Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wypełnić VAT-R - szczegółowe omówienie

Deklaracja VAT-R jest składana w celu rejestracji lub aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Daje przedsiębiorcy możliwość zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, ale także jako podatnik VAT zwolniony. Ponadto druk pozwala zarówno na rejestrację, jak i aktualizację danych związaną z VAT-UE. W artykule opisujemy, jak wypełnić VAT-R.

Jak wypełnić VAT-R – omówienie pól formularza

Zgodnie z opisem zawartym na formularzu podatnik wypełnia jasne pola. Pola ciemne zarezerwowane są do wypełnienia przez pracownika właściwego urzędu skarbowego. Jeżeli druk wypełniany jest ręcznie, należy używać liter drukowanych. Zamiast ręcznego wypełniania wniosku VAT-R można również skorzystać z interaktywnego kreatora dokumentów gotowych do wydruku bądź wysyłki plików w formacie PDF/XML.

Druk VAT-R można złożyć w urzędzie skarbowym:

  • osobiście (wówczas drukujemy dwa druki: pierwszy, aby przekazać do urzędu skarbowego, drugi – aby zachować w dokumentacji księgowej wraz z informacją, kiedy zostały złożone i przyjęte przez urząd);
  • za pośrednictwem poczty (ważne jest, aby pamiętać, by wysyłany druk był podpisany);
  • elektronicznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, w przypadku gdy VAT-R stanowi załącznik do wniosku o wpis lub o zmianę wpisu w CEiDG.
Przystępując do wypełnienia formularza, w pierwszej kolejności należy podać Identyfikator podatkowy – NIP podatnika w polu nr 1 po lewej stronie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych podaje się numer NIP właściciela, natomiast już w przypadku spółki cywilnej – numer NIP spółki – to spółka, a nie jej właściciele, będzie czynnym podatnikiem VAT. Pozycję 2 i 3 uzupełnia pracownik urzędu skarbowego.

jak wypełnić vat-r

  • Deklaracja VAT-R – część A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika urzędu skarbowego

Podatnik składa wniosek VAT-R w celu:

  • rejestracji lub
  • aktualizacji danych.

Zgłoszenia rejestracyjnego dokonuje się przed zrealizowaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Przepis ten dotyczy także podatników uprzednio zwolnionych z VAT. W myśl prawa podatkowego rejestracji należy dokonać przed dniem, w którym podatnik traci prawo do korzystania ze zwolnienia. W przypadku rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego trzeba zgłosić to do urzędu skarbowego przed pierwszym dniem miesiąca, w którym transakcje dokonywane przez przedsiębiorcę będą podlegały opodatkowaniu. Rejestracji można więc dokonać w trakcie trwania roku podatkowego.

Podatnik ma możliwość uzyskania zaświadczenia o dokonanej rejestracji. Wiąże się to z uiszczeniem przez podatnika opłaty w wysokości 170 zł (czynność dobrowolna).
Jeżeli dane zawarte na formularzu VAT-R ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym zmiana nastąpiła.

W polu numer 5 należy podać dane urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie.

Urzędem właściwym dla celów rozliczania VAT jest:

  • dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) – urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika (ten sam, co dla podatku dochodowego);
  • dla osób innych niż fizyczne (np. spółek z o.o., spółek cywilnych) – urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

Pola 6 i 7 uzupełnia się tylko wtedy, gdy przedsiębiorca posiada adres zamieszkania poza granicami Polski.

W przypadku aktualizacji VAT-R wypełnia się pozycje 8 i 9, w których określa się, czy zmienił się urząd skarbowy, do którego odprowadzany jest podatek VAT (ma to związek z ewentualną zmianą miejsca wykonywania działalności).

jak wypełnić vat-r

  • Deklaracja VAT-R – część B. Dane podatnika składającego VAT-R

Część B przeznaczona jest do wypełnienia danych identyfikacyjnych podatnika. Należy pamiętać, że pola oznaczone symbolem „*” dotyczą podatnika niebędącego osobą fizyczną, a oznaczone „**” – podatnika będącego osobą fizyczną (w tym również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą).

jak wypełnić vat-r

W przypadku osób fizycznych w formularzu rejestracyjnym podaje się adres zamieszkania, a dla osób niebędących osobą fizyczną – adres siedziby.

Wpisane na druku VAT-R dane należy zawierać na fakturach sprzedaży oraz zakupu. Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą właściwym adresem na fakturze VAT będzie zatem adres miejsca zamieszkania, a nie adres siedziby działalności, jak często błędnie przyjmują podatnicy.

jak wypełnić vat-r

Pole B.3 wypełnia się wyłącznie w przypadku podatników będących osobą zagraniczną. Przez osobę zagraniczną należy rozumieć podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie kraju.

jak wypełnić vat-r

  • Deklaracja VAT-R – część C. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług

Część C formularza VAT-R podzielona jest na trzy części, odpowiednio związane z:

  • okolicznościami określającymi obowiązek podatkowy;
  • informacjami związanymi ze składaniem deklaracji;
  • informacjami związanymi z wykonywaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W polach C.1, C.2 i C.3 zaznacza się właściwe dla podatnika kwadraty (zarówno w przypadku zgłoszenia rejestracyjnego, jak i jego aktualizacji).

  • Deklaracja VAT-R – część C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy

Pozycja 26: zakreśla ją podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, czyli nie jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobą fizyczną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą.

Pozycja 27: zakreśla ją podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju.

Pozycja 28: zakreśla ją podatnik, który w trakcie rozpoczynania działalności gospodarczej nie posiada prawa do zwolnienia z opodatkowania podatkiem od towarów i usług ze względu m.in. na:

  • przewidywaną wysokość obrotów;
  • dokonywanie dostaw:
    • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali;
    • towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej i wyrobów tytoniowych w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym;
    • nowych środków transportu;
    • terenów budowlanych;
    • hurtowych i detalicznych części do pojazdów samochodowych i motocykli;
  • świadczenie usług prawniczych oraz usług w zakresie doradztwa, a także usług jubilerskich.

Pozycja 29: zakreśla ją podatnik korzystający ze zwolnienia przysługującego na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe), tzw. mały przedsiębiorca. Warto pamiętać, że podatnik ten nie ma obowiązku rejestrować się jako podatnik VAT, ale składając zgłoszenie rejestracyjne może zostać zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony” – zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni mogą zamiast rachunków wystawiać faktury (podając na tych dokumentach podstawę prawną zwolnienia – nie dotyczy zwolnienia podmiotowego).

Pozycja 30: zakreśla ją podatnik dokonujący sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 (zwolnienie przedmiotowe), z wyłączeniem pkt 3 i art. 82, który nie ma obowiązku rejestrowania się jako podatnik VAT, ale może zostać zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”.

Pozycja 31: zakreśla ją podatnik korzystający ze zwolnienia wymienionego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy wykonujący dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze.

Pozycja 32: zakreśla ją podatnik rezygnujący ze zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 – ten, któremu przysługiwało zwolnienie ze względu na wysokość obrotów i który z tego zwolnienia zrezygnował.

Pozycja 33: zakreśla ją podatnik rezygnujący ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy.

Pozycja 34: zakreśla ją podatnik, który traci lub stracił prawo do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie ze względu na wysokość obrotów).

Pozycja 35: zakreśla ją podatnik, który wykonuje czynności, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy, tj. czynności, których wykonywanie nie daje prawa do zastosowania zwolnienia podmiotowego z VAT. 

Pozycja 36: zakreśla ją dostawca nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który będzie dokonywał (dokonuje) wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju.

Pozycja 37: zakreśla ją podatnik, który będzie ułatwiał (ułatwia) dostawy, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2 ustawy.

Pozycja 38: zakreśla ją podatnik, który będzie ułatwiał (ułatwia) dostawy i świadczenia, o których mowa w art. 109b ust. 1 ustawy

Pozycja 39: podaje się tutaj datę, od której podatnik będzie korzystał lub już korzysta ze zwolnienia lub od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa.

jak wypełnić vat-r

Pozycja 40: obejmuje dane dotyczące obowiązku podatkowego u małych podatników:

  • pole 1. zaznacza podmiot wybierający metodę kasową, polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności (wyjątek stanowi sytuacja, gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz podatników zwolnionych z VAT, jeżeli należność nie zostanie uregulowana, wówczas obowiązek podatkowy powstaje w terminie 180 dni od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi);
  • pole 2. zaznacza podatnik, który traci lub utracił prawo do rozliczania się metodą kasową, czyli podatnik, który stracił status „małego podatnika” z powodu przekroczenia limitu obrotów;
  • pole 3. zaznacza podatnik rezygnujący z metody kasowej.

Pozycje 41, 41, 42, 44: wypełniane są tylko przez tych podatników, którzy wybrali metodę kasową, tracą prawo do jej stosowania lub rezygnują z tego prawa (czyli tych, którzy zaznaczyli jeden z kwadratów w pozycji 40). W polach należy wpisać kwartał i rok początku stosowania metody kasowej lub miesiąc/kwartał i rok utraty prawa/rezygnacji z jej stosowania.

Podatnik rozliczający VAT w okresach kwartalnych uzupełnia pole 41 i 42, a w przypadku rozliczeń miesięcznych pola 43 i 44.

jak wypełnić vat-r

Pozycja 45:

  • pole 1. zaznacza podatnik wybierający możliwość rozliczania się za okresy kwartalne;

  • pole 2. zaznacza podatnik rezygnujący ze składania deklaracji za okresy kwartalne.

