Koronawirus a RODO. Jak epidemia wpływa na bezpieczeństwo danych?

Epidemia koronawirusa przeorganizowała sposób pracy większości firm. Kto tylko mógł przeniósł pracę do domu. W wielu wypadkach wymagało to zabrania ze sobą dokumentów, które w normalnej sytuacji nie opuszczają biura, nowa sytuacja wymusza również zmianę sposobu komunikacji oraz obiegu dokumentów. Czy takie działanie jest zgodne z prawem?

Szczególna sytuacja wymusza na przedsiębiorcach nietypowe rozwiązania w tym całkowite przeniesienie pracy do domu. Z takimi wyzwaniami mierzy się choćby większość biur rachunkowych. Sama praca zdalna nie jest niezgodna z prawem należy jednak pamiętać, że mimo wyjątkowej sytuacji, sposób postępowania z dokumentami powinien pozostawać zgodny z prawem. W szczególności należy pamiętać o przepisach rodo oraz zachowaniu tajemnicy zawodowej czy tajemnicy przedsiębiorstwa.

Co z wynoszeniem dokumentów poza biuro?

Fizyczne przenoszenie dokumentów powinno być ostatecznością. Szeroko rozwinięte technologie umożliwiają eksportowanie dokumentów do sieci. W takim wypadku ważne aby korzystać z dedykowanych programów, które spełniają wymogi bezpieczeństwa.

Pracodawcy powinni również pamiętać, że to na nich ciąży obowiązek wyposażenia pracownika w sprzęt, który posiada odpowiednie zabezpieczenia. Praca na własnym sprzęcie to najgorsze rozwiązanie. W przypadku gdy nie ma innego wyjścia pozostaje świadomość pracowników.

Przejście na pracę zdalną to moment w którym pracodawca powinien przypomnieć pracownikom o obowiązujących procedurach bezpieczeństwa. Jeśli do tej pory takie procedury nie zostały wypracowane to kluczowe będzie odpowiednie przeszkolenie personelu i wprowadzenie choćby podstawowych zasad pracy zdalnej.