeli dane zawarte na formularzu VAT-R ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym zmiana nastąpiła.

W przypadku aktualizacji VAT-R wypełnia się pozycje 8 i 9, w których zaznacza się, czy zmienił się US, do którego odprowadzany jest podatek VAT (ma to związek z ewentualną zmianą miejsca wykonywania działalności).

W polu numer 5. należy podać dane urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie.

 

Uwaga!

Od 2016 roku urzędem właściwym dla celów rozliczania VAT jest:

  • dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) - urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika (ten sam, co dla podatku dochodowego);
  • dla osób innych niż fizyczne (np. spółek z o.o., spółek cywilnych) - urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

 

Pola 6 i 7 uzupełnia się tylko wtedy, gdy przedsiębiorca posiada adres zamieszkania poza granicami Polski.

Deklaracja VAT-R: B. Dane podatnika

Część B przeznaczona jest do wypełnienia danych podatnika. Należy pamiętać, że pola oznaczone symbolem “*” dotyczą podatnika niebędącego osobą fizyczną, a oznaczone “**” - podatnika będącego osobą fizyczną (w tym również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą).

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

W przypadku osób fizycznych w formularzu rejestracyjnym podaje się adres zamieszkania, a dla osób niebędących osobą fizyczną - adres siedziby.

Podane dane będą służyły identyfikacji podatnika na fakturach. Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą właściwym adresem na fakturze VAT będzie zatem adres miejsca zamieszkania, a nie adres siedziby działalności, jak często błędnie przyjmują podatnicy.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pole B.3. wypełnia się wyłącznie w przypadku podatników będących osobą zagraniczną.

Przez osobę zagraniczną należy rozumieć podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie kraju.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

Część C. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług 

Część C formularza VAT-R podzielona jest na trzy części, odpowiednio związane z:

  • okolicznościami określającymi obowiązek podatkowy,
  • informacjami związanymi ze składaniem deklaracji,
  • informacjami związanymi z wykonywaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W polach C.1, C.2 i C.3 zaznacza się właściwe dla podatnika kwadraty (zarówno w przypadku zgłoszenia rejestracyjnego, jak i jego aktualizacji).

Deklaracja VAT-R: C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy 

Pozycja 27: zakreśla podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT (nie jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobą fizyczną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą).

Pozycja 28: zakreśla podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju.

Pozycja 29: zakreśla podatnik, który w trakcie rozpoczynania działalności gospodarczej nie posiada prawa do zwolnienia z opodatkowania podatkiem od towarów i usług ze względu na:

  1. przewidywaną wysokość obrotów,
  2. dokonywanie importu usług,
  3. wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów,
  4. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
  5. dokonywanie dostaw:
    • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
    • towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej (PKWiU 40.10.10) i wyrobów tytoniowych w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,
    • nowych środków transportu,
    • terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę,
    • świadczenie usług prawniczych oraz usług w zakresie doradztwa, a także usług jubilerskich.

Pozycja 30: zakreśla podatnik korzystający ze zwolnienia przysługującego na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, tzw. mały przedsiębiorca. Warto pamiętać, że podatnik ten nie ma obowiązku rejestrować się jako podatnik VAT, ale składając zgłoszenie rejestracyjne może zostać zarejestrowany jako "podatnik VAT zwolniony" - od 2013 r. zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni mogą zamiast rachunków wystawiać faktury (podając na tych dokumentach podstawę prawną zwolnienia).

Pozycja 31: zakreśla podatnik dokonujący sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1, z wyłączeniem pkt 3 i art. 82, który co prawda nie ma obowiązku rejestrowania się jako podatnika VAT, ale może zostać zarejestrowany jako "podatnik VAT zwolniony".

Pozycja 32: zakreśla podatnik korzystający ze zwolnienia wymienionego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy (rolnik ryczałtowy wykonujący dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze).

Pozycja 33: zakreśla podatnik rezygnujący ze zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 - podatnik, któremu przysługiwało zwolnienie ze względu na wysokość obrotów i który z tego zwolnienia zrezygnował.

Pozycja 34: zakreśla podatnik rezygnujący ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy.

Pozycja 35: zakreśla podatnik, który traci lub stracił prawo do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie ze względu na wysokość obrotów).

Pozycja 36: zakreśla podatnik, który będzie dokonywał lub dokonuje sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy, czyli podatnik podatku od wartości dodanej z kraju Unii, który sprzedaje towar na rzecz polskich podmiotów, niemających obowiązku rozliczania VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia.

Pozycja 37: zakreśla podatnik rezygnujący z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy, czyli podatnik, o którym mowa w poz. 36.

Pozycja 38: podaje się tutaj datę, od której podatnik będzie korzystał lub już korzysta ze zwolnienia lub od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa.

