Poradnik Przedsiębiorcy

Koronawirus a RODO. Jak epidemia wpływa na bezpieczeństwo danych?

Epidemia koronawirusa przeorganizowała sposób pracy większości firm. Kto tylko mógł przeniósł pracę do domu. W wielu wypadkach wymagało to zabrania ze sobą dokumentów, które w normalnej sytuacji nie opuszczają biura, nowa sytuacja wymusza również zmianę sposobu komunikacji oraz obiegu dokumentów. Czy takie działanie jest zgodne z prawem?

Szczególna sytuacja wymusza na przedsiębiorcach nietypowe rozwiązania w tym całkowite przeniesienie pracy do domu. Z takimi wyzwaniami mierzy się choćby większość biur rachunkowych. Sama praca zdalna nie jest niezgodna z prawem należy jednak pamiętać, że mimo wyjątkowej sytuacji, sposób postępowania z dokumentami powinien pozostawać zgodny z prawem. W szczególności należy pamiętać o przepisach rodo oraz zachowaniu tajemnicy zawodowej czy tajemnicy przedsiębiorstwa.

Niezależnie od miejsca pracy przedsiębiorca powinien pamiętać o zachowaniu środków ostrożności o których mowa w art. 32 RODO, szczególna sytuacja nie zwalnia również od zachowania tajemnicy zawodowej oraz tajemnicy przedsiębiorstwa.

Co z wynoszeniem dokumentów poza biuro?

Fizyczne przenoszenie dokumentów powinno być ostatecznością. Szeroko rozwinięte technologie umożliwiają eksportowanie dokumentów do sieci. W takim wypadku ważne aby korzystać z dedykowanych programów, które spełniają wymogi bezpieczeństwa.

Poznaj system, który umożliwia bezpiecznie przeniesienie biura do sieci. 
MojeBiuro24.pl to kompleksowe rowiązania dla biur rachunkowych, które chcą bezpiecznie pracować zdalnie. Jakie korzyści posiada system?
-możliwość bezpiecznej pracy zdalnej
-ułatwione kontakty klient - biuro - klient
-bezpieczny obieg dokumentów
-przyjmowanie dokumentów w formie elektronicznej
-system OCR do przetwarzania faktur
-możliwość pozyskiwania nowych klientów
-bezpieczeństwo przechowywania danych
-stałe bezpłatne aktualizacje oprogramowania oraz jego rozwój
-bezpośrednie połączenie z ZUS, Fiskusem. GUS, bazą VIES czy białą listą podatników
MAŁA KSIĘGOWOŚĆ Z POZIOMU JEDNEGO SYSTEMU
Mb24.pl to system prosty w użyciu, a zarazem wszechstronny w swoich możliwościach. Testuj za darmo przez 30 dni.
W przypadku konieczności fizycznego przeniesienia dokumentacji należy zadbać aby odbyło się to w bezpieczny sposób, zgodnie z obowiązującą u pracodawcy procedurą.

Pracodawcy powinni również pamiętać, że to na nich ciąży obowiązek wyposażenia pracownika w sprzęt, który posiada odpowiednie zabezpieczenia. Praca na własnym sprzęcie to najgorsze rozwiązanie. W przypadku gdy nie ma innego wyjścia pozostaje świadomość pracowników.

Przejście na pracę zdalną to moment w którym pracodawca powinien przypomnieć pracownikom o obowiązujących procedurach bezpieczeństwa. Jeśli do tej pory takie procedury nie zostały wypracowane to kluczowe będzie odpowiednie przeszkolenie personelu i wprowadzenie choćby podstawowych zasad pracy zdalnej.

Bezpieczna praca zdalna to:
-świadomość przedsiębiorcy oraz jego personelu
-wypracowane procedury
-odpowiednio zabezpieczony sprzęt
-wykluczenie lub ograniczenie używania prywatnych sprzętów
-szyfrowanie przesyłanych dokumentów
-stosowanie tunelu vpn
-zabezpieczenia fizyczne jak specjalne osłony na ekran