Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mogą prowadzić uproszczoną ewidencję zdarzeń gospodarczych w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z uwagi na popularność KPiR zastanowimy się, jaka jest poprawna forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz jakie zmiany w tym zakresie szykuje ustawodawca.
Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Natomiast sam obowiązek prowadzenia księgi wynika z treści art. 24a ust. 1 ustawy o PIT. Taka konstrukcja wynika z faktu, że zgodnie z Konstytucją nakładanie obowiązków związanych ze sferą prawa podatkowego może nastąpić wyłącznie w drodze ustawy, a nie w drodze rozporządzenia.
Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
W świetle powyższego przepisu podatnicy podatku PIT będą zobligowani albo do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, albo księgi rachunkowej.
Jak wynika z treści art. 4a ust. 4 ustawy o PIT, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty 2 000 0000 euro. Dodatkowo na mocy art. 24a ust. 5 ustawy o PIT ww. podatnicy mogą dobrowolnie wybrać prowadzenie księgi rachunkowej, nawet jeżeli przychody za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. W tym przypadku podatnik informuje o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym były prowadzone.
Podstawowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Przechodząc na grunt wskazanego rozporządzenia, wskażmy, że zgodnie z § 2 ust. 1 tego aktu osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ustawy o PIT, są obowiązane prowadzić księgę według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na przepis regulujący wyłączenie stosowania przepisów rozporządzenia. Otóż, jak wynika z treści § 4 tego aktu, przepisów rozporządzenia nie stosuje się w zakresie, w jakim jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, w tym związanymi z rodzajem i rozmiarem wykonywanej przez podatnika działalności oraz wiekiem i stanem jego zdrowia, jeżeli naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, na jego wniosek, uzna, że niestosowanie przez niego przepisów rozporządzenia w określonym zakresie jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami.
Taki wniosek składa się co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.
Przechodząc natomiast do zasad prowadzenia KPiR, należy wskazać, że zgodnie z par. 8 rozporządzenia podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.
Podatnicy są obowiązani założyć księgę 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
W myśl § 11 ust. 1 rozporządzenia zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Przepisy rozporządzenia wprawdzie określają podstawowe reguły księgowania zdarzeń gospodarczych w KPiR na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych, jednak nie określają, w jakiej formie sama księga powinna być prowadzona.
Oznacza to, że w aktualnym stanie prawnym dopuszczalne jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Najważniejsze jest, aby księga była w tym zakresie zgodna ze wzorem określonym w załączniku do rozporządzenia.
Przykład 1.
Pan Zbigniew mający jednoosobową firmę samodzielnie prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów na potrzeby swojej działalności. Księgę prowadzi w formie papierowej. Naczelnik urzędu skarbowego ukarał go karą grzywny z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego za wykroczenie w postaci wadliwego – tj. niezgodnego z przepisami – prowadzenia księgi podatkowej. Czy działanie naczelnika urzędu skarbowego jest prawidłowe?
Zgodnie z treścią kks księga jest wadliwa, jeżeli jest prowadzona niezgodnie z przepisami prawa. Tymczasem w aktualnym stanie prawnym żaden przepis nie zabrania prowadzenia KPiR w formie papierowej. Działanie naczelnika urzędu skarbowego było niewłaściwe.
W tym miejscu należy jednak zauważyć, że od 1 stycznia 2026 roku do art. 24a ustawy o PIT zostanie dodany nowy ust. 1e. Zgodnie z nowym przepisem podmioty prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.
Oznacza to, że w stanie prawnym od 1 stycznia 2026 roku forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów będzie wyłącznie elektroniczna, przy użyciu programów komputerowych.
Trzeba też zwrócić uwagę na przepis przejściowy określony w art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej. Zgodnie z tym przepisem podatkowe księgi będą prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się po:
- 31 grudnia 2025 roku – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję JPK_VAT,
- 31 grudnia 2026 roku – w przypadku pozostałych podmiotów.
Planowane przez ustawodawcę zmiany w zakresie formy, w jakiej powinna być prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów, są kolejnym krokiem w kierunku cyfryzacji ksiąg oraz ewidencji prowadzonych przez podatników uzyskujących przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej. Aktualnie taki obowiązek dotyczy deklaracji oraz ewidencji właściwych dla podatku VAT, ale zakres ten ma zostać rozszerzony również na podatek PIT.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl możliwe jest prowadzenie KPiR w formie elektronicznej w przypadku posiadania pakietu Księgowość online. Aby wybrać jako formę ewidencji KPiR należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY i w polu RODZAJ EWIDENCJI wskazać opcję Księga Przychodów i Rozchodów.
