Poradnik Przedsiębiorcy

Procedura AML, czyli nowe obowiązki dla biur rachunkowych

W globalnej gospodarce państwa wysoko rozwinięte muszą ciągle walczyć z praniem brudnych pieniędzy. W praktyce wprowadzają one coraz więcej obostrzeń i coraz więcej podmiotów jest obowiązanych przekazywać informacje o podmiotach, które mogą prać brudne pieniądze. Od 31 lipca 2021 roku wejdą istotne zmiany dotyczące obowiązków w związku ze zmianą przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Spowodują one, że wszystkie biura rachunkowe bez względu na formę organizacyjno-prawną, rozmiar prowadzonej działalności czy wielkość zatrudnienia zobowiązane będą do przestrzegania regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Tym samym duża liczba nowych podmiotów gospodarczych będzie obowiązana wprowadzić procedurę wewnętrzną dotyczącą AML. W artykule wyjaśniamy jakie nowe obowiązki tworzy procedura AML.

Podstawa prawna zmian dotyczących biur rachunkowych

Od 13 lipca 2018 roku obowiązuje Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – dalej: ustawa AML. Nie określa ona wprost definicji prania pieniędzy, ale odwołuje się do art. 299 ustawy – Kodeks karny.

Ustawa z dnia 30 marca 2021 roku o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw znacząco rozszerzyła katalog podmiotów, które objęte są wymogami z zakresu identyfikowania, monitorowania i zgłaszania podejrzeń o pranie pieniędzy.

Instytucjami zobowiązanymi do stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu są także biura rachunkowe prowadzące usługowo księgi rachunkowe. Od 31 lipca 2021 roku podmioty, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędące innymi instytucjami, również są instytucjami zobowiązanymi. Tym samym obecnie każde biuro rachunkowe będzie musiało stosować wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego i rozpoznawać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Procedura AML dla biur rachunkowych

Ustawa o AML wskazuje, że wewnętrzna procedura AML w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ma charakter regulacji indywidualnej.

Biura rachunkowe, tworząc tę procedurę, nie powinny więc stosować gotowych wzorców. Oczywiście mogą być one pomocne przy tworzeniu procedury AML.

Tym samym możemy tylko w ograniczonym zakresie korzystać z gotowych wzorców, dostosowując je do indywidualnych potrzeb. 

W związku z tym procedura AML winna być dostosowana do charakteru, rozmiaru, specyfiki działania (lokalnie lub międzynarodowe biuro). 

Podsumowując, powyższa procedura AML powinna być przygotowana indywidualnie. Podczas tego procesu należy przeanalizować procesy wewnętrzne. Procedura powinna wskazywać zagrożenia związane z procederem prania pieniędzy, ograniczać ryzyko wystąpienia nadużyć w tym zakresie. 

Procedura AML pomimo indywidualnego charakteru musi mieć elementy szczegółowo określone w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Co powinno znaleźć się w procedurze AML?

Każda procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu winna określać:

  • czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu – dalej ryzyka i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem;

  • zasady rozpoznawania i oceny ryzyka związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka;

  • zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

  • jakie środki są stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcjami okazjonalnymi;

  • zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

  • zasady przechowywania dokumentów i informacji;

  • zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;

  • zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

  • zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

  • zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze. 

Ponadto procedura AML winna zawierać:

  • zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;

  • zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Wprowadzenie i stosowanie wewnętrznej procedury oraz jej aktualizacja muszą zostać zaakceptowane przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.

Anonimowa procedura zgłaszania

Ponadto biura rachunkowe jako instytucje obowiązane w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu muszą opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury anonimowego zgłaszania nieprawidłowości.

Są one adresowane do pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz instytucji obowiązanej. 

Procedura dotyczy zgłaszania zarówno rzeczywistych, jak i tylko potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Rzeczywistymi naruszeniami prawa są sytuacje, które wydarzyły się w instytucji obowiązanej lub nadal trwają. Ponadto należy zgłaszać potencjalne naruszenia. 

Zachowanie tajemnicy

Instytucje obowiązane oraz pracownicy i inne osoby działające w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanych, mają obowiązek zachowania tajemnicy w określonym zakresie. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje:

  • fakt przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym właściwym organom informacji im przekazanych;

  • informacje o planowaniu wszczęcia oraz o prowadzeniu analizy dotyczącej prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Są oczywiście wyjątki od zasady zachowania w tajemnicy informacji przekazywanych przez instytucje obowiązane.

Podsumowując, zmiany w zakresie AML spowodują szereg nowych obowiązków, jakie będą miały biura rachunkowe. W artykule skupiliśmy się na procedurach, które należy wdrożyć, aby nie narazić się na negatywne konsekwencje.