Ghosting w procesie rekrutacji to zjawisko, które spędza sen z powiek działom HR i właścicielom firm. O ile nagłe urwanie kontaktu na etapie selekcji CV jest jedynie irytujące, o tyle nieobecność pracownika w pierwszym dniu pracy generuje konkretne problemy natury prawnej i administracyjnej, szczególnie w relacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Co w takiej sytuacji musi zrobić pracodawca, aby nie narazić się na odpowiedzialność prawną?
Czym jest ghosting?
Termin „ghosting” oznacza w najprostszym ujęciu nagłe i całkowite zerwanie kontaktu przez jedną ze stron bez słowa wyjaśnienia. W kontekście rekrutacji objawia się tym, że kandydat, który dotychczas wydawał się entuzjastycznie nastawiony, aktywnie uczestniczył w rozmowach i negocjował warunki, nagle przestaje odbierać telefony, nie odpisuje na wiadomości i – co najbardziej dotkliwe dla organizacji – staje się „nieuchwytny” dokładnie wtedy, gdy powinien zasiąść przy biurku. To zachowanie przypominające „rozpłynięcie się w powietrzu” (stąd nazwa nawiązująca do ducha – ang. ghost), które pozostawia pracodawcę w stanie totalnej dezorientacji. Psychologowie biznesu wskazują, że ghosting jest często mechanizmem obronnym – kandydaci, bojąc się trudnej rozmowy o odrzuceniu oferty lub wybraniu konkurencji, wolą całkowite milczenie niż konfrontację. Niestety, dla firmy takie „zniknięcie” to nie tylko cios w kulturę organizacyjną, ale przede wszystkim paraliż operacyjny i administracyjny, który zmusza dział kadr do pilnego rozstrzygnięcia, czy kandydatowi stało się coś złego, czy po prostu zrezygnował z pracy w najgorszy z możliwych sposobów.
Przykład 1.
Firma spedycyjna X znalazła po 3 miesiącach poszukiwań idealnego spedytora – Adama. Pracownik podpisał umowę tydzień wcześniej, odebrał listę dokumentów do badań lekarskich i potwierdził, że w poniedziałek o 8:00 pojawi się na szkoleniu stanowiskowym. Zespół przygotował dla niego stanowisko, zamówił laptopa, a manager zaplanował czas na wdrożenie. W poniedziałek Adam nie zjawił się jednak w pracy, jego telefon milczy, a wiadomości e-mail pozostają bez odpowiedzi. Czy w tym przypadku doszło do ghostingu?
Jest to wysoce prawdopodobne, ponieważ Adam zerwał całkowity kontakt z firmą. Dział kadr musi w tym przypadku podjąć decyzję czy zgłosić nowego pracownika do ZUS, ryzykując konieczność późniejszych korekt, czy uznać, że Adam właśnie dokonał zawodowego ghostingu, wybierając inną drogę zawodową bez poinformowania o tym dotychczasowego niedoszłego pracodawcy.
Moment zawarcia umowy a obowiązek zgłoszenia do ZUS
Kluczowym błędem wielu pracodawców jest przekonanie, że skoro pracownik nie pojawił się w biurze, to zawarta z nim umowa nie ma mocy wiążącej. Zgodnie z art. 26 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp): stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeśli ten dzień nadszedł, a umowa została podpisana wcześniej, pracownik formalnie stał się częścią zespołu, nawet jeśli fizycznie nie odebrał karty dostępowej. Ghosting nie unieważnia więc żadnej podpisanej umowy bez względu na to, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, czy stosunkiem cywilnoprawnym. Art. 36 ust. 4 Ustawy z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że na zgłoszenie nowego pracownika do ubezpieczeń zatrudniający ma tylko 7 dni, licząc od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli właśnie od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w umowie.
Co jednak jeśli nowy pracownik nie pojawia się w firmie i nie ma z nim żadnego kontaktu? Możliwe są tutaj dwa scenariusze. Działy kadr, chcąc być o krok do przodu, często wysyłają zgłoszenie do ZUS na dzień przed planowanym pojawieniem się pracownika w firmie. Jeśli kandydat jest sprawcą ghostingu, należy niezwłocznie dokonać wyrejestrowania z datą taką samą jak data zgłoszenia. Zakład Ubezpieczeń Społecznych co do zasady uznaje, że jeżeli praca nie została faktycznie podjęta, nie powstał realny tytuł do ubezpieczeń, mimo formalnego zawarcia umowy.
Jeśli pracodawca wstrzymuje się z wysyłką formularza zgłoszeniowego do momentu, aż pracownik faktycznie przyjedzie do firmy, sytuacja jest dużo prostsza. Skoro osoba nie stawiła się do pracy i nie ma z nią kontaktu, po prostu nie zgłasza się jej do ubezpieczeń. Należy jednak wówczas formalnie rozwiązać podpisaną umowę o pracę. Może to nastąpić poprzez rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 kp, choć wymaga ostrożności, ponieważ pracodawca musi wykazać zawinione i ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. W praktyce konieczne jest udokumentowanie prób kontaktu oraz brak jakichkolwiek usprawiedliwionych przyczyn nieobecności.
Pracodawca ma prawo rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym. Pamiętajmy jednak, że jest to ryzykowna droga, jeśli nie ma pewności, czy pracownikowi nie przydarzył się wypadek lub nagła choroba. W praktyce pracodawcy czasem traktują brak stawiennictwa i brak kontaktu jako faktyczną rezygnację z pracy. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie umowy za porozumieniem stron wymaga zgodnego oświadczenia woli obu stron. Brak odpowiedzi pracownika nie stanowi porozumienia w rozumieniu art. 30 §1 pkt 1 kp i może zostać zakwestionowany przez sąd pracy. Dlatego w razie braku kontaktu bezpieczniejszym rozwiązaniem jest formalne rozwiązanie umowy w trybie art. 52 kp lub wypowiedzenie.
Przykład 2.
15 marca firma IT podpisała umowę z programistą Robertem, wskazując, że data rozpoczęcia pracy przypada na 1 kwietnia. 31 marca kadrowa wysłała zgłoszenie ZUA nowego pracownika do ZUS. 1 kwietnia Robert nie odbiera telefonu i nie pojawia się w biurze. Co należy zrobić w tej sytuacji?
Kadrowa powinna złożyć formularz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie) z datą 1 kwietnia oraz dokonać korekty zgłoszenia, tak aby anulować okres ubezpieczenia Roberta. Musi również sporządzić notatkę służbową o niestawieniu się pracownika.
Przykład 3.
Restauracja podpisała umowę zlecenia z kelnerką Iwoną. W przypadku zleceń obowiązek ubezpieczenia powstaje w dniu faktycznego rozpoczęcia wykonywania zlecenia. Iwona nie przyszła do pracy w umówionym dniu. Co należy zrobić w tej sytuacji?
W tym przypadku nie ma podstaw do zgłoszenia zleceniobiorczyni do ZUS. Umowa pozostaje „martwa”, a zleceniodawca nie musi wykonywać żadnych ruchów w systemie Płatnik.
Kontrola zgłoszenia pracownika do ZUS
Poniżej przedstawiamy rozszerzoną, szczegółową sekcję dotyczącą dokumentacji, która stanowi kluczowy element ochrony interesów pracodawcy w starciu z kontrolą organów państwowych.
Dokumentacja na wypadek kontroli – jak zabezpieczyć interesy firmy?
W starciu z ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy sama argumentacja ustna o tym, że „pracownik po prostu nie przyszedł”, może okazać się niewystarczająca. Instytucje te działają przede wszystkim na podstawie różnego rodzaju dokumentacji, a nie zeznań pracodawcy. Jest to szczególnie istotne w przypadku ghostingu.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zakwestionować zbyt szybkie wyrejestrowanie pracownika bez odprowadzenia składek, podejrzewając np. pracę na czarno lub próbę uniknięcia obciążeń fiskalnych. Z kolei inspekcja pracy może badać, czy stosunek pracy został rozwiązany zgodnie z literą prawa.
Zadaniem przedsiębiorcy jest udowodnienie, że dołożył on wszelkich starań, by nawiązać kontakt z zatrudnionym, a brak podjęcia pracy leżał wyłącznie po stronie kandydata. Aby czuć się bezpiecznie podczas ewentualnej kontroli, warto przygotować i zarchiwizować następującą dokumentację:
szczegółowa notatka służbowa, która powinna zostać sporządzona już w pierwszym dniu nieobecności. Najlepiej, aby podpisali ją dwaj świadkowie (np. bezpośredni przełożony oraz pracownik działu kadr). Notatka musi zawierać konkrety, tj. godzinę, o której pracownik miał się stawić, informację o przygotowanym stanowisku pracy oraz opis podjętych kroków w celu wyjaśnienia sytuacji;
rejestr prób kontaktu – zestawienie wszystkich wykonanych połączeń telefonicznych (wraz z godzinami), wysłanych wiadomości SMS oraz e-maili. Warto dołączyć wydruki tych wiadomości, w których pracodawca jasno pyta o powód nieobecności i przypomina o obowiązku stawiennictwa. Jeśli pracownik nie odbiera, nie należy usuwać historii połączeń z telefonu służbowego – lepszym pomysłem jest wykonanie zrzutów ekranu;
potwierdzenie nadania listu poleconego. Jeśli ghosting trwa dłużej niż 24 godziny, należy wysłać na adres domowy pracownika oficjalne pismo za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Pismo powinno zawierać wezwanie do niezwłocznego stawiennictwa lub wyjaśnienia przyczyn nieobecności pod rygorem rozwiązania umowy. Nawet jeśli pracownik nie odbierze listu (podwójne awizo), w świetle prawa uznaje się go za doręczony;
ewidencja wejść i systemy logowania. Jeśli firma korzysta z elektronicznych kart dostępu lub systemów logowania do sieci, należy wygenerować raport za dany dzień. Brak jakiejkolwiek aktywności w systemie informatycznym lub fizycznej obecności zarejestrowanej przez czytnik kart to obiektywny dowód na to, że pracownik nie podjął swoich obowiązków;
dokumentacja BHP i szkolenia stanowiskowe. Brak podpisu pracownika na liście obecności podczas szkolenia BHP, które zazwyczaj odbywa się w pierwszej godzinie pracy, jest kolejnym argumentem potwierdzającym, że proces wdrożenia nowej osoby do pracy nawet się nie rozpoczął.
Posiadanie tak przygotowanego kompletu dokumentów pozwala na szybkie i bezstresowe zamknięcie sprawy w systemie Płatnik. W razie pytań ze strony inspektora ZUS przedsiębiorca dysponuje gotowym wyjaśnieniem zdarzeń popartym twardymi danymi, co eliminuje ryzyko nałożenia kar za błędy w zgłoszeniach ubezpieczeniowych.
Ghosting w procesie rekrutacji – podsumowanie
Ghosting w dniu rozpoczęcia pracy to sytuacja wymagająca od pracodawcy zachowania zimnej krwi i skrupulatności w dopełnianiu formalności. Najważniejszym aspektem pozostaje sprawna komunikacja z ZUS, co sprowadza się do szybkiej reakcji w systemie ubezpieczeniowym, aby uniknąć naliczania składek za osobę, która faktycznie nie podjęła obowiązków zawodowych. Kluczem do bezpieczeństwa prawnego firmy jest zgromadzenie twardych dowodów na niestawienie się pracownika, takich jak notatki służbowe, bilingi z nieudanych prób kontaktu oraz potwierdzenia nadania oficjalnej korespondencji. Choć brak kandydata przy biurku jest frustrujący, formalne zamknięcie podpisanej umowy oraz rzetelne udokumentowanie każdego kroku pozwala bezstresowo przejść przez ewentualną kontrolę i skupić się na ponownym poszukiwaniu rzetelnego pracownika.
