Prawidłowo oznaczona strona umowy jest jej niezbędnym elementem. Pozwala to na określenie podmiotów zawierających umowę, wskazanie ich danych umożliwiających identyfikację, a także osób, które te podmioty reprezentują. Oznaczenie stron umowy zależy od formy prawnej, w jakiej dany podmiot zawiera umowę, tzn. czy jest to osoba fizyczna, przedsiębiorca czy spółka prawa handlowego. Wobec tego jak prawidłowo oznaczyć stronę umowy w zależności od formy prawnej, w jakiej funkcjonuje? Odpowiedź poniżej.
Osoba fizyczna jako strona umowy
Przy oznaczeniu osoby fizycznej jako strony umowy należy wskazać:
- imię i nazwisko;
- adres zamieszkania;
- adres do doręczeń korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania;
- numer PESEL/numer i seria dowodu osobistego;
- wskazanie danych pełnomocnika, jeżeli zawiera umowę za jego pośrednictwem.
Powyższe informacje umożliwiają identyfikację osoby fizycznej i wskazują na podstawowe dane, które umożliwią kontrahentowi określić personalia strony w ewentualnym sporze przed sądem.
Przykład 1.
Jan Kowalski zamieszkały w Warszawie (00–454) pod adresem: ul. Klonowa 2, legitymujący się numerem PESEL: 99021393285.
Przedsiębiorca jako strona umowy
Przy oznaczeniu osoby fizycznej jako strony umowy należy wskazać:
- imię i nazwisko;
- firmę, pod którą przedsiębiorca prowadzi działalność;
- adres siedziby;
- adres do doręczeń korespondencji, jeżeli jest inny niż adres prowadzenia działalności gospodarczej;
- numery NIP, REGON;
- wskazanie danych pełnomocnika, jeżeli zawiera umowę za jego pośrednictwem.
Przykład 2.
Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: Jan Kowalski Handel Hurtowy w Warszawie (00–454) pod adresem: ul. Klonowa 2, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, posiadający numer NIP: 9373783837 oraz REGON: 383736366.
Spółka cywilna jako strona umowy
Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, dlatego też w umowie powinni być oznaczeni wszyscy jej wspólnicy jako strona umowy.
Przy oznaczeniu spółki cywilnej jako strony należy wskazać:
- imię i nazwisko wspólnika;
- adres zamieszkania;
- PESEL;
- adres do doręczeń korespondencji, jeżeli jest inny niż adres prowadzenia działalności gospodarczej;
- numer NIP.
Przykład 3.
Jan Kowalski zamieszkały w Warszawie (00–454) pod adresem: ul. Klonowa 2, legitymujący się numerem PESEL: 99021393285, posiadający numer NIP: 857473636,
Kazimierz Nowak zamieszkały w Warszawie (00–454) pod adresem: ul. Akacjowa 2, legitymujący się numerem PESEL: 99021293655, posiadający numer NIP: 857548736,
działający łącznie jako wspólnicy spółki cywilnej pod nazwą: Kowalski Nowak Hurt Detal s.c. z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Dębowa 3, NIP spółki cywilnej: 834538475.
Spółka osobowa jako strona umowy na przykładzie spółki jawnej
Przy oznaczeniu osoby fizycznej jako strony umowy należy wskazać:
- nazwę spółki;
- adres siedziby;
- sąd rejestrowy;
- numer KRS;
- numery NIP, REGON;
- imię i nazwisko wspólnika uprawnionego do reprezentacji.
Przykład 4.
Kowalski i wspólnicy spółka jawna z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Dębowa 3, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod nr KRS: 0000654738, posiadająca NIP: 7473483848 oraz REGON: 543583753, reprezentowana przez: Jana Kowalskiego.
Podobne oznaczenie należy zastosować w stosunku do spółki partnerskiej: spółkę reprezentuje wspólnik – partner lub zarząd (jeżeli został ustanowiony).
W przypadku spółki komandytowej spółkę reprezentuje wspólnik – komplementariusz. Komandytariusz nie może reprezentować spółki, chyba że zostało mu udzielone pełnomocnictwo.
Spółka kapitałowa jako strona umowy – sp. z o.o., S.A.
Zgodnie z art. 206 § 1 Kodeksu spółek handlowych pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
- firmę spółki, jej siedzibę i adres;
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP);
- wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
- oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.
Przykład 5.
ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Dębowa 4, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod nr KRS: 0000650038, posiadająca NIP: 7473483528 oraz REGON: 543512753, o kapitale zakładowym w wysokości 5000,00 zł, reprezentowana przez: Jana Kowalskiego – Prezesa zarządu.
Zgodnie z art. 374 § 1 Kodeksu spółek handlowych pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
- firmę spółki, jej siedzibę i adres;
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP);
- wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego;
- oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.
Przykład 6.
ABC Spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Dębowa 4, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod nr KRS: 0000653038, posiadająca NIP: 7173483528 oraz REGON: 543512713, o kapitale zakładowym w wysokości 100 000,00 zł w całości wpłaconym, reprezentowana przez: Jana Kowalskiego – Prezesa zarządu.