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycja 39: obejmuje dane dotyczące obowiązku podatkowego u małych podatników:

  • pole 1 zaznacza podmiot wybierający metodę kasową, polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności (wyjątek, gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz podatników zwolnionych z VAT, jeżeli należność nie zostanie uregulowana, wówczas obowiązek podatkowy powstaje w terminie 180 dni od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi),
  • pole 2 zaznacza podatnik, który traci lub utracił prawo do rozliczania się metodą kasową, czyli podatnik, który stracił status "małego podatnika" z powodu przekroczenia limitu obrotów,
  • pole 3 zaznacza podatnik rezygnujący z metody kasowej.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycje 40, 41, 42, 43: wypełniane są tylko przez tych podatników, którzy wybrali metodę kasową, tracą prawo do jej stosowania lub rezygnują z tego prawa (czyli tych, którzy zaznaczyli jeden z kwadratów w pozycji 39). W polach należy wpisać kwartał i rok początku stosowania metody kasowej lub miesiąc/kwartał i rok utraty prawa/rezygnacji z jej stosowania.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycja 44:

  • pole 1 zaznacza podatnik wybierający możliwość rozliczania się za okresy kwartalne,
  • pole 2 zaznacza podatnik rezygnujący ze składania deklaracji za okresy kwartalne.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycje 45 i 46: pole to wypełnia podatnik rezygnujący z prawa do składania deklaracji kwartalnych, wpisując kwartał i rok ostatnio złożonej deklaracji kwartalnej.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycja 47:

  • pole 1 zaznacza podatnik wybierający opodatkowanie usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy),
  • pole 2 zaznacza podatnik rezygnujący z opodatkowania usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 4 ustawy),
  • pole 3 zaznacza podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 122 ustawy, czyli podatnik wykonujący czynności dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia i importu złota inwestycyjnego,
  • pole 4 zaznacza podatnik rezygnujący ze zwolnienia, zgodnie z art. 123 ustawy; odnosi się do podatnika opisanego w polu 3.

 

vat-r

 

Pozycje 48 i 49: wypełnia tylko ten podatnik, który świadcząc usługi taksówkowe, wybiera lub rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując miesiąc i rok wyboru lub rezygnacji z opodatkowania w formie ryczałtu.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

Deklaracja VAT-R: C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycja 50: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-7,

Pozycja 51: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-7K, w przypadku podatników rozliczających się metodą kasową lub podatników, którzy zgłosili do urzędu wybór formy kwartalnej rozliczania podatku VAT.

Pozycja 52: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-7D, w przypadkach, o których mowa w art. 99 ust. 8 ustawy, czyli gdy nie są małymi podatnikami.

Pozycja 53: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-8, czyli podatników zwolnionych z VAT, którzy dokonują nabycia towarów od kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej.

Pozycja 54: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-12, w przypadkach, o których mowa w art. 114 ust. 3 ustawy (podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu, składający skróconą deklarację podatkową).

Pozycje 55, 56, 57 i 58: w polach tych podatnik podaje kwartał/miesiąc oraz rok, za który złoży pierwszą deklarację wymienioną w pozycjach od 50 do 54.

Deklaracja VAT-R: C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Część tę wypełniają podatnicy, o których mowa w art. 97 ust. 1, 2, 3 lub 13 ustawy (czyli dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, którzy mają obowiązek w związku ich dokonywaniem rejestracji jako podatnicy VAT-UE).,

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycje 58, 59 i 60: zaznaczają podatnicy spełniający warunki określone w opisach.

Pozycja 58: dotyczy podatników dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych, w tym:

  • WNT,
  • WDT,
  • importu usług,
  • świadczenia usług dla kontrahentów zagranicznych.

Pozycja 59: dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit obrotów 200 000 zł), dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT - rejestracja obowiązkowa po przekroczeniu wartości nabycia 50 000 zł),

Pozycja 60: dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit obrotów 200 000 zł) dokonujący świadczenia usług dla kontrahentów z krajów UE lub dokonujących nabycia usług dla których podatnikiem jest nabywca - ma zastosowania art. 28b ustawy o VAT.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycja 61: w polu tym podatnik podaje przewidywaną datę rozpoczęcia dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, z tytułu których dokonuje rejestracji.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Pozycja 62: wypełnia podatnik VAT UE, w przypadku gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, co skutkuje wyrejestrowaniem z VAT-UE.

Pozycja 63: wypełnia podatnik VAT UE w przypadku, gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Potwierdzenie zarejestrowania podatnika do VAT

W części D formularza VAT-R można wnioskować o potwierdzenie zarejestrowania do VAT.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika

W części E należy wprowadzić dane podatnika lub osoby go reprezentującej oraz złożyć podpis.

 

Deklaracja VAT-R - jak wypełnić

 

Wypełniony formularz należy dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania.

Na końcu formularza VAT-R dodano pouczenie, na podstawie którego za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym.

Wypełnienie deklaracji VAT-R w systemie wfirma.pl

Użytkownicy systemu wfirma.pl mogą w prosty sposób wypełnić formularz VAT-R za pomocą interaktywnego formularza.

W tym celu należy przejść do zakładki: BIURO » DEKLARACJE » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VAT R.

Deklaracja VAT-R w systemie wfirma

Użytkownik zostanie przekierowany do formularza VAT-R, który selekcjonuje pola przeznaczone do wypełnienia.