Zatrudniając pracowników, przekazuje się do ZUS-u odpowiednie zgłoszenie ZUS ZUA, w którym podawany jest kod ubezpieczenia. Jedna z cyfr w tym kodzie informuje o stopniu niepełnosprawności danej osoby. Czy niepełnosprawność pracownika nabyta w trakcie zatrudnienia powoduje konieczność korygowania zgłoszenia ZUS ZUA?
Zgłoszenie ZUS ZUA
Po zatrudnieniu pracownika pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego). Realizuje się to na druku ZUS ZUA. Dane, jakie należy podać przy takim zgłoszeniu, określa art. 36 ust. 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli są to:
- dane identyfikacyjne pracownika;
- dane ewidencyjne pracownika;
- dane adresowe pracownika;
- informacje o ustalonym bądź nieustalonym prawie do emerytury lub renty;
- tytuł ubezpieczenia;
- wykonywany zawód;
- informacja o posiadanym przez pracownika stopniu niepełnosprawności.
Kod tytułu ubezpieczenia składa się z 6 znaków oznaczających:
- podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem (4 znaki) – w przypadku umowy o pracę jest to 01 10;
- ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty (1 znak);
- stopień niepełnosprawności (1 znak).
Informacje o posiadanym (lub nie) stopniu niepełnosprawności przekazuje się za pomocą kodu:
- 0 – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności/osoba, która posiada orzeczenie, lecz nie przedłożyła go płatnikowi składek;
- 1 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności;
- 2 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
- 3 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
- 4 – osoba, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.
Przykład 1.
Podpisano umowę o pracę z panem Janem, który nie posiada stopnia niepełnosprawności ani nie ma prawa do emerytury czy renty. Zgłoszenia dokonano na druku ZUS ZUA z kodem 01 10 00.
Przykład 2.
Umowa o pracę została podpisana z panią Moniką, która posiada umiarkowany stopień niepełnosprawności (przedstawiła pracodawcy orzeczenie) oraz nie ma prawa do emerytury/renty. Zgłoszenia dokonano na druku ZUS ZUA z kodem 01 10 02.
Niepełnosprawność pracownika a zmiana zgłoszenia
Jeżeli w trakcie trwania stosunku pracy pracownik uzyska orzeczenie o niepełnosprawności i informację tę dostarczy pracodawcy, wówczas pracodawca ma obowiązek poinformować o tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dokonywana jest zmiana kodu tytułu ubezpieczenia, o której ZUS zawiadamia się poprzez wyrejestrowanie danej osoby i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń zawierające prawidłowe dane. Zmieniając kod, należy zatem:
- wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia;
- ponownie zgłosić go do nich na druku ZUS ZUA z nowym kodem tytułu ubezpieczenia, zawierającym już informację o posiadanym przez pracownika stopniu niepełnosprawności.
Istotne jest, żeby ustalić, z jaką datą dokonać zmiany kodu. Tu zgodnie z art. 2a ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Czyli w myśl tego przepisu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia należałoby dokonać od dnia, w którym pracodawca otrzymał od pracownika informację o orzeczeniu. ZUS w tym przypadku wskazuje jednak, że zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia dotyczącej stopnia niepełnosprawności trzeba dokonać z datą od następnego dnia po dniu, w którym płatnik otrzymał od ubezpieczonego stosowne orzeczenie.
Przykład 3.
Pan Jan nie posiada orzeczonego stopnia niepełnosprawności ani prawa do emerytury lub renty. Zgłoszono go więc do ubezpieczeń w ZUS-ie z na druku ZUS ZUA kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. 14 października 2021 roku pracownik przedłożył w zakładzie pracy orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności. W związku z tym należy:
- wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń od 15 października 2021 roku na druku ZUS ZWUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, a następnie
- zgłosić go ponownie do ubezpieczeń od 15 października 2021 roku na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 01.
Przykład 4.
Pani Monika posiada orzeczony umiarkowany stopień niepełnosprawności, nie ma prawa do emerytury lub renty. Zgłoszono ją więc do ubezpieczeń w ZUS-ie z na druku ZUS ZUA kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 02. 30 września 2021 roku pracowniczka przedłożyła w zakładzie pracy orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. W związku z tym należy:
- wyrejestrować pracowniczkę z ubezpieczeń od 1 października 2021 roku na druku ZUS ZWUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 02, a następnie
- zgłosić ją ponownie do ubezpieczeń od 1 października 2021 roku na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 03.
W niektórych przypadkach ZUS dopuszcza też możliwość zmiany kodu tytułu ubezpieczenia od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym pracodawca otrzymał informację od pracownika.
Przykład 5.
Pan Karol nie posiada orzeczenia o stopniu niepełnosprawności ani prawa do emerytury lub renty. Zgłoszono go więc do ubezpieczeń w ZUS-ie z na druku ZUS ZUA kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. 20 września 2021 roku pracownik przedłożył w zakładzie pracy orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. W związku z tym należy:
- wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń od 1 października 2021 roku na druku ZUS ZWUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, a następnie
- zgłosić go ponownie do ubezpieczeń od 1 października 2021 roku na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 03.
Zmiana kodu a deklaracje rozliczeniowe
Co istotnie, jeśli pracodawca otrzyma orzeczenie od pracownika w trakcie miesiąca, to po dokonaniu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych za taki miesiąc trzeba wykazać pracownika w dwóch raportach imiennych. W każdym z nich za należnymi kwotami składek wyliczonymi od podstawy ustalonej proporcjonalnie do liczby dni podlegania z danym kodem tytułu ubezpieczenia.
Przykład 6.
Pan Jan z przykładu 3. na koniec października 2021 roku otrzyma wynagrodzenie w kwocie 3000 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za październik 2021 roku wykaże się go w dwóch raportach ZUS RCA:
w jednym – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, naliczając mu:
- składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru w kwocie 1400 zł, (3000 zł : 30 dni października × 14 dni października);
- składkę zdrowotną od podstawy w kwocie 1208,06 zł (1400 zł – 191,94 zł, gdzie 191,94 zł to składki społeczne finansowane ze środków pracownika obliczone od podstawy 1400 zł);
w kolejnym – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 01, naliczając mu:
- składki społeczne od podstawy wymiaru w kwocie 1600 zł (tj. 3000 zł : 30 dni października × 16 dni października);
- składkę zdrowotną od podstawy w kwocie 1380,64 zł (tj. 1380,64 zł – 124,26 zł, gdzie kwota 124,26 zł to składki społeczne finansowane ze środków pracownika obliczone od podstawy 1600 zł).
Jeżeli przerejestrowania dokonano od pierwszego dnia miesiąca, wtedy pracodawca uniknie konieczności wykazywania pracownika w dwóch blokach raportu ZUS RCA.
Przykład 7.
Pan Karol z przykładu 5. w październiku otrzyma wynagrodzenie w wysokości 6000 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za październik 2021 roku wykaże się go w jednym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 03, naliczając mu:
- składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru w kwocie 6000 zł;
- składkę zdrowotną od podstawy w kwocie 5177,40 zł (6000 zł – 822,60 zł, gdzie 822,60 zł to składki społeczne finansowane ze środków pracownika obliczone od podstawy 6000 zł).
Podsumowując – pracownika, który otrzymał orzeczenie o niepełnosprawności i przekazał je pracodawcy, należy zarejestrować w ZUS-ie. Dokonuje się tego, składając odpowiednie deklaracje zgłoszeniowe; trzeba pamiętać, że w deklaracji rozliczeniowej pracownik może być wykazany w dwóch raportach.