Możesz znaleźć się w sytuacji, kiedy zamiast skupić się na efektywnej pracy, toniesz w papierach i segregatorach. Nie wiesz, co zrobić z papierowymi dokumentami swoich klientów, które zajmują Ci coraz więcej miejsca, a ciągle dochodzą nowe? Wszystko to związane jest, z tym że Twój klient nie odebrał ich w wyznaczonym przez Ciebie terminie? Na początku można stwierdzić, że to tylko chwilowy brak czasu lub zabieganie, jednak po upływie kolejnych dni i tygodni można odnieść wrażenie, że to celowe działanie. Jak przechowywać dokumenty klienta w biurze rachunkowym i co z nimi zrobić, gdy klient ich nie odebrał? Odpowiadamy!
Pobierz przykładową wiadomość do klienta z informacją o odebraniu dokumentów
Obowiązek przechowywania dokumentów firmowych
Dokumenty źródłowe stanowią główny dowód podczas kontroli przeprowadzanych przez organy skarbowe. Dlatego właśnie powinny być przechowywane rzetelnie. Przedsiębiorcy korzystający z zewnętrznych usług księgowych przenoszą ten obowiązek na biuro rachunkowe. W takiej sytuacji muszą one przechowywać dokumentację w odpowiednich warunkach, z uwzględnieniem wszelkich przepisów związanych z ochroną danych wrażliwych, a także ustaw uwzględniających temat dokumentów księgowych. Co więcej, jeśli trzymasz archiwa w formie papierowej, musisz liczyć się z tym, że zajmą one sporo miejsca. Trzeba również mieć na uwadze ryzyko, że mogą ulec zniszczeniu, np. w wypadkach losowych, takich jak pożar, i może nastąpić spory problem z ich odzyskaniem. Tutaj warto także odpowiednio zabezpieczyć swoje biuro rachunkowe polisą, która chroni od nieszczęśliwych wypadków.
Dodajmy, że dopóki Krajowy System e-Faktur nie stanie się obligatoryjny dla wszystkich, wielu przedsiębiorców życzy sobie, aby ich dokumenty były przechowywane w formie papierowej. Często zdarza się, że mimo otrzymania faktury na adres e-mail, przedsiębiorca drukuje ją i przynosi do biura rachunkowego w formie fizycznej, zamiast przesłać dalej elektronicznie. Takie działanie często jest niezrozumiałe dla księgowych, jednak ma miejsce w wielu przypadkach.
Dokumenty firmowe należy przechowywać przez okres 5 lat liczonych od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. Następnie można je zniszczyć, w zasadzie w dowolny sposób, ponieważ w tym aspekcie przepisy nie nakładają konkretnej procedury utylizacji.
Kiedy oddać dokumenty klienta w biurze rachunkowym?
Po rozliczeniu danego miesiąca warto przekazać klientowi jego dokumenty. Dzięki temu zyskamy dodatkową przestrzeń w biurze oraz na bieżąco będziemy utrzymywać porządek w dokumentacji. Może jednak zdarzyć się, że klient posiada tak mało „papierów”, że prostszym i wygodniejszym rozwiązaniem dla obu stron będzie umieszczanie ich w jednym segregatorze i przekazanie mu po zakończeniu roku podatkowego. Po tym okresie w każdym wypadku należy zwrócić dokumentację przedsiębiorcy.
Najprościej jest oddać przygotowane dokumenty klientowi przy jego następnej wizycie w biurze rachunkowym, pamiętając, aby przekazać je oficjalnie wraz z podpisaniem protokołu przekazania dokumentacji w dwóch kopiach. Dzięki temu nie będzie mógł w przyszłości zarzucić, że nie została mu ona wydana.
Niestety, ale zdarza się, że niektórzy księgowi z własnej woli decydują się na przetrzymywanie dokumentów firmowych klienta we własnym biurze rachunkowym. Dzieje się tak, ponieważ uważają, że oddanie je przedsiębiorcy może skutkować np. zgubieniem ważnych dokumentów; trzymając je u siebie, mają wszystko pod kontrolą i w odpowiednim porządku. Patrząc na sytuację okiem przedsiębiorcy, takie rozwiązanie jest bardzo korzystne, ponieważ w sytuacji np. kontroli przez urząd skarbowy jego działalności do odnalezienia i przekazania odpowiednich dokumentów zobligowane jest biuro rachunkowe, które w tym czasie jest w ich posiadaniu. Tym samym przedsiębiorca unika nieprzyjemnego obowiązku. Może warto zastanowić się, czy jeżeli już decydujemy się na przechowywanie wszystkich dokumentów klienta, nie powinniśmy z tego tytułu doliczyć dodatkowej opłaty.
