Wskazanie sposobu, który pozwalałby na zupełnie bezproblemowe rozstanie się z pracownikiem jest właściwie niemożliwe. Nie można ukrywać, że zwolnienie jest najczęściej negatywnym przeżyciem, wiążącym się ze sporym stresem i obawami. Istnieją jednak pewne wytyczne, dzięki którym pracownikowi łatwiej będzie przyjąć do wiadomości informacje o konieczności odejścia z firmy, a pracodawca nie będzie postrzegany negatywnie.
Przede wszystkim najistotniejsza jest forma poinformowania podwładnego o zwolnieniu. Specjaliści są zgodni - zawsze powinna być to rozmowa w cztery oczy, pomiędzy szefem a odchodzącym pracownikiem. W korporacjach obowiązek taki spada zazwyczaj na menedżera albo najwyższego rangą kierownika danego działu. Nigdy jednak nie należy delegować takiej rozmowy na innych specjalistów, np. kadrowych. Także forma rozmowy jest tu najlepszym - jeśli nie jedynym - wyjściem. Próby zwolnienia pracownika za pomocą poczty elektronicznej, SMS-ów bądź jego współpracowników są - delikatnie mówiąc - nietrafione. Do szefa, który tak postępuje, szybko może przylgnąć łatka tchórza lub krętacza.
W takim razie - rozmowa. Jak powinna ona wyglądać? Przede wszystkim - nie może być za długa. Szacuje się, że ok. 15-20 min to wystarczający czas. Najlepiej, by powiadomienie o zwolnieniu było szybkie i rzeczowe, jednakże z drugiej strony - niepozbawione empatii. Najlepiej jest nie używać słów o wydźwięku negatywnym - czyli raczej unikać rzuconego w twarz “zwalniam pana”. Lepiej jest wskazać, że współpraca pomiędzy firmą a pracownikiem dobiega końca. W ten sposób sytuacja zostaje przedstawiona jasno, ale w “ludzki” sposób.
Podczas rozmowy o zwolnieniu pracodawca powinien zadbać o dobre samopoczucie i samoocenę pracownika, jednak nie na siłę. Nie należy zatem przytaczać wszystkich błędów czy niedociągnięć, które doprowadziły do obecnej sytuacji. Z drugiej strony, nie można także okraszać swojej wypowiedzi zachwytami nad kompetencjami czy zdolnościami pracownika - najczęściej jest to odbierane jako banalne próby pocieszenia, czasem też - jako wskazówka, że istnieje jeszcze szansa na pozostanie w miejscu pracy. Jednocześnie warto unikać klasycznych pocieszaczy - “szybko coś znajdziesz”, “dzięki temu tylko się rozwiniesz” - nie pomogą, a potrafią wywołać jeszcze bardziej emocjonalną reakcję pracownika. Pracodawca nie powinien także przepraszać za swoją decyzję – skoro bowiem bazuje ona na konkretnych argumentach, nie ma powodu do skruchy. Przepraszając, szef może wywołać wrażenie niepewnego podjętych kroków albo opierającego się na własnych sympatiach i subiektywnej opinii.
Czy zatem nie pocieszać? Pocieszać, ale konkretnie. W tym miejscu warto wskazać, jak wyglądają odprawy, zapewnić o wystawieniu referencji, czy też udzieleniu informacji o pracowniku w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Nie należy też zapomnieć o daniu pracownikowi szansy, aby się wypowiedział. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że spyta on np. o powody takiej decyzji. Trzeba wtedy wskazać na konkretne błędy czy braki kompetencji, jednakże zawsze pokrótce, tak aby rozmowa nie zamieniła się w krytykę podwładnego. Sytuacja zwalniania jest już wystarczająco stresująca.
Pracodawca może także przygotować sobie przed rozmową listę obowiązków pracownika - rzeczy, którymi zajmował się on dotychczas i które powinien skończyć przed odejściem. Jak już wspomniano, utrata pracy jest najczęściej mocno emocjonalnym przeżyciem, co oznacza, że pracownik może nie pamiętać o dopięciu wszystkiego na ostatni guzik. W tym przypadku pisemne ustalenie pozwoli zapobiec kolejnym stresującym sytuacjom.
Dlaczego tak ważne jest, aby rozmowa dotycząca zwolnienia z pracy przebiegała zgodnie ze wskazanymi wytycznymi? Przede wszystkim - należy pamiętać, że zwolnienie dotyczy drugiej osoby - czyli człowieka, dla którego sytuacja będzie z pewnością dość obciążająca. Po drugie - styl zwolnienia bardzo często wpływa na morale pozostających w firmie pracowników. Jeśli wiedzą oni, że ich szef nie potrafi zapanować nad emocjami bądź w kontaktach z podwładnymi zachowuje się w sposób nieelegancki, trudno będzie wymagać od nich szacunku. Ponadto - skoro zwolniono w danym sposób jedną osobę, nie ma podstaw przypuszczać, że ktoś inny w firmie także nie będzie narażony na podobne traktowanie. Postrzeganie szefa jako zagrożenie ma natomiast negatywny wpływ na motywację i chęć do pracy pozostałej załogi.
