Postęp technologii, cyfryzacja oraz otwarcie granic wielu przedsiębiorcom pozwoliło rozwinąć skrzydła i rozszerzyć swoją działalność również na inne kraje. Aby jednak prowadzić biznes w obcym kraju, potrzebna jest firma, poprzez którą przedsiębiorca mógłby zarządzać transakcjami za granicą. Niekiedy jednak nie ma potrzeby zakładania nowego przedsiębiorstwa. Wystarczy założyć oddział zagranicznej firmy w Polsce, aby móc w pełni legalnie działać na polskim rynku. Jak założyć taki oddział w naszym kraju i kiedy jest to możliwe? O tym poniżej.
Kto może założyć oddział zagranicznej firmy w Polsce?
Jak wskazuje przepis art. 14 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oddziały z siedzibą na terytorium RP mogą tworzyć przedsiębiorcy zagraniczni mający siedzibę we wszystkich państwach należących do Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Pozostali przedsiębiorcy mogą prowadzić działalność w naszym kraju, o ile ratyfikowane umowy międzynarodowe podpisane przez Polskę na to pozwalają. Przedsiębiorcy mogą założyć oddział w Polsce na zasadzie wzajemności, co oznacza, że możliwość założenia oddziału jest uzależniona od tego, czy umowy międzynarodowe zapewniają polskim przedsiębiorcom podobnie uprawnienia za granicą.
Ustawa zdefiniowała również pojęcie samego „przedsiębiorcy”. Zgodnie z jej treścią przedsiębiorcą zagranicznym jest osoba zagraniczna, tj. osoba fizyczna nieposiadająca obywatelstwa polskiego, osoba prawna z siedzibą za granicą, jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną posiadająca zdolność prawną z siedzibą za granicą, wykonująca działalność gospodarczą za granicą oraz obywatel polski wykonujący działalność gospodarczą za granicą.
Oddział zagranicznej firmy w Polsce – jaki jest jej status?
Oddział jest częścią firmy zagranicznej, nie może zatem stanowić całkowicie autonomicznego bytu prawnego. Mimo to jest on wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie jednostką, która wykonuje działalność gospodarczą przedsiębiorcy zagranicznego poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności. W doktrynie określa się, że oddział przedsiębiorcy zagranicznego stanowi tzw. przedsiębiorstwo wtórne, w ramach którego przedsiębiorca wykonuje swoją działalność gospodarczą poza głównym miejscem jej prowadzenia na terytorium Polski.
Oddział zagranicznej firmy, mimo że jest wyodrębnioną pod względem organizacyjnym, personalnym, ekonomicznym i technicznym jednostką, nie posiada podmiotowości prawnej, czyli nie ma osobowości i zdolności prawnej. Oznacza to, że za wszelkie zobowiązania oddziału odpowiada przedsiębiorca zagraniczny. Oddział – przez to, że nie ma zdolności sądowej – nie może być również stroną postępowania sądowego. Stroną zawsze będzie przedsiębiorca zagraniczny. Wyjątkiem są sprawy pracownicze. W takich wypadkach w sprawach z powództwa pracownika lub przeciwko pracownikowi powodem bądź pozwanym będzie oddział spółki zagranicznej.
Przyjmuje się także, że oddział jest podmiotem, który nie może być sam w sobie pracodawcą. Zatrudnia on jedynie na podstawie umocowania udzielonego przez przedsiębiorcę zagranicznego. Dodatkowo oddział jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych z dochodów osiągniętych w Polsce, a powstałych w wyniku prowadzenia działalności gospodarczej. Nie podlega jednak pod podatek VAT rozliczany w Polsce.
Jak założyć oddział zagranicznej firmy w Polsce?
Założenie oddziału zagranicznej firmy w Polsce nie jest zbyt skomplikowane. Jeżeli prawo stosowane na terenie naszego kraju pozwala danemu przedsiębiorcy na założenie takiej jednostki, może uznać, że większość problemów ma już za sobą.
Założenie oddziału w Polsce zasadniczo wymaga jedynie:
- podjęcia przez przedsiębiorcę zagranicznego formalnej decyzji w przedmiocie założenia oddziału. Może tego dokonać np. na podstawie uchwały zarządu spółki;
- złożenia wniosku o wpis oddziału do polskiego rejestru sądowego – KRS;
- złożenie do KRS odpisu dokumentacji będącej podstawą powstania firmy zagranicznej (np. umowy, statutu) wraz z jej tłumaczeniem na język polski wykonanym przez biegłego tłumacza.
