W globalnej gospodarce państwa wysoko rozwinięte muszą ciągle walczyć z praniem brudnych pieniędzy. W praktyce wprowadzają one coraz więcej obostrzeń i coraz więcej podmiotów jest obowiązanych przekazywać informacje o podmiotach, które mogą prać brudne pieniądze. Biura rachunkowe bez względu na formę organizacyjno-prawną, rozmiar prowadzonej działalności czy wielkość zatrudnienia, zobowiązane są do przestrzegania regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Tym samym duża liczba podmiotów gospodarczych obowiązana jest wprowadzić procedurę wewnętrzną dotyczącą AML. W artykule wyjaśniamy jakie obowiązki tworzy procedura AML.
Podstawa prawna zmian dotyczących biur rachunkowych
Od 13 lipca 2018 roku obowiązuje Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – dalej: ustawa AML. Nie określa ona wprost definicji prania pieniędzy, ale odwołuje się do art. 299 ustawy – Kodeks karny.
Ustawa z dnia 30 marca 2021 roku o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw znacząco rozszerzyła katalog podmiotów, które objęte są wymogami z zakresu identyfikowania, monitorowania i zgłaszania podejrzeń o pranie pieniędzy.
Instytucjami zobowiązanymi do stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu są także biura rachunkowe prowadzące usługowo księgi rachunkowe. Ustawa objęła bowiem powyższym obowiązkiem w zakresie AML podmioty, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. Tym samym obecnie każde biuro rachunkowe musi stosować wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego i rozpoznawać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.
Procedura AML dla biur rachunkowych
Ustawa o AML wskazuje, że wewnętrzna procedura AML w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ma charakter regulacji indywidualnej. Biura rachunkowe, tworząc tę procedurę, nie powinny więc stosować gotowych wzorców. Oczywiście mogą być one pomocne przy tworzeniu procedury AML. Tym samym możemy tylko w ograniczonym zakresie korzystać z gotowych wzorców, dostosowując je do indywidualnych potrzeb. W związku z tym procedura AML winna być dostosowana do charakteru, rozmiaru, specyfiki działania (lokalnie lub międzynarodowe biuro).
Podsumowując, powyższa procedura AML powinna być przygotowana indywidualnie. Podczas tego procesu należy przeanalizować procesy wewnętrzne. Procedura powinna wskazywać zagrożenia związane z procederem prania pieniędzy oraz ograniczać ryzyko wystąpienia nadużyć w tym zakresie.
Procedura AML pomimo indywidualnego charakteru musi mieć elementy szczegółowo określone w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Co powinno znaleźć się w procedurze AML?
Każda procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu winna określać:
- czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu – dalej ryzyka i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem,
- zasady rozpoznawania i oceny ryzyka związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka,
- zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
- jakie środki są stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcjami okazjonalnymi,
- zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
- zasady przechowywania dokumentów i informacji,
- zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
- zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.
Ponadto procedura AML winna zawierać:
- zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,
- zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
Anonimowa procedura zgłaszania
Ponadto biura rachunkowe, jako instytucje obowiązane w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, muszą opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury anonimowego zgłaszania nieprawidłowości.
Są one adresowane do pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz instytucji obowiązanej.
Procedura dotyczy zgłaszania zarówno rzeczywistych, jak i tylko potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Rzeczywistymi naruszeniami prawa są sytuacje, które wydarzyły się w instytucji obowiązanej lub nadal trwają. Ponadto należy zgłaszać potencjalne naruszenia.
Instytucje obowiązane oraz pracownicy i inne osoby działające w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanych, mają obowiązek zachowania tajemnicy w określonym zakresie. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje:
- fakt przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym właściwym organom informacji im przekazanych,
- informacje o planowaniu wszczęcia oraz o prowadzeniu analizy dotyczącej prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Są oczywiście wyjątki od zasady zachowania w tajemnicy informacji przekazywanych przez instytucje obowiązane jeżeli informacje przekazywane są pomiędzy:
- instytucjami kredytowymi i finansowymi w rozumieniu art. 3 pkt 1 i 2 dyrektywy 2015/849 z siedzibą w państwach członkowskich należącymi do tej samej grupy oraz pomiędzy tymi instytucjami a ich oddziałami i jednostkami zależnymi z większościowym udziałem tych instytucji mającymi siedzibę w państwie trzecim, wchodzącymi w skład grupy, pod warunkiem stosowania przez te oddziały i jednostki zależne strategii oraz procedur przyjętych do stosowania w grupie zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 45 dyrektywy 2015/849 oraz pod warunkiem że przyjęte strategie oraz procedury są zgodne z wymogami określonymi w dyrektywie 2015/849;
- instytucjami obowiązanymi, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 13-15a i 17, oraz osobami z państw trzecich, które podlegają wymogom określonym w dyrektywie 2015/849 lub równoważnym i wykonują swoje czynności zawodowe w ramach tej samej osoby prawnej lub w ramach struktury mającej wspólnego właściciela, wspólny zarząd lub wspólną kontrolę zgodności z przepisami z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w skład której wchodzi osoba prawna, w ramach której ta instytucja obowiązana wykonuje swoje czynności zawodowe;
- instytucjami obowiązanymi, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 13-15a i 17, a ich klientami w zakresie informacji przekazywanych w celu zaprzestania przez klienta prowadzenia działalności sprzecznej z prawem lub powstrzymania klienta od podjęcia takiej działalności;
- instytucjami obowiązanymi, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1-5, 7-11, 13-15a, 17, 24 i 25, oraz pomiędzy tymi instytucjami obowiązanymi i ich odpowiednikami mającymi siedzibę w państwie członkowskim lub w państwie trzecim, które podlegają wymogom określonym w dyrektywie 2015/849 lub równoważnym oraz stosują właściwe przepisy dotyczące tajemnicy zawodowej i ochrony danych osobowych, w przypadkach dotyczących tego samego klienta i tej samej transakcji.
