Czym jest firmowy intranet i kiedy jego implementacja wewnątrz organizacji jest opłacalna? Postanowiliśmy przyjrzeć się tej nowoczesnej formie komunikacji wewnątrzfirmowej pomiędzy pracodawcą a pracownikami.
Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej wewnątrz niego pracowników i spraw, którymi się zajmują. O ile komunikacja w małych firmach nie jest trudna i wystarczy do tego szybka rozmowa bądź zebranie, to im dalej w las, tym poprawna komunikacja zaciera się coraz bardziej. Jak temu zaradzić? Dobrym sposobem może być inwestycja w intranet.
Co to jest firmowy intranet?
Jeszcze kilkanaście lat temu odpowiednikiem firmowego intranetu były gabloty z ogłoszeniami, regularne spotkania z kierownictwem czy chociażby firmowe pisma. Potrzeba komunikacji z pracownikami na temat kondycji firmy, najważniejszych zmian czy chociażby nowości produktowych jest kluczowa nie od dziś. Obecnie jednak oczekiwania pracowników dotyczące tej kwestii są dużo większe niż kiedyś. Wychodząc im naprzeciw, stworzono firmowy intranet, czyli platformę komunikacji wewnątrzfirmowej, która umożliwia zarządzanie wiedzą pracowników na temat firmy. Możliwe dzięki niemu jest ponadto między innymi przekazywanie najświeższych informacji i stały dostęp do najważniejszych danych oraz kontaktów. Firmowy intranet najczęściej funkcjonuje w postaci wewnętrznej strony internetowej bądź aplikacji, która funkcjonuje na zasadach podobnych do najpopularniejszych portali społecznościowych. Jego stworzenie wymaga odpowiedniej wiedzy informatycznej oraz kwalifikacji. Jeśli zdecydujemy, że w firmie, którą zarządzamy, jest on niezbędny, warto zlecić jego stworzenie i późniejszą administrację profesjonalistom.
Co powinno się w nim znaleźć?
W firmowej sieci komputerowej powinny znaleźć się wszystkie te informacje, które mogą poznać pracownicy. Im więcej, tym lepiej. System ten powinien dawać możliwość wymiany tych danych, dodawania swoich treści, a ponadto komunikacji pomiędzy pracownikami, szkoleń on-line czy chociażby dostępu do firmowego CRM-u. Aby nasz firmowy intranet był żywym, chętnie odwiedzanym przez pracowników miejscem, warto zadbać o to, by publikować w nim treści na wyłączność, bez dostępu w innych źródłach. Warto także zamieścić wszystkie najpotrzebniejsze dokumenty, takie jak regulaminy pracy, wnioski urlopowe czy chociażby opis rozliczania służbowych wyjazdów. Oprócz jakości danych istotna jest także forma ich prezentacji - ciekawe przekazy zaopatrzone nie tylko w teksty, ale także wideo, infografiki czy dźwięki mogą zachęcić pracowników do odwiedzania tego miejsca. Wywiady z trudnodostępnymi członkami zarządu, konkursy czy firmowe newsy to następna wartość dodana, która może być przyciągająca. W ramach firmowego intranetu warto też zachęcać poszczególne zespoły do tworzenia własnych stron, w których mogą one na przykład szukać wspólnego dojazdu/powrotu z pracy czy umówić się na firmowy trening tenisa.
Jakie systemy są najpopularniejsze?
W największych korporacjach firmowy intranet jest zbudowany na podstawie dedykowanej aplikacji, która działa podobnie jak znane portale internetowe. Jest to najbardziej popularne w branży informatycznej oraz wszystkich tych, w których już istniejące systemy można było wykorzystać do stworzenia własnej sieci wewnętrznej (portale internetowe, banki). Inną znaną platformą intranetową jest program SharePoint marki Microsoft, a to głównie dzięki sporej popularności pakietu Office. Między Wordem, Excelem i Outlookiem, które już przecież znamy, SharePoint to program, który nie powinien przysporzyć nam wielu problemów. Aplikacja jest idealna do wspólnej pracy on-line i wymiany danych. Na tej platformie dostaniemy także możliwość zarządzania użytkownikami, tworzenia wspólnych tabel (na przykład urlopów), tekstów czy obrazków, a nawet odtwarzania multimediów i prowadzenia blogów.
Kiedy warto zaimplementować firmowy intranet?
Przed podjęciem decyzji dotyczącej inwestycji w stworzenie profesjonalnego firmowego intranetu każda firma powinna przeanalizować jego przydatność, możliwości oraz przede wszystkim potrzeby pracowników. Koszty związane z wprowadzeniem sieci wewnątrzfirmowej w dużych przedsiębiorstwach zwrócą się dzięki jej funkcjonalności bardzo szybko. Wystarczy stworzyć ją w profesjonalny sposób i regularnie administrować, dbając o jakość i aktualność danych, a w bardzo szybkim czasie spełni on swoją podstawową rolę - skutecznego kontaktu na linii pracodawca-pracownik. To spora wartość. Aplikacja może stać się ciekawą formą wewnętrznej komunikacji, która pozwoli pozyskać odpowiednie dokumenty, informacje i ogłoszenia na różnym poziomie dostępu. W zależności od nadanych uprawnień użytkownicy mogą dzięki niemu pobierać (bądź/i edytować) informacje dotyczące wynagrodzeń, urlopów czy chociażby analizować ważne dla spółki raporty.
Dobra komunikacja z pracownikami to podstawa świadomego i nowoczesnego przedsiębiorstwa. Firmowy Intranet zaspokaja większość potrzeb w kontaktach pomiędzy pracodawcą i pracownikami, a od niedawna stał się kluczowym narzędziem do porozumiewania się pomiędzy wspomnianymi stronami. Do lamusa odchodzą powoli korkowe tablice informacyjne czy regularne spotkania firmowe. Choć póki co firmowy intranet spełnia w polskich firmach wyłącznie funkcję informacyjną, to widać w tym obszarze szansę na rozwój w kontekście zaangażowania pracowników. Modelowym systemem wewnętrznym byłby taki, w którym pracownicy sami korzystaliby z niego zarówno w pracy, jak i po niej. Aby tak się jednak stało trzeba go najpierw uzupełnić odpowiednim i dobrym jakościowo kontentem.