Rejestracja oddziału w KRS
Zatem najważniejsza w całej procedurze zakładania oddziału w Polsce przez zagranicznego przedsiębiorcę jest rejestracja jednostki w KRS. Odpowiednim do tego jest sąd rejonowy – sąd gospodarczy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podmiotu, który ubiega się o wpis.
Postępowanie rejestracyjne jest wnioskowe. Oznacza to, że sąd nie ma możliwości wszczęcia go z urzędu. Zawsze konieczny jest wniosek podmiotu zaingerowanego. Wniosek ten można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej. Od 2021 roku wnioski składane w formie papierowej nie są nawet rozpatrywane przez sąd. Podmiot nie otrzymuje wówczas żadnej informacji o oddaleniu czy odrzuceniu wniosku.
Formularz wniosku wypełnia się w języku polskim. Może być zatem potrzebny tłumacz, który pomoże odpowiednio uzupełnić wniosek. Zarówno wniosek, jak i wszelkie dokumenty załączone do niego należy podpisać podpisem kwalifikowanym, osobistym lub podpisem zaufanym ePUAP.
Jakie dokumenty złożyć wraz z wnioskiem?
Wniosek o założenie oddziału zagranicznej firmy w Polsce wymaga od wnioskodawcy załączenia szeregu dokumentów. Są to w szczególności:
- pełnomocnictwo osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;
- zaświadczenie polskiego przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego co do wzajemności działania;
- akt założycielski, umowa lub statut wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski;
- odpis z rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski;
- ewentualnie inne dokumenty, np. pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia za nie opłaty skarbowej.
Ile kosztuje rejestracja oddziału zagranicznej firmy w Polsce?
Składając wniosek w PRS, należy uiścić stosowną opłatę skarbową. Można dokonać jej za pośrednictwem portalu lub wykonać oddzielny przelew i załączyć potwierdzenie w systemie.
Opłaty za wpis przedstawiają się następująco:
- 500 zł – opłata sądowa za wpis,
- 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Oddział jako reprezentant przedsiębiorcy zagranicznego
Przedsiębiorca zagraniczny tworzący swój oddział w Polsce jest zobligowany do ustanowienia swojego pełnomocnika w oddziale do reprezentowania go na terytorium Polski. Taki pełnomocnik działa w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego, podejmując wszelkie decyzje dotyczące działalności oddziału.
Przedsiębiorca zagraniczny do kierowania oddziałem w Polsce może ustanowić więcej niż jednego pełnomocnika. Taki reprezentant może zostać w każdej chwili odwołany. Jego powołanie i odwołanie powinno nastąpić w formie pisemnej dla celów dowodowych.
Zakres działalności przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce
Przepis art. 15 omawianej ustawy jasno wskazuje, że przedsiębiorca zagraniczny w ramach oddziału może wykonywać działalność gospodarczą wyłącznie w zakresie, w jakim prowadzi tę działalność za granicą. Powyższe oznacza, że w ramach utworzonego oddziału przedsiębiorca nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie odmiennym od działalności prowadzonej za granicą. Zabronione jest prowadzenie jej w zakresie szerszym niż działalność gospodarcza przedsiębiorcy zagranicznego za granicą, np. poprzez wykonywanie innego rodzaju działalności gospodarczej pod odmiennym PKD.
Co więcej, oddział nie może prowadzić działalności, która, mimo że pokrywa się z zakresem działalności przedsiębiorcy zagranicznego wynikającym z rejestru państwa jego siedziby, nie jest faktycznie wykonywana przez przedsiębiorcę zagranicznego.
Oddział zagranicznej firmy w Polsce – podsumowanie
Założenie oddziału firmy zagranicznej w Polsce w teorii nie jest zbyt skomplikowane. Jeżeli przedsiębiorca jest rezydentem jednego z państw UE lub EOG, bez problemu może utworzyć w naszym kraju swoją jednostkę. W przypadku pozostałych firm wszystko będzie zależało od tego, czy Polska posiada umowę międzynarodową z danym państwem dającą prawo zagranicznym przedsiębiorcom prowadzenia swoich biznesów na terytorium RP. Firmy zagraniczne, tworząc oddział, muszą zarejestrować go w KRS. Do tego potrzebne jest wyznaczenie swojego reprezentanta oraz złożenie odpowiedniego wniosku wraz z odpisem dokumentacji będącej podstawą powstania firmy. Należy jednak pamiętać, że podmiot powstały na terytorium RP nie może wykonywać innej działalności, niż ta, którą wykonuje przedsiębiorca zagraniczny w swoim kraju.
