Naliczenie kar umownych wynikających z umowy a postanowienia umowne

Kary umowne stanowią pewnego rodzaju narzędzie umożliwiające dyscyplinowanie kontrahenta do prawidłowego wykonania umowy. Takie kary uruchamiane są w chwili, gdy kontrahent postępuje wbrew postanowieniom umowy, tj. opóźnia się w wykonaniu umowy, wykonuje ją w sposób sprzeczny z umową. Wówczas druga strona ma możliwość uruchomić odpowiednie procedury, które będą skutkować naliczeniem kar umownych. W jaki sposób formułować postanowienia umowne dotyczące kar umownych? Jak prawidłowo powinno odbywać się naliczenie kar umownych?

Czym jest kara umowna?

Zgodnie z art. 483 Kodeksu cywilnego można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Przewidziana w kc instytucja kary umownej, stanowi zastrzeżenie umowne, modyfikujące zasady odpowiedzialności odszkodowawczej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, przewidziane w art. 471 kc. Przesłanką powstania roszczenia wierzyciela o zapłatę kary umownej, o której mowa w art. 483 § 1 kc, może być każda postać zarówno niewykonania, jak i nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego przez dłużnika. Co do terminów użytych w tym przepisie – niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania – wypada wyraźnie podkreślić, że pojęcia te, tak jak w przypadku art. 471 kc, należy od siebie odróżnić. Każde z nich stanowi odrębną podstawę dochodzenia tego rodzaju roszczenia, a co do zasady okoliczności faktyczne, wpisujące się w te pojęcia, nie pokrywają się ze sobą.

Nienależyte wykonanie zobowiązania oznacza wszystkie te sytuacje, które nie są kwalifikowane jako niewykonanie zobowiązania i polega na wykonywaniu zobowiązania przez dłużnika w sposób niezgodny z jego treścią.

Niewykonanie zobowiązania związane jest z kolei z całkowitym lub częściowym niewykonaniem obowiązków umownych przez dłużnika, co może oznaczać nie tylko nieprzystąpienie do ich wykonywania, ale także zaprzestanie ich realizacji w czasie obowiązywania umowy.

Trzeba przy tym podkreślić, że przepisy o karze umownej, a tym samym odwołujące się do nich zastrzeżenia umowne, jako stanowiące modyfikację normatywnych podstaw odpowiedzialności odszkodowawczej, nie mogą podlegać wykładni rozszerzającej. Kara umowna może się zatem odnosić do wprost określonych w umowie, zindywidualizowanych postaci niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Zatem o zakresie zastosowania kary umownej rozstrzyga w każdym razie treść dokonanego przez strony zastrzeżenia.

Oczywiście nałożenie kary umownej i jej wysokość musi mieć swoje granice, tj. kara umowna nie może powodować wzbogacenia się wierzyciela (podmiotu, który nalicza karę umowną). Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 2022 roku, I NSNc 424/21: „Jakkolwiek celem zastrzeżenia kary umownej jest wywarcie na dłużniku presji, żeby wykonał on swoje zobowiązanie w sposób należyty – przez co kara umowna powinna mieć wymiar dolegliwości o realnym charakterze – to jednak nie może ona prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia wierzyciela. Dokonując oceny wysokości zastrzeżonej kary umownej pod tym kątem, należy zatem zweryfikować, czy nie dochodzi do nieusprawiedliwionej okolicznościami sprawy dysproporcji między wysokością kary umownej a godną ochroną interesu wierzyciela”.

Aby postanowienie umowne regulujące karę umowną było ważne i mogło wywrzeć skutki prawne, musi zawierać określone essentialia negotii. Jak stanowi art. 483 § 1 kc, zawierający definicję kary umownej, można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy pieniężnej. Wynika stąd, że do elementów przedmiotowo istotnych zastrzeżenia kary umownej należy zaliczyć:

1. zobowiązanie, a przynajmniej pojedynczy obowiązek, którego niewykonanie lub nienależyte wykonanie rodzi obowiązek zapłaty kary umownej, a więc niezbędne jest wskazanie tytułu jej naliczenia, przy czym nie ma potrzeby enumeratywnie wymieniać w umowie okoliczności (przyczyn), z których powodu dłużnik nie wykonał zobowiązania lub je nienależycie wykonał;
2. wskazanie kwoty, jaką w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy jest zobowiązany zapłacić dłużnik.

