Po zakończeniu obsługi księgowej/rachunkowej przedsiębiorcy biuro rachunkowe nie jest już uprawnione do dalszego przechowywania dokumentacji księgowej. Z niewydaniem dokumentacji księgowej mogą się wiązać dla biura rachunkowego określone konsekwencje prawne, dlatego warto zadbać o należyte udokumentowanie wydania dokumentacji. Protokół wydania dokumentów z biura rachunkowego, którego wzór znajduje się poniżej, może ochronić biuro rachunkowe przed posądzeniem o bezprawne zatrzymanie dokumentacji lub jej części.
Czy biuro rachunkowe ma obowiązek wydania dokumentów?
Po zakończeniu trwania umowy na obsługę rachunkową przedsiębiorcy biuro rachunkowe traci tytuł do dalszego posiadania dokumentacji księgowej. Właścicielem dokumentacji pozostaje przez cały czas obsługiwany przedsiębiorca, który ma prawo żądać jej wydania.
Zgodnie z Kodeksem cywilnym właściciel dokumentów może żądać od osoby, która włada faktycznie jego dokumentacją, żeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą. Uprawnienia takiego po ustaniu umowy na świadczenie usług nie ma biuro rachunkowe.
Niewydanie dokumentacji księgowej może być również uznane za przestępstwo z art. 276 Kodeksu karnego.
Dlaczego warto sporządzić protokół wydania dokumentów z biura rachunkowego?
Wydanie dokumentacji i kompletność przekazanych dokumentów warto potwierdzić poprzez spisanie protokołu tak, by uniknąć późniejszych ewentualnych twierdzeń, że dokumentacja nie została wydana w całości.
Warto dysponować takim protokołem m.in. na wypadek, gdyby w postępowaniu podatkowym obsługiwany przedsiębiorca uzasadniał przed organem podatkowym nieprzedstawienie określonych dokumentów, wskazując, że nie zostały one zwrócone przez biuro rachunkowe po zakończeniu świadczenia usług księgowych.
W protokole warto więc szczegółowo wymienić przekazywaną dokumentację i uzyskać od przedsiębiorcy potwierdzenie jej kompletności.
