Wydaje się oczywiste, jak ważna jest rola dobrego zespołu w budowaniu sukcesu całej firmy. Ludzie to korzenie, solidna podstawa do dalszych działań i bez ich zaangażowania trudno sprawić, że marka osiągnie szczyt. Można pomyśleć, że do sprzedania produktu wystarczy dobra kampania marketingowa, a pracownicy są tylko osobami, które mają ją stworzyć - nic bardziej mylnego. To, jak widzą firmę osoby z zewnątrz, wielokrotnie zależy od tego, jaką opinię wystawiają właśnie pracownicy. Dlatego też tak ważna jest komunikacja wewnętrzna w firmie, czyli tak zwany wewnętrzny PR. Jakie narzędzia warto zastosować i na czym to w ogóle polega? Odpowiadamy!
Jak pomaga komunikacja wewnętrzna w firmie?
Nie jest tajemnicą, że zdecydowanie lepiej i efektywniej pracują osoby, które są zaangażowane w swoje działania, dobrze czują się w firmie, cenią sobie atmosferę i jasny przepływ informacji. Jeżeli dana osoba jest stale informowana o najnowszych szkoleniach, kursach, literaturze, wydarzeniach związanych z innymi współpracownikami - czuje się członkiem danej społeczności i zwiększa swoją identyfikację z firmą.
Jak już wspomnieliśmy, ludzie to bardzo ważna część przedsiębiorstw. Trudno wyobrazić sobie, że coś dobrze się sprzedaje, że firma odnosi sukces, kiedy nie stoi za tym dobrze współpracujący zespół. Aby jednak tak było, warto nie zapominać właśnie o komunikacji wewnętrznej. Odpowiednio przeprowadzona może być traktowana jako jeden z systemów motywacyjnych.
Dlaczego komunikacja wewnętrzna w firmie jest ważna?
Wyobraźmy sobie sytuację, w której o kryzysie firmy pracownicy dowiadują się np. z prasy - nie od kierownika, kadry zarządzającej, ponieważ w biurze wydaje się, że wszystko przepływa bez zmian. Co mogą pomyśleć sobie pracownicy? Z pewnością poczują się niepewnie, będą zestresowani, zdezorientowani i w pewien sposób mogą czuć się po prostu oszukani. Jeżeli coś dzieje się w firmie, niezależnie od tego, czy złego, czy dobrego - pracownicy powinni od razu się o tym dowiedzieć. To oni mogą sprawdzić, że kryzys zostanie zażegnany, a sukces dobrze wykorzystany. Muszą tylko wiedzieć, że ich opinia się liczy, a firma jest otwarta na ich sugestie. Naprawdę ważne jest pokazanie pracownikowi, że jego głos w sprawie jest istotny. Zazwyczaj w takiej sytuacji czuje on większą identyfikację z miejscem, w którym pracuje, co zdecydowanie zwiększa produktywność i motywację do dalszego wykonywania zadań.
W komunikacji wewnętrznej liczy się również sposób przekazywania informacji, który powinien być jak najbardziej dopasowany do odbiorcy. Pracownik nie powinien poczuć się obco i musi dokładnie zrozumieć, co dana osoba ma na myśli. Używanie języka niepasującego do sytuacji i narzędzi zupełnie nieodpowiednich dla danej grupy po prostu mija się z celem.
Pracownik docenia fakt, że ktoś o niego w pewien sposób dba, traktuje go jak jednostkę, a nie kolejną osobę na liście. Odpowiednia komunikacja może sprawić, że poczuje się on naprawdę wyjątkowo, co najprawdopodobniej skutkować będzie przekazywaniem dobrej opinii o firmie dalej, nawet poza nią. Warto mieć na uwadze, że pracownicy również wpływają na postrzeganie przedsiębiorstwa przez innych ludzi. Im lepiej będą się więc czuć, tym lepsze opinie będą krążyły o danym miejscu.
Istotne są również kontakty między firmą a byłymi oraz potencjalnymi pracownikami. W pierwszym przypadku nie ma większych wątpliwości - niemal nigdy nie dzieje się tak, że ktoś odchodzi z firmy i zapomina, że w niej pracował. Opinia nadal jest wydawana. Im więc lepiej wyglądał proces odejścia z niej, tym większe prawdopodobieństwo, że przekazywane dalej informacje będą pozytywnie. W przypadku potencjalnych kandydatów ważne jest jasne przekazywanie wymagań i opisu procesu rekrutacji. Jeżeli taka osoba wyjdzie ze spotkania skołowana, zupełnie nie wiedząc, czego się właśnie dowiedziała, może wyciągnąć wniosek, że dana firma nie jest godna zaufania, a jak wiadomo - ludzie częściej chcą się dzielić właśnie takimi opiniami niż pochwałami.
Komunikacja wewnętrzna - narzędzia
Jak przeprowadzać komunikację wewnętrzną? Jakie narzędzia jej służą? Tak naprawdę panuje tutaj dowolność i wiele zależy od specyfiki firmy. W grę wchodzą jednak przede wszystkim takie narzędzia jak plakaty i ulotki informacyjne, spotkania, telewizja firmowa, intranet (a w nim fora firmowe, chat itp.), newslettery czy mailing. Komunikacja wewnętrzna to również wyjazdy integracyjne i różne gry czy akcje, w które angażowani są pracownicy.
Przede wszystkim warto pamiętać w tym przypadku, żeby nie popadać ze skrajności w skrajność i wybrać takie narzędzie, które będzie najbardziej skuteczne, ale jednocześnie nie ucierpią przez to finanse firmy. Chodzi o to, aby pracownicy otrzymywali informacje w najlepszy dla nich sposób, jeżeli taki odnajdziemy, nie warto używać kilku innych, które i tak nic nie zmienią, oprócz tego, że uszczuplą nasz budżet.
Skuteczność komunikacji wewnętrznej
Jak sprawdzić, że komunikacja wewnętrzna działa tak, jak powinna? Możliwe jest przeprowadzenie specjalnego audytu, jednak warto mieć na uwadze, że jest on kosztowny, dlatego jego częste wykonywanie nie jest opłacalne. W firmie powinny znaleźć się osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną, które będą otwarte na to, co dzieje się wśród pracowników, będą słuchać tego, co chcą im oni przekazać i wyciągać z tego wnioski.
Komunikacja wewnętrzna może być dużym krokiem do sukcesu, dlatego też tak bardzo należy dbać o to, w jaki sposób przepływają informację w naszej firmie. Jeżeli pracownicy będą czuli się w niej dobrze, z pewnością nie będą tego chcieli ukrywać, a dobra opinia jest niezwykle istotna.