Kwartalne rozliczanie VAT przysługuje małym podatnikom zarejestrowanym do VAT przez minimum 12 miesięcy, u których obrót w ciągu roku podatkowego nie przekracza 1 200 000 euro.

Pozycje 46 i 47: pole to wypełnia podatnik rezygnujący z prawa do składania deklaracji kwartalnych, wpisując kwartał i rok ostatnio złożonej deklaracji kwartalnej.

jak wypełnić vat-r
Pozycja 48:

  • pole 1. zaznacza podatnik wybierający opodatkowanie usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy);

  • pole 2. zaznacza podatnik rezygnujący z opodatkowania usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 4 ustawy);

  • pole 3. zaznacza podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 122 ustawy, czyli podatnik wykonujący czynności dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia i importu złota inwestycyjnego;

  • pole 4. zaznacza podatnik rezygnujący ze zwolnienia, zgodnie z art. 123 ustawy;

Pozycje 49 i 50: wypełnia tylko ten podatnik, który świadcząc usługi taksówkarskie, wybiera lub rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując miesiąc i rok wyboru lub rezygnacji z opodatkowania w formie ryczałtu.

jak wypełnić vat-r

  • Deklaracja VAT-R – część C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji

Pozycja 51: dotyczy podatników składających lub planujących składać JPK_V7 miesięcznie (rozliczenie VAT w okresach miesięcznych).

Pozycja 52: dotyczy podatników składających JPK_V7 kwartalnie, którzy zgłosili do urzędu wybór formy kwartalnego rozliczania podatku VAT.

Pozycja 53: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-8, czyli podatników zwolnionych z VAT, którzy dokonują nabycia towarów od kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej.

Pozycja 54: dotyczy podatników składających deklaracje VAT-12 w przypadkach, o których mowa w art. 114 ust. 3 ustawy (podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu, składający skróconą deklarację podatkową).

Pozycje 55, 56, 57 i 58: w polach tych podatnik podaje kwartał/miesiąc oraz rok, za który złoży pierwszą deklarację wymienioną w pozycjach od 51 do 54.

jak wypełnić vat-r

  • Deklaracja VAT-R – część C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Część tę wypełniają podatnicy, o których mowa w art. 97 ust. 1, 2, 3 lub 13 ustawy (czyli dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, mający obowiązek w związku z dokonywaniem rejestracji jako podatnicy VAT-UE).

Pozycje 59, 60 i 61: zaznaczają podatnicy spełniający warunki określone w opisach.

Pozycja 59: dotyczy podatników dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych, w tym:

  • WNT;
  • WDT;
  • importu usług;
  • świadczenia usług dla kontrahentów zagranicznych.

Pozycja 60: dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT – rejestracja obowiązkowa po przekroczeniu wartości nabycia wewnątrzwspólnotowego 50 000 zł).

Pozycja 61: dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia z VAT dokonujących świadczenia usług dla kontrahentów z krajów UE lub dokonujących nabycia usług, dla których podatnikiem jest nabywca – ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT.

Pozycja 62: w polu tym podatnik podaje przewidywaną datę rozpoczęcia realizowania transakcji wewnątrzwspólnotowych, z tytułu których dokonuje rejestracji.

Pozycja 63: wypełnia podatnik VAT-UE, w przypadku gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, co skutkuje wyrejestrowaniem z VAT-UE.

Pozycja 64: wypełnia podatnik VAT-UE, w przypadku gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (oznaczy poz. 63).

jak wypełnić vat-r

  • Deklaracja VAT-R – część D. Wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT

W części D formularza VAT-R można wnioskować o potwierdzenie zarejestrowania do VAT

jak wypełnić vat-r

Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika

W części E należy wprowadzić dane podatnika lub osoby go reprezentującej oraz złożyć podpis.

jak wypełnić vat-r

Wypełniony formularz dostarcza się do właściwego urzędu skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania.

Na końcu formularza VAT-R dodano pouczenie, na podstawie którego za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym.

Jak wypełnić VAT-R w systemie wFirma.pl

Użytkownicy systemu wFirma.pl mogą w prosty sposób wypełnić VAT-R za pomocą interaktywnego formularza. W tym celu należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VAT-R.

jak wypełnić vat-r

Użytkownik zostanie przekierowany do formularza VAT-R, który selekcjonuje pola przeznaczone do wypełnienia.

Wysyłka VAT-R bezpośrednio z wFirma.pl możliwa jest za pomocą własnego podpisu kwalifikowanego. Aby skorzystać z danej funkcji, trzeba zaznaczyć wygenerowany VAT-R i wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO URZĘDU.

jak wypełnić vat-r