Epidemia koronawirusa przeorganizowała sposób pracy większości firm. Kto tylko mógł przeniósł pracę do domu. W wielu wypadkach wymagało to zabrania ze sobą dokumentów, które w normalnej sytuacji nie opuszczają biura, nowa sytuacja wymusza również zmianę sposobu komunikacji oraz obiegu dokumentów. Czy takie działanie jest zgodne z prawem?
Szczególna sytuacja wymusza na przedsiębiorcach nietypowe rozwiązania w tym całkowite przeniesienie pracy do domu. Z takimi wyzwaniami mierzy się choćby większość biur rachunkowych. Sama praca zdalna nie jest niezgodna z prawem należy jednak pamiętać, że mimo wyjątkowej sytuacji, sposób postępowania z dokumentami powinien pozostawać zgodny z prawem. W szczególności należy pamiętać o przepisach rodo oraz zachowaniu tajemnicy zawodowej czy tajemnicy przedsiębiorstwa.
Co z wynoszeniem dokumentów poza biuro?
Fizyczne przenoszenie dokumentów powinno być ostatecznością. Szeroko rozwinięte technologie umożliwiają eksportowanie dokumentów do sieci. W takim wypadku ważne aby korzystać z dedykowanych programów, które spełniają wymogi bezpieczeństwa.
MojeBiuro24.pl to kompleksowe rowiązania dla biur rachunkowych, które chcą bezpiecznie pracować zdalnie. Jakie korzyści posiada system?
-możliwość bezpiecznej pracy zdalnej
-ułatwione kontakty klient - biuro - klient
-bezpieczny obieg dokumentów
-przyjmowanie dokumentów w formie elektronicznej
-system OCR do przetwarzania faktur
-możliwość pozyskiwania nowych klientów
-bezpieczeństwo przechowywania danych
-stałe bezpłatne aktualizacje oprogramowania oraz jego rozwój
-bezpośrednie połączenie z ZUS, Fiskusem. GUS, bazą VIES czy białą listą podatników
MAŁA KSIĘGOWOŚĆ Z POZIOMU JEDNEGO SYSTEMU
Mb24.pl to system prosty w użyciu, a zarazem wszechstronny w swoich możliwościach. Testuj za darmo przez 30 dni.
Pracodawcy powinni również pamiętać, że to na nich ciąży obowiązek wyposażenia pracownika w sprzęt, który posiada odpowiednie zabezpieczenia. Praca na własnym sprzęcie to najgorsze rozwiązanie. W przypadku gdy nie ma innego wyjścia pozostaje świadomość pracowników.
Przejście na pracę zdalną to moment w którym pracodawca powinien przypomnieć pracownikom o obowiązujących procedurach bezpieczeństwa. Jeśli do tej pory takie procedury nie zostały wypracowane to kluczowe będzie odpowiednie przeszkolenie personelu i wprowadzenie choćby podstawowych zasad pracy zdalnej.
-świadomość przedsiębiorcy oraz jego personelu
-wypracowane procedury
-odpowiednio zabezpieczony sprzęt
-wykluczenie lub ograniczenie używania prywatnych sprzętów
-szyfrowanie przesyłanych dokumentów
-stosowanie tunelu vpn
-zabezpieczenia fizyczne jak specjalne osłony na ekran
