Poradnik Przedsiębiorcy

Działalność nierejestrowana a biuro rachunkowe – co warto wiedzieć?

Biura rachunkowe są nieocenionym wsparciem dla przedsiębiorców, szczególnie w dobie pandemii. Postępująca informatyzacja, która nie ominęła tego sektora, pozwala zaoszczędzić klientom mnóstwo cennego czasu. Wiele księgowych nie zakłada osobnego biura rachunkowego tylko dorywczo wspiera przedsiębiorców w rozliczaniu podatkowo-księgowym. Pojawia się zatem pytanie, działalność nierejestrowana a biuro rachunkowe czyli czy świadczenie usług rachunkowych może być prowadzone bez zakładania działalności gospodarczej? Sprawdźmy!

Kto może świadczyć usługi księgowe?

Zapotrzebowanie na biura rachunkowe stale rośnie, a co za tym idzie – coraz więcej osób posiadających odpowiednie kwalifikacje decyduje się na prowadzenie działalności w tym zakresie. Usługi związane z księgami rachunkowymi może wykonywać każdy przedsiębiorca, ale musi spełnić kryteria zawarte w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości:

  1. Posiadać pełną zdolność do wykonywania czynności prawnych,

  2. Nie może być skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa gospodarcze i skarbowe w tym za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi.

Osoba która chce świadczyć usługi księgowe nie musi posiadać wykształcenia w tym kierunku jak również nie musi posiadać ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Warto mieć przy tym świadomość, że konkurencja związana z prowadzeniem biur rachunkowych nieustannie się rozwija. Aby się wyróżnić i przyciągnąć klientów, obowiązkowa jest świetna znajomość aktualnych norm prawnych. Pracę biura rachunkowego znacząco usprawnią również profesjonalni specjaliści z danego zakresu, a także odpowiednie oprogramowanie, umożliwiające zarówno swobodną pracę, jak i rzetelne wsparcie klienta.

Jakie obowiązki ma biuro rachunkowe?

Podstawowym celem każdego biura rachunkowego jest wyręczenie klienta z obowiązków związanych z księgowością i finansami, stąd też tego typu firmy prowadzą ewidencję podatkową w zgodzie z aktualnymi przepisami prawnymi, gwarantując jednocześnie bezpieczeństwo przechowywanych przez nie danych.

Do najważniejszych zadań, jakimi zajmują się biura rachunkowe, należą:

  • doradztwo finansowo-księgowe,

  • reprezentowanie klienta przed organami skarbowymi,

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych,
  • przygotowywanie sprawozdań finansowych i wniosków kredytowych,

  • obsługa kadrowo-płacowa,

  • rozliczenia i raporty dla ZUS.

Biuro rachunkowe może również oferować swoim klientom usługi dodatkowe, takie jak:

  • przygotowywanie stosownej dokumentacji, a także wniosków o dofinansowania,

  • sporządzanie analiz finansowych,

  • weryfikacja poprawności dowodów księgowych,

  • wystawianie faktur w imieniu klientów.

Biura rachunkowe mają także możliwość zaoferowania przedsiębiorcom narzędzi wspierających obsługę księgową. Co najważniejsze, klient musi mieć pełen wgląd w dokumenty księgowe – nie może, a przynajmniej nie powinno pozostawać to poza jego pełną kontrolą.

Działalność nierejestrowana a biuro rachunkowe

Zakres działalności gospodarczej definiuje Prawo przedsiębiorców, stanowiące najważniejszą regulację polskiego prawa gospodarczego. O tym, czy biura rachunkowe muszą być rejestrowane, decyduje norma zawarta w art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości. Określa ona jasno, że „usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców”, a zatem biura rachunkowe bezwarunkowo podlegają rejestracji.

Orzeczenie to doprecyzowuje art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców: „Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia, [...] i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej”.

Przepisy te wskazują jednoznacznie, że działalność gospodarcza, w zakres której wchodzi świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie może być prowadzona w formie działalności nierejestrowanej i nie ma od tego postanowienia żadnych wyjątków. W związku z tym pojęcia takie jak działalność nierejestrowana a biuro rachunkowe nie mogą być łączone.

Kiedy można prowadzić działalność nierejestrowaną?

Taka działalność sprawdzi się, gdy prowadzimy drobne usługi, zwykle nie wychodząc z domu i na niewielki użytek. Mogą należeć do niej np. korepetycje, drobne prace ręczne lub pieczenie chleba czy ciast. Osoby, które rozpoczynają tego typu działalność, nie potrzebują numeru NIP, lecz muszą uiścić podatek dochodowy, który jest obliczany na podstawie dwóch stawek: 17 i 32% czyli w oparciu o skalę podatkową.

Podstawowym kryterium prowadzenia takiej działalności jest limit przychodów miesięcznych – w 2021 r. wynosi on 1400 zł. Jest ściśle powiązany z płacą minimalną – jeśli ta rośnie, wzrasta również kwota limitu (w przypadku przekroczenia podanej kwoty podatnik ma 7 dni na zarejestrowanie swojej działalności, jednocześnie od dnia w którym został przekroczony limit podatnik traci prawo do prowadzenia działalności nierejestrowanej). W ostatnich latach płaca minimalna rośnie i na razie niewiele wskazuje na to, aby ten trend miał ulec zmianie.

Warto również wiedzieć, że w przypadku działalności nierejestrowanej nie trzeba odprowadzać żadnych składek do ZUS, ponieważ taka działalność nie jest rejestrowana w ubezpieczeniach, a tym samym do ZUS nie trzeba składać żadnych dodatkowych deklaracji.

Przepisy są bezlitosne – działalność biur rachunkowych dozwolona jest tylko wtedy, gdy są one zarejestrowane. Należy jednak pamiętać, że biura rachunkowe nie rozwiążą wszystkich problemów klienta – czasami niezbędne może okazać się wsparcie kancelarii prawnej lub podatkowej. Taka współpraca z podmiotami trzecimi wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie biura wobec czego należy okresowo sprawdzać, czy pracochłonność i koszt obsługi danego klienta nie wzrósł niewspółmiernie do stałej, miesięcznej płatności za usługi księgowe.