W procesie rekrutacji pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy różnych informacji, które są ściśle określone w przepisach. Jednak zaświadczenie o niekaralności od kandydatów na etapie rekrutacji jest zagadnieniem, które nadal budzi wiele wątpliwości zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. Warto wiedzieć, kiedy takie żądanie jest zgodne z polskimi przepisami prawa, a kiedy może być uznane za naruszenie praw pracownika.
Jakich danych może wymagać pracodawca na etapie rekrutacji?
Przepisy Kodeksu pracy bardzo ściśle określają katalog informacji, jakich może żądać pracodawca na etapie rekrutacji od kandydata do pracy.
„Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4– 6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku”.
Jak widać, przepisy definiują zamknięty katalog informacji, których pracodawca może wymagać, i nie pozwalają na jego dowolne rozszerzenie.
Należy pamiętać, że oprócz przepisów kp dochodzą tu także przepisy o RODO, czyli ochronie danych osobowych i ich przetwarzaniu. Temat ten zostanie szerzej omówiony w dalszej części artykułu.
Podstawy prawne wymagania zaświadczenia o niekaralności
Zaświadczenie o niekaralności można uzyskać z Krajowego Rejestru Karnego (KRK), a procedury związane z jego uzyskiwaniem są ściśle określone przez przepisy prawa. Zgodnie z art. 21 ust. 3 Ustawy z dnia 13 maja 2016 