Niepełnosprawność pracownika a przekazanie informacji ZUS-owi

Zatrudniając pracowników, przekazuje się do ZUS-u odpowiednie zgłoszenie ZUS ZUA, w którym podawany jest kod ubezpieczenia. Jedna z cyfr w tym kodzie informuje o stopniu niepełnosprawności danej osoby. Czy niepełnosprawność pracownika nabyta w trakcie zatrudnienia powoduje konieczność korygowania zgłoszenia ZUS ZUA?

Zgłoszenie ZUS ZUA

Po zatrudnieniu pracownika pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego). Realizuje się to na druku ZUS ZUA. Dane, jakie należy podać przy takim zgłoszeniu, określa art. 36 ust. 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli są to:

• dane identyfikacyjne pracownika;
• dane ewidencyjne pracownika;
• dane adresowe pracownika; 
• informacje o ustalonym bądź nieustalonym prawie do emerytury lub renty;
• tytuł ubezpieczenia;
• wykonywany zawód;
• informacja o posiadanym przez pracownika stopniu niepełnosprawności.

Kod tytułu ubezpieczenia składa się z 6 znaków oznaczających:

1. podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem (4 znaki) – w przypadku umowy o pracę jest to 01 10;
2. ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty (1 znak);
3. stopień niepełnosprawności (1 znak).

Informacje o posiadanym (lub nie) stopniu niepełnosprawności przekazuje się za pomocą kodu:

• 0 – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności/osoba, która posiada orzeczenie, lecz nie przedłożyła go płatnikowi składek;
• 1 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności;
• 2 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
• 3 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• 4 – osoba, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.

Przykład 1.

Podpisano umowę o pracę z panem Janem, który nie posiada stopnia niepełnosprawności ani nie ma prawa do emerytury czy renty. Zgłoszenia dokonano na druku ZUS ZUA z kodem 01 10 00.

Przykład 2.

Umowa o pracę została podpisana z panią Moniką, która posiada umiarkowany stopień niepełnosprawności (przedstawiła pracodawcy orzeczenie) oraz nie ma prawa do emerytury/renty. Zgłoszenia dokonano na druku ZUS ZUA z kodem 01 10 02.

Niepełnosprawność pracownika a zmiana zgłoszenia

Jeżeli w trakcie trwania stosunku pracy pracownik uzyska orzeczenie o niepełnosprawności i informację tę dostarczy pracodawcy, wówczas pracodawca ma obowiązek poinformować o tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dokonywana jest zmiana kodu tytułu ubezpieczenia, o której ZUS zawiadamia się poprzez wyrejestrowanie danej osoby i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń zawierające prawidłowe dane. Zmieniając kod, należy zatem:

• wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia;
• ponownie zgłosić go do nich na druku ZUS ZUA z nowym kodem tytułu ubezpieczenia, zawierającym już informację o posiadanym przez pracownika stopniu niepełnosprawności.

Istotne jest, żeby ustalić, z jaką datą dokonać zmiany kodu. Tu zgodnie z art. 2a ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Czyli w myśl tego przepisu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia należałoby dokonać od dnia, w którym pracodawca otrzymał od pracownika informację o orzeczeniu. ZUS w tym przypadku wskazuje jednak, że zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia dotyczącej stopnia niepełnosprawności trzeba dokonać z datą od następnego dnia po dniu, w którym płatnik otrzymał od ubezpieczonego stosowne orzeczenie.

Przykład 3.

Pan Jan nie posiada orzeczonego stopnia niepełnosprawności ani prawa do emerytury lub renty. Zgłoszono go więc do ubezpieczeń w ZUS-ie z na druku ZUS ZUA kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. 13 kwietnia 2023 roku pracownik przedłożył w zakładzie pracy orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności. W związku z tym należy:

• wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń od 14 kwietnia 2023 roku na druku ZUS ZWUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, a następnie
• zgłosić go ponownie do ubezpieczeń od 14 kwietnia 2023 roku na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 01.