Naliczenie kar umownych a postanowienia dotyczących kar umownych

1. Poniżej przykład prawidłowych postanowień dotyczących sposobu obliczania/uzgadniania kar umownych:
2. „Zamawiający ma prawo naliczyć wykonawcy następujące kary umowne, do których zapłaty zobowiązany jest wykonawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania:
1. w przypadku opóźnienia w realizacji przedmiotu umowy wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia określonego w par. […] za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;
2. karę umowną w wysokości 300 zł netto za każdy przypadek niestawienia się wykonawcy w ustalonym w zamówieniu terminie;
3. karę umowną w wysokości 100 zł netto za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu dokumentacji dotyczącej wykonywanego przedmiotu umowy;
4. karę umowną w wysokości 5000 zł netto za każdy przypadek nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa określonych w wytycznych zamawiającego stanowiących załącznik nr 1 do umowy i ogólnie przyjętych przepisów BHP;
5. karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia za odstąpienie od umowy przez zamawiającego z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
3. Kary umowne naliczane na podstawie umowy są od siebie niezależne.
4. Jeżeli szkoda poniesiona przez zamawiającego przekracza wysokość nałożonych kar umownych, wykonawca może żądać odszkodowania ponad zastrzeżoną wysokość kary umownej. Zlecający jest uprawniony do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych naliczonych na podstawie umowy.
5. Łączna wysokość kar umownych, naliczonych przez zamawiającego na podstawie łączącej strony umowy, nie może przekraczać 30% wynagrodzenia wykonawcy wynikającego z realizacji przedmiotu umowy, w związku z którym kara umowna jest naliczana”.

Oczywiście powyższe postanowienia stanowią jedynie przykłady, w jaki sposób naliczać kary umowne oraz w jaki sposób określać ich wysokość. Strony w toku konstruowania projektu umowy powinny określić:

1. jakie kary umowne są naliczane i w związku z jakimi uchybieniami związanymi z niewykonaniem lub nienależytym wykonywaniem umowy;
2. wysokość kar umownych lub sposób obliczenia kar umownych, np. 10% wysokości wynagrodzenia;
3. zastrzeżenie dotyczące możliwości dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość nałożonych kar umownych;
4. zastrzeżenie dotyczące maksymalnej wysokości możliwych do naliczenia kar umownych na podstawie łączącej strony umowy, np. nie więcej niż 30% wynagrodzenia za wykonany przedmiot umowy.

Postanowienie dotyczące maksymalnej wysokości naliczania kar umownych nie jest jednak konieczne, zależy od woli stron. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2021 roku, III CZP 16/21: „Dopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej za zwłokę w wykonaniu zobowiązania w postaci określonego procentu ustalonego wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki, nawet jeżeli nie określono końcowego terminu naliczania kary umownej ani jej kwoty maksymalnej”.

Miarkowanie kary umownej

Zgodnie z art. 484 § 2 kc, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana.

Celem miarkowania kary umownej, czyli jej zmniejszenia, jest ochrona dłużnika ze względu na zasady słuszności. Oceniając, czy za zastosowaniem w sprawie art. 484 § 2 kc, przemawia godny ochrony interes dłużnika (zobowiązanego do zapłaty kary umownej), sąd powinien uwzględnić ogół majątkowych i niemajątkowych interesów wierzyciela. Za właściwe kryterium oceny rażącego wygórowania kary przyjmuje się w orzecznictwie stosunek kary do odszkodowania, które należałoby się wierzycielowi na zasadach ogólnych. Jest to kryterium należące do najbardziej uniwersalnych, umożliwia bowiem zachowanie konstrukcyjnej niezależności kary umownej od wysokości poniesionej szkody, a ponadto pozwala na uwzględnienie okoliczności mających decydujący wpływ na wysokość odszkodowania. Z kolei w ramach naruszonego interesu niemajątkowego wierzyciela bierze się pod uwagę rodzaj i stopień uchybień dłużnika, jego gospodarcze położenie, stopień winy dłużnika, przyczyny opóźnienia, narażenie na szwank zaufania klientów.

Wobec tego instytucja miarkowania kary umownej jest swego rodzaju zabezpieczeniem dla postanowień umownych, które zostały ustanowione w sposób sprzeczny z ogólnie przyjętymi normami.