W firmach z dużą rotacją lub gdzie zatrudnionych jest bardzo wielu pracowników bywają sytuacje, że poszczególne dokumenty związane z procesem zatrudnienia przygotowują różne działy. Czasem po prostu w wyniku ludzkiego błędu dojdzie do sytuacji, gdzie pracownik zostaje zgłoszony do ZUS-u, a umowa nie zostaje przez niego podpisana. Jakie konsekwencje przyniesie niepodpisana umowa o pracę w sytuacji, kiedy pracownik jest już zgłoszony do ZUS-u? Co wtedy zrobić? W artykule wyjaśniamy szczegóły!
Podpisanie umowy a zarejestrowanie do ZUS-u
W standardowym procesie zatrudnienia zarejestrowanie pracownika do ZUS-u powinno nastąpić dopiero po podpisaniu przez niego umowy. Umowę można jednak podpisać wcześniej, nawet miesiąc przed rozpoczęciem stosunku pracy, i jest to dopuszczalne. Zgodnie z artykułem 26 Kodeksu pracy: „Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy”. Kodeks pracy wskazuje, że umowę należy zawrzeć na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Należy zauważyć, że zgodnie z tym zapisem nie można dopuścić pracownika do pracy, jeśli nie podpisał on umowy. W przypadku gdy umowa nie jest podpisana, stosunek pracy nie został zawarty, a idąc dalej – osoba ta nie jest pracownikiem danej firmy.
Dopuszczenie pracownika bez umowy
Pracownika nie można dopuścić do pracy bez ważnej umowy o pracę. Za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawcy grozi kara grzywny od 1 do 30 tys. zł. Choć Kodeks pracy nie wyklucza zawarcia umowy w formie ustnej, to już w takim przypadku pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Dopiero gdy pracodawca nie zawiera umowy na piśmie i nie potwierdza warunków umowy, można mówić o wykroczeniu przeciwko prawom pracownika.
Zgłoszenie pracownika do ZUS-u
Płatnik składek jest zobowiązany realizować określone obowiązki wynikające z przepisów prawa. Powinien w przeciągu 7 dni od zawarcia umowy poinformować Zakład Ubezpieczeń Społecznych o tym fakcie. Zgłoszenia pracownika dokonuje jednorazowo na druku ZUS ZUA, czyli nie ma potrzeby comiesięcznego ponawiania, jeśli umowa trwa bez przerwy. Dodatkowo co miesiąc pracodawca powinien składać deklaracje rozliczeniowe, tzw. ZUS DRA, w celu wykazania wypłat pracowniczych i odprowadzonych składek. Jak już wcześniej wspomniano, obowiązki zgłoszeniowe i rozliczeniowe względem ZUS-u są podstawowym obowiązkiem płatnika składek. Jeśli nie będzie się z nich wywiązywać, to ZUS może zastosować wobec takiego płatnika sankcje oraz środki dyscyplinujące wynikające z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, tj.:
- nałożenie kary grzywny;
- naliczenie odsetek za zwłokę;
- wymierzenie opłaty dodatkowej;
- wszczęcie postępowania egzekucyjnego;
- zabezpieczenie na majątku płatnika poprzez wystąpienie do sądu rejonowego z wnioskiem o założenie księgi wieczystej, wnioskiem o wpis hipoteki oraz złożenie wniosku do urzędu skarbowego o ustanowienie zastawu skarbowego.
Przykład 1.
Pracownik został zatrudniony do firmy 24 czerwca, pracodawca zgłosił go do ubezpieczeń 28 czerwca na druku ZUS ZUA z kodem 0110xx. Jest to prawidłowe, bowiem nie minęło 7 dni od momentu zatrudnienia pracownika.
Niepodpisana umowa o pracę a pracownik zgłoszony do ZUS-u
Jak już ustalono, najpierw należy podpisać umowę z pracownikiem, a dopiero później zgłosić go do ZUS-u. W przypadku gdy kolejność ta zostaje zaburzona, konieczne jest wykonanie odpowiednich działań. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych pracownik otrzymuje status zatrudnienia dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy. Skoro stosunek pracy nie zostaje zawarty, to zgłoszenie takiej osoby do ZUS-u jest nieprawidłowe i podlega korekcie.
Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają osoby fizyczne w następujących okresach:
- pracownicy – od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku;
- osoby wykonujące pracę nakładczą oraz zleceniobiorcy – od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy.
