Poradnik Przedsiębiorcy

Struktura firmy - czy musi być uporządkowana?

Na początku działania firmy rzadko ustalana jest klarowna jej struktura. Każde przedsiębiorstwo musi bowiem wypracować własny model, poznać pracowników, sprawdzić, jaka struktura firmy będzie dla niego najlepsza. Bywa, że tworzy się ona samodzielnie i okazuje się nie do końca uporządkowana. Czy można pozwolić, aby tak się działo, czy lepszym rozwiązaniem będzie dokładne jej ustalenie? Przeczytaj niniejszy artykuł, gdzie postaramy się odpowiedzieć na te pytania!

Co to jest struktura firmy?

Rozważania na ten temat warto rozpocząć od określenia, czym tak właściwie jest struktura firmy. Tym pojęciem określa się powiązania i zależności między poszczególnymi pracownikami czy jednostkami organizacyjnymi występującymi w przedsiębiorstwie. Jej występowanie pozwala na jasne określenie zadań poszczególnych osób i stopnia ich odpowiedzialności. Jej kształt z kolei powinien być uzależniony od strategii przyjętej w firmie.

Najlepiej jeżeli struktura firmy jest spisana, a składać powinna się z opisu poszczególnych stanowisk (zakres zadań i odpowiedzialności) i swojego graficznego zapisu, obrazującego powiązania i zależności między jednostkami.

Struktura firmy może być zarówno sztywna, jak i płynna. Pierwsza polega na ustaleniu jej z góry i trzymaniu się jej w każdej sytuacji. Z kolei w drugim przypadku nie ma problemu z tym, by składy czy zespoły i ich zadania oraz wymagane umiejętności zmieniały się w zależnością od potrzeb.

Struktura firmy - rodzaje

Struktura firmy może mieć różne rodzaje. Trudno jednak jednoznacznie określić, które z nich są lepsze, a które gorsze. Wszystko jest kwestią indywidualną i zależy od potrzeb przedsiębiorstwa. W naszym artykule przyjrzymy się bliżej strukturze płaskiej oraz smukłej.

Struktura płaska - w tym rodzaju struktury firmy bardzo często jeden kierownik zarządza wieloma pracownikami czy grupami pracowników. Organizacja nie jest rozbudowana. Tego rodzaju sposób uporządkowania pracy firmy generuje mniejsze koszty, pozwala na szybszy i sprawniejszy przepływ informacji i na przyśpieszenie działań. Jednak struktura płaska może sprawiać trudności - jedna osoba zarządza wieloma komórkami organizacyjnymi, co może sprawić, że będzie miała trudności z dotarciem do wszystkich i monitorowaniem ewentualnych problemów.

Struktura smukła - jest przeciwieństwem struktury płaskiej. Kierownik zarządza małymi jednostkami, a struktura firmy jest zdecydowanie bardziej rozbudowana. Dzięki temu można sprawniej i szybciej wykonywać zadania, mieć większą kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie, poza tym nie da się nie zauważyć, że nadzorowanie pracy niewielkiej grupy nie sprawia tylu trudności, jak w przypadku zarządzania niemalże każdą jednostką. Nie da się jednak ukryć, że im bardziej rozbudowana struktura, tym trudniej o szybki przepływ informacji, a jej przechodzenie przez tyle jednostek, może sprawić, że koniec końców okaże się ona zmodyfikowana, tym samym może być nieprawdziwa. Wprowadzenie struktury smukłej może również generować większe koszty prowadzenia działalności.

Dlaczego struktura firmy powinna być uporządkowana?

Dlaczego warto zadbać o to, aby struktura firmy nie tworzyła się samodzielnie i sprawić, aby każdy jej fragment był uporządkowany? Dzięki temu każdy z pracowników dokładnie wie, co ma robić i jak bardzo odpowiedzialne jest to zadanie. Ma on jasność swojej sytuacji, wie, na czym powinien się skupić najbardziej i być najefektywniejszym.

Dodatkowo dzięki uporządkowanej strukturze w firmie może znacznie polepszyć się przepływ informacji i komunikacja między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi czy pracownikami. Im lepiej to wszystko działa, tym zaangażowanie pracowników jest większe i zwiększa się również identyfikacja z przedsiębiorstwem. Każdy ten czynnik ma wpływ na powiększenie motywacji do pracy.

Jasny podział obowiązków pozwala również zobaczyć, które grupy czy którzy pracownicy pracują bardzo dobrze, a w których działach firmy pewne procesy się zatrzymują i praca idzie nieco oporniej. Pozwala to zweryfikować problemy i trudności z nią związane.

Kiedy struktura firmy jest jasno określona i uporządkowana, inwestorzy mogą stwierdzić, że firmą zarządza się prawidłowo. Skoro wewnątrz organizacja jest perfekcyjna, to znak, że z takim przedsiębiorstwem warto pracować.

Kiedy warto wprowadzić uporządkowaną strukturę firmy?

Jak już wspominaliśmy, często na samym początku działalności firmy struktura zupełnie nie jest uporządkowana. Kiedy warto rozpocząć proces organizacji?

Pierwszym czynnikiem, który powinien nam podpowiadać, że już najwyższy czas na ustalenie struktury firmy, jest wzrost liczby pracowników. Im więcej nowych osób w pracy, tym trudniej działać bez jasno określonego zakresu obowiązków i odpowiedzialności. Innym powodem poprawy struktury mogą być problemy pojawiające się w firmie - mała produktywność, generowanie zbyt wysokich kosztów, przestoje. W chaosie trudno znaleźć miejsca, które są za to odpowiedzialne.

Jak tworzyć strukturę firmy?

Aby stworzyć dobrą strukturę firmy, trzeba przede wszystkim dokładnie wiedzieć, z kim pracujemy i co robią dane osoby. Dlatego konieczne jest zebranie jak najdokładniejszych informacji na ten temat. Następnie warto przyjrzeć się wartościom, którymi kieruje się firma i właśnie do nich przypisać wszystkie dane, które zebraliśmy w pierwszym etapie prac. Kolejnym koniecznym etapem jest opis stanowisk, który powinien być sprawdzony i zatwierdzony. Kiedy poszczególne stanowiska są już gotowe, można je pogrupować w działy lub inne jednostki organizacyjne, dzięki czemu będzie można określić zadania i odpowiedzialność każdej z grup. Istotne jest również graficzne przedstawienie struktury firmy.

Struktura firmy powinna być sprawdzona i skorygowana przed ostatecznym zatwierdzeniem i ogłoszeniem.