Komunikacja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych jest dla przedsiębiorców nieunikniona. Do kontaktów ze wspomnianą instytucją właściciel może jednak upoważnić wybraną osobę. W tym celu powinien złożyć odpowiedni wniosek w ZUS-ie. Jak wypełnić druk ZUS PEL? Jakie sprawy może załatwiać osoba, której udzielono pełnomocnictwa? Odpowiedź poniżej!
Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS-em
Przedsiębiorca nie jest jedyną osobą, która może kontaktować się z ZUS-em w sprawach dotyczących jego firmy. Ma on prawo upoważnić do tego swojego pracownika lub opiekuna w biurze rachunkowym, jeśli korzysta z takich usług. W tym celu konieczne jest przesłanie do ZUS-u pełnomocnictwa na druku ZUS PEL. Upoważnienie może mieć charakter jednorazowy – do wykonania konkretnej czynności, bądź stały – do załatwiania spraw z ZUS-em przez portal PUE czy też za pomocą pozostałych środków komunikacji.
Druk ZUS PEL jest bardzo prosty do wypełnienia. Składa się z pięciu części wymienionych poniżej.
Dane osoby, która udziela pełnomocnictwa
Tu należy wpisać dane właściciela firmy udzielającego upoważnienia, czyli:
- PESEL, a jeśli nie został nadany – rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- datę urodzenia;
- imię i nazwisko;
- adres do korespondencji;
- nazwę państwa, jeśli jest inne niż Polska;
- numer telefonu.
Jeśli spółka ma wieloosobowe przedstawicielstwo (należy wpisać dane więcej niż jednej osoby udzielającej pełnomocnictwa), wówczas konieczne jest wypełnienie dodatkowo załącznika PEL-Z i dołączenie go do formularza głównego.
Oświadczenie osoby, która udziela pełnomocnictwa
Jest to miejsce, gdzie określa się, czy osoba wskazana w poprzedniej części działa:
- w imieniu własnym;
- w imieniu reprezentowanej przez nią firmy, spółki czy instytucji.
Jeśli załączany jest druk PEL-Z, to tę opcję należy zaznaczyć. Oprócz NIP w przypadku udzielania pełnomocnictwa w imieniu innego podmiotu konieczne jest wpisanie również jego nazwy (płatnika składek), adresu siedziby, REGON.
Dane pełnomocnika
W tej części ZUS PEL uzupełnia się dane osoby, której udzielane jest pełnomocnictwo. Należy tam wpisać:
- PESEL, a jeśli nie został nadany, to rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- datę urodzenia;
- imię i nazwisko;
- adres do korespondencji;
- nazwę państwa, jeśli jest inne niż Polska;
- numer telefonu.
Zakres pełnomocnictwa w ZUS PEL
Pełnomocnictwo w ZUS może zostać udzielone w pełnym lub częściowym zakresie. W formularzu znajdziemy następujące opcje:
- pełnomocnictwo jednorazowe do wykonania konkretnej czynności/załatwienia sprawy i wpisanie, czego ono dotyczy – np. odbioru korespondencji, konkretnej sprawy;
- pełnomocnictwo do załatwiania spraw w ZUS-ie ze wskazaniem okresu, na jaki zostanie udzielone;
- pełnomocnictwo do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) ze wskazaniem okresu, na jaki zostanie udzielone.
Jeśli chcemy, aby pełnomocnik mógł reprezentować nas w zakresie wszystkich spraw w ZUS-ie, ale bez dostępu do konta na portalu PUE ZUS, zaznaczyć należy wyłącznie „do załatwiania spraw w ZUS”. Z kolei aby nadać pełnomocnikowi dostęp tylko do PUE ZUS (we wskazanym zakresie), zaznacza się jedynie „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)”. W przypadku wyboru obu opcji pełnomocnik będzie miał możliwość załatwiania spraw w ZUS-ie i uzyska dostęp do PUE w zakresie, który zostanie wskazany w kolejnej części.
W razie udzielenia pełnomocnictwa do PUE można określić rolę pełnomocnika – ubezpieczony, świadczeniobiorca, płatnik składek czy komornik. Trzy pierwsze można ograniczyć wyłącznie do korespondencji, a płatnik składek może mieć dodatkowo wgląd do E-ZLA. Pełnomocnictwo nadawane przez osobę działającą w imieniu innego podmiotu można nadać w roli płatnika składek, tu również można je zawęzić do korespondencji czy E-ZLA.
Jeśli pełnomocnictwo w ZUS udzielane jest w imieniu własnym, to w zależności od udzielonej roli pełnomocnik będzie też widział dane przedsiębiorcy:
- ubezpieczony – informacje o stanie konta osoby ubezpieczonej, dane o zgłoszeniach do ubezpieczeń, informacje o podstawach i składkach, zwolnieniach lekarskich, składkach zgromadzonych w OFE i na subkoncie w ZUS-ie;
- świadczeniobiorca – informacje o świadczeniach, które wypłaca/wypłacił ZUS, np. emeryturze, rencie, zasiłku chorobowym, zasiłku macierzyńskim (w tym informacji o wysokości tych świadczeń), zwolnieniach lekarskich, formularzach PIT;
- płatnik składek – stan rozliczeń z ZUS-em, dane osób zgłoszonych do ubezpieczeń przez tego płatnika oraz ich elektroniczne zwolnienia lekarskie oraz – jeśli płatnik zgłasza do ubezpieczenia mniej niż 100 ubezpieczonych – dostęp do aplikacji ePłatnik, przez którą można składać dokumenty ubezpieczeniowe;
- komornik – dane kancelarii oraz wnioski i odpowiedzi w sprawie udostępnienia danych osobowych.
W sytuacji gdy zakres pełnomocnictwa nie zostanie zawężony, pełnomocnik otrzyma pełny dostęp do danych w określonej roli. Będzie wtedy mógł np. składać różnego rodzaju wnioski i otrzymywać na nie odpowiedzi.
Na samym końcu osoba udzielająca upoważnienia powinna uzupełnić datę oraz złożyć podpis.
ZUS PEL czasem nie wystarczy
Wspomniany formularz pozwala na wskazanie pełnomocnika, który będzie kontaktował się z ZUS-em w większości spraw. Jednakże ten rodzaj upoważnienia nie dotyczy kontroli. Jeśli płatnik składek chce, aby w czasie kontroli reprezentowała go inna osoba, wówczas konieczne będzie wypełnienie formularza PEL-K. Takie pełnomocnictwo wygasa w dniu odebrania protokołu kontroli.
Jak odwołać pełnomocnictwo w ZUS?
Aby wycofać wcześniej udzielone pełnomocnictwo, należy przekazać do ZUS-u wypełniony formularz PEL-O. Może tego dokonać zarówno właściciel firmy, jak i osoba, której udzielono pełnomocnictwa. Jeśli spółka ma wieloosobowe przedstawicielstwo, to dołączyć należy również wypełniony załącznik PEL-Z.
Co ważne, składając PEL-O, dokonuje się całkowitego odwołania wcześniej udzielonych uprawnień. W przypadku chęci ograniczenia zakresu dotychczasowego pełnomocnictwa należy ponownie wypełnić PEL i wskazać zakres jego obowiązywania.
Pełnomocnictwo w ZUS może okazać się dobrym rozwiązaniem dla osób, które nie mają czasu na załatwianie spraw w urzędach. Wypełnienie druków wskazanych powyżej nie powinno sprawiać żadnych trudności.