Zakończenie współpracy z klientem a odbiór dokumentów
Nie ulega wątpliwości, że po zakończeniu współpracy z klientem należy przekazać mu jego dokumenty. Powinno się to zrobić jak najszybciej to możliwe, warto połączyć rozwiązanie umowy wraz z natychmiastowym przekazaniem całej dokumentacji. Jednak czasami z pewnych przyczyn może okazać się to niemożliwe i jej przekazanie musimy przenieść na późniejszy termin. Nie warto odkładać tego procesu na długi czas, ponieważ na biura rachunkowe nałożony jest obowiązek oddania dokumentacji, która jest własnością przedsiębiorcy. W związku z zatrzymaniem dokumentów klienta przez biuro rachunkowe na szefa biura rachunkowego nałożona może zostać kara pieniężna lub nawet kara pozbawienia wolności, o czym mówi Kodeks karny w art. 276.
Pewne problemy mogą pojawić się także ze strony klienta i zamiast od razu odebrać swoje dokumenty w umówionym z księgowym terminie, zwleka z przyjściem do biura rachunkowego. Taka sytuacja może być spowodowana m.in.:
- napiętą relacją między biurem a klientem – czasami zdarza się, że klient jest obrażony na swojego księgowego z powodu różnych okoliczności. W takich sytuacjach może brakować ochoty na kontakt;
- brak świadomości obowiązku prawnego – część przedsiębiorców może nie zdawać sobie sprawy, że są zobligowani do przechowywania dokumentacji przez dany okres i mogą zostać wezwani do jej wykazania przez US. Warto więc przypomnieć klientowi o tym aspekcie;
- roztargnienie i zabieganie – klienci często prowadzą intensywne życie zawodowe i osobiste. Zdarza się, że nie mają wolnej przestrzeni na wizyty w biurze, a odbiór dokumentów nie jest dla nich priorytetem;
- zmiana miejsca zamieszkania – niektórzy z klientów mogą także wyprowadzić się do innego miasta lub państwa. W związku z tym nie zawsze mogą przyjechać po odbiór dokumentów.
Powodów jest tyle, co klientów, jednak obowiązek wydania dokumentów dotyczy każdego księgowego. W przypadku, gdy Twój klient zwleka z odbiorem swojej własności, warto oprócz telefonowania zasygnalizować mu konieczność odebrania dokumentów również pisemnie, a dobrym sposobem może być tutaj wiadomość e-mail, do której przedsiębiorca w późniejszym czasie będzie mógł się ustosunkować, a biuro rachunkowe będzie miało pisemne potwierdzenie, że zawiadomiło go o konieczności odbioru dokumentów.
Dokumenty klienta w biurze rachunkowym - jak nimi sprawnie zarządzać?
Część klientów odbierze swoje dokumenty w należytym terminie, szanując prośbę, jednak niektórzy z nich niestety tego nie zrobią, a biuro rachunkowe zostanie narażone na dodatkowe niedogodności z tego powodu. Wydawanie dokumentów nie musi wiązać się z wyżej wymienionymi trudnościami, więc bardzo ważne jest, żeby od początku odpowiednio ustalić zasady funkcjonowania z klientami odnośnie do prowadzenia dokumentacji. Najprostszą i najdogodniejszą opcją jest forma elektroniczna, która jest zgodna z obowiązującym prawem i dotyczy faktur, umów, list płac, dokumentów rachunkowych i podatkowych, a od 1 stycznia 2019 roku – także przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to korzystne rozwiązanie, ponieważ umożliwia przekazanie danych klientowi bez konieczności osobistej wizyty.
Jeśli chcemy postawić na formę współpracy online, to należy pamiętać, aby w umowie o świadczenie usług księgowych uregulować również tę kwestię. Co więcej, należy zwrócić uwagę na system księgowy, który wspiera obieg dokumentów, zarówno doręczanie dokumentów źródłowych od klienta do biura, a także odwrotnie – dostęp klienta do swoich dokumentów, ewidencji księgowych, deklaracji itp.
W systemie wFirma dla Biur Rachunkowych można przekazać dokumentację księgową na dwa proste sposoby:
- najprostszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest możliwość odpięcia konta klienta od konta biura, tym samym przekazując mu cały dostęp do konta, wszelkiej dokumentacji i historii, lub
- poprzez masowe wygenerowanie wydruków w systemie, co pozwoli na wygenerowanie i przekazanie klientowi dokumentów np. w formie PDF, takich jak: rejestry VAT, KPiR, UPO, miesięczna amortyzacja, kilometrówki, dokumenty kadrowe, raporty z kasy czy dokumenty magazynowe.
Wydanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala także na odpowiedni spokój i uniknięcie kary za nieprzekazanie klientowi dokumentacji. Pozostawia bowiem trwały historyczny ślad, np. za pomocą korespondencji mailowej, więc klient nie będzie mógł zarzucić, że otrzymał niepełną dokumentację lub jakieś dokumenty były niepoprawnie przechowywane i uległy zniszczeniu.
Postawienie przy współpracy z klientem na obieg elektroniczny dokumentów pozwala na większą wygodę i automatyzację pracy, dając biurom rachunkowym wymierne korzyści w postaci większej efektywności pracy.