Przykład 4.

Pani Monika posiada orzeczony umiarkowany stopień niepełnosprawności, nie ma prawa do emerytury lub renty. Zgłoszono ją więc do ubezpieczeń w ZUS-ie z na druku ZUS ZUA kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 02. 30 września 2023 roku pracowniczka przedłożyła w zakładzie pracy orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. W związku z tym należy:

• wyrejestrować pracowniczkę z ubezpieczeń od 1 października 2023 roku na druku ZUS ZWUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 02, a następnie
• zgłosić ją ponownie do ubezpieczeń od 1 października 2023 roku na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 03.

W niektórych przypadkach ZUS dopuszcza też możliwość zmiany kodu tytułu ubezpieczenia od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym pracodawca otrzymał informację od pracownika.

Przykład 5.

Pan Karol nie posiada orzeczenia o stopniu niepełnosprawności ani prawa do emerytury lub renty. Zgłoszono go więc do ubezpieczeń w ZUS-ie z na druku ZUS ZUA kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. 20 września 2023 roku pracownik przedłożył w zakładzie pracy orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. W związku z tym należy:

• wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń od 1 października 2023 roku na druku ZUS ZWUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, a następnie
• zgłosić go ponownie do ubezpieczeń od 1 października 2023 roku na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 03.

Zmiana kodu a deklaracje rozliczeniowe

Co istotnie, jeśli pracodawca otrzyma orzeczenie od pracownika w trakcie miesiąca, to po dokonaniu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych za taki miesiąc trzeba wykazać pracownika w dwóch raportach imiennych. W każdym z nich za należnymi kwotami składek wyliczonymi od podstawy ustalonej proporcjonalnie do liczby dni podlegania z danym kodem tytułu ubezpieczenia.

Przykład 6.

Pan Jan z przykładu 3. na koniec kwietnia 2023 roku otrzyma wynagrodzenie w kwocie 56000 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za październik 2023 roku wykaże się go w dwóch raportach ZUS RCA:

• w jednym – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, naliczając mu:

• składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru w kwocie 2600 zł, (6000 zł : 30 dni kwietnia × 13 dni kwietnia);
• składkę zdrowotną od podstawy w kwocie 2243,54 zł (2600 zł – 356,46 zł, gdzie 356,46 zł to składki społeczne finansowane ze środków pracownika obliczone od podstawy 2600 zł);

• w kolejnym – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 01, naliczając mu:

• składki społeczne od podstawy wymiaru w kwocie 3400 zł (tj. 3400 zł : 30 dni kwietnia × 17 dni kwietnia);
• składkę zdrowotną od podstawy w kwocie 2933,86 zł (tj. 3400 zł – 466,14 zł, gdzie kwota 466,14 zł to składki społeczne finansowane ze środków pracownika obliczone od podstawy 3400 zł).

Jeżeli przerejestrowania dokonano od pierwszego dnia miesiąca, wtedy pracodawca uniknie konieczności wykazywania pracownika w dwóch blokach raportu ZUS RCA.

Przykład 7.

Pan Karol z przykładu 5. w październiku otrzyma wynagrodzenie w wysokości 5000 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za październik 2023 roku wykaże się go w jednym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 03, naliczając mu:

• składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru w kwocie 5000 zł;
• składkę zdrowotną od podstawy w kwocie 4314,50 zł (5000 zł – 685,50 zł, gdzie 685,50 zł to składki społeczne finansowane ze środków pracownika obliczone od podstawy 5000 zł).

Podsumowując – pracownika, który otrzymał orzeczenie o niepełnosprawności i przekazał je pracodawcy, należy zarejestrować w ZUS-ie. Dokonuje się tego, składając odpowiednie deklaracje zgłoszeniowe; trzeba pamiętać, że w deklaracji rozliczeniowej pracownik może być wykazany w dwóch raportach.