Korekta deklaracji ZUS
W przypadku kiedy stosunek pracy nie został nawiązany, płatnik nie ma podstaw, by objąć taką osobę ubezpieczeniami ani też zgłaszać ją do ZUS-u. Jeśli jednak taka sytuacja wystąpiła, należy niezwłocznie wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń. Należy tego dokonać od tej samej daty, od której osoba ta została zgłoszona do ubezpieczeń. Wyrejestrowanie powinno odbyć się na druku ZWUA, gdzie kod wyrejestrowania w tym przypadku to 600, czyli „inna przyczyna wyrejestrowania”.
Przykład 2.
Pani Anna miała rozpocząć pracę 4 maja 2024 roku. Niestety nie pojawiła się w pracy i umowa nie została przez nią podpisana. W wyniku pomyłki pracodawca dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń z kodem tytułu 0110xx na dokumencie ZUS ZUA ze wskazaniem daty powstania obowiązku ubezpieczeń 4 maja 2024 roku. W tym przypadku płatnik jest zobowiązany do wyrejestrowania ww. z ubezpieczeń na dokumencie ZUS ZWUA ze wskazaniem daty wyrejestrowania od 4 maja 2022 roku i kodem 600.
Przykład 3.
Pan Jan miał rozpocząć pracę 10 maja 2024 roku. Płatnik składek zgłosił go na dokumencie ZUS ZUA ze wskazaniem daty powstania obowiązku ubezpieczeń 10 maja 2024 roku. Pan Jan nie podpisał umowy i dał znać, że w wyniku problemów prywatnych może rozpocząć pracę tydzień później, tj. 17 maja 2024 roku. W tym przypadku płatnik powinien wyrejestrować pana Jana na dokumencie ZUS ZWUA ze wskazaniem daty wyrejestrowania od 10 maja 2024 roku, a następnie – jeśli umowa zostanie podpisana – 17 maja 2024 roku zarejestrować z kodem tytułu 0110 na dokumencie ZUS ZUA ze wskazaniem daty powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli 17 maja 2024 roku.
Wezwanie do korekty
W sytuacji kiedy płatnik składek zapomni lub nie dokona korekty zgłoszenia, ZUS może wezwać do korekty dokumentów zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych. Również sam pracownik może wystąpić z prośbą o korektę, jeśli zauważy nieprawidłowości na swoim koncie ZUS lub też podczas wizyty w przychodni. W jednym i drugim przypadku płatnik składek powinien wywiązać się ze swojego obowiązku niezwłocznie. W sytuacji gdy pomimo wezwań lub wskazywania nieprawidłowości pracodawca nie dokona zgłoszenia, wówczas może zostać wytoczone postępowanie kontrolne, w wyniku którego płatnik może zostać obciążony karą grzywny.
Deklaracje zgłoszeniowe wFirma.pl
System wFirma.pl pozwała na generowanie deklaracji zgłoszeniowych w bardzo przystępny sposób. Co więcej, deklaracje można wysłać bezpośrednio z systemu, co znacznie skraca wiele procesów w firmie. Deklaracje zgłoszeniowe ZUS zarówno dla właściciela firmy, osoby współpracującej, jak i pracownika można wygenerować poprzez START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE ZUS » DODAJ DEKLARACJĘ.
Po wybraniu osoby dane do zgłoszenia na podstawie dodanej umowy podstawiają się automatycznie. Dodatkowo konieczne jest wybranie kodu zawodu przy każdym zgłoszeniu do ZUS-u. W programie kod zawodu można ustalić bardzo szybko, ponieważ zawiera on wyszukiwarkę kodów zawodu.
Po uzupełnieniu formularza należy go zapisać i wysłać. System wFirma.pl umożliwia szybką i bezpośrednią wysyłkę deklaracji do ZUS-u. Nie ma potrzeby dodatkowego eksportu deklaracji do systemu zewnętrznego.
Zgłoszenie pracownika do ZUS-u a niepodpisana umowa o pracę – podsumowanie
W przypadku kiedy pracodawca w wyniku pomyłki zgłosi przyszłego pracownika do ZUS-u, a ten nie podpisze umowy, mamy do czynienia z sytuacją, kiedy nie zostaje nawiązany stosunek pracy. Niepodpisana umowa nie jest jeszcze dostatecznym powodem, aby w zakładzie była przeprowadzana kontrola. Niesłuszne zgłoszenie niedoszłego pracownika należy niezwłocznie skorygować, tak aby nie był on widoczny w systemie ZUS jako osoba ubezpieczona w danym zakładzie pracy.
