Kontrahent wystawił mi fakturę, pomijając w nazwie firmy moje imię i nazwisko. Reszta danych się zgadza. Czy mogę wystawić notę korygującą, czy błąd w nazwie firmy to za duży błąd i wymaga faktury korygującej?
Kamil, Strzegom
W stanie prawnym obowiązującym do 31 stycznia 2026 roku możliwe jest wystawienie noty korygującej. Natomiast począwszy od 1 lutego 2026 roku, jedyną opcją poprawy błędnej nazwy firmy na fakturze będzie wystawienie korekty faktury.
Błąd w nazwie firmy
W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną funkcję dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów.
Zasady dotyczące wystawiania faktur oraz faktur korygujących zostały określone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ustawy. Przepis ten – jako element obowiązkowy faktury – wymienia m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na obowiązek skorygowania takiej faktury przez wystawienie faktury korygującej.
W myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy VAT w przypadku, gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek jej pozycji, podatnik wystawia fakturę korygującą. Powinna ona zawierać m.in.:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
- prawidłową treść korygowanych pozycji.
Stosownie natomiast do zapisu art. 106k ustawy VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.
Zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy VAT nota korygująca powinna zawierać:
- wyrazy NOTA KORYGUJĄCA;
- numer kolejny i datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6;
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że zarówno sprzedawca, jak i nabywca towarów i usług mają możliwość poprawienia błędów w wystawionej uprzednio fakturze w zależności od rodzaju pomyłki. Skorygowanie błędu polegającego na nieprawidłowym wskazaniu np. pełnej nazwy firmy może być dokonane poprzez wystawienie faktury korygującej przez podatnika (sprzedawcę); również nabywca towaru, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki (z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy), może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Należy jednak odróżnić przypadek wskazania niepełnej/niekompletnej nazwy nabywcy od przypadku wskazania błędnego nabywcy w treści faktury. Jak bowiem wynika z brzmienia interpretacji Dyrektora KIS z 24 czerwca 2024 roku (nr 0114-KDIP1-1.4012.245.2024.2.MŻ), w sytuacji błędnych danych nabywcy na fakturze skorygowanie błędu polegającego na nieprawidłowym (błędnym) wskazaniu danych kontrahenta powinno nastąpić – w myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy – wyłączenie poprzez wystawienie faktury korygującej zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 ustawy, w szczególności wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych nabywcy oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane nabywcy/kontrahenta.
Natomiast nota korygująca może być wystawiona wyłącznie przez nabywcę, a nie przez sprzedawcę i ma zastosowanie w ograniczonych przypadkach. Możliwość korygowania faktur poprzez wystawienie przez nabywcę not korygujących dotyczy jedynie pomyłek dotyczących danych nabywcy, takich jak np. błąd w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie, NIP-ie czy też oznaczeniu towaru. Korygowanie faktury notą korygującą – zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy – należy zatem do obowiązków nabywcy, a nie do obowiązków wystawcy faktury.
Uchylenie przepisów dotyczących not korygujących
W stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 roku art. 106k ustawy VAT zostanie uchylony. W praktyce oznacza to rezygnację ze stosowania not korygujących wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców. Po zmianach bez względu na przyczynę konieczności zmiany danych na fakturze będzie wystawiana faktura korygująca. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy, należy oczekiwać, że wprowadzenie e-fakturowania i rozwinięcie procesu digitalizacji rozliczeń u podatników przyczyni się do ogólnej poprawy jakości danych wprowadzanych na fakturach, które to dane dotychczas z uwagi na błędy podlegały poprawianiu na podstawie wystawianych przez nabywców not korygujących.
Ponadto, jak wynika z przepisu przejściowego (art. 15 ust. 1 ustawy nowelizującej), do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepis art. 106k ust. 2 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym.
Przykład 1.
Pani Wiktoria 28 stycznia 2026 roku otrzymała od sprzedawcy fakturę VAT z błędną nazwą swojej firmy. 30 stycznia 2026 roku wystawiła notę korygująca i przesłała ją do sprzedawcy. Zaakceptował ją 2 lutego 2026 roku. Czy tak wystawiona przez panią Wiktorię nota korygująca jest prawidłowa?
Z uwagi na brzmienie przepisów przejściowych wystawiona przed 1 lutego 2026 roku nota korygująca – zaakceptowana przez sprzedawcę po tej dacie – jest skutecznym dokumentem w świetle ustawy VAT.
Podsumowując powyższe, należy wskazać, że błąd w nazwie firmy widniejący w treści faktury będzie mógł zostać poprawiony przez nabywcę w drodze wystawienia noty korygującej tylko do 31 stycznia 2026 roku. Po tej dacie art. 106k ustawy VAT zostanie uchylony.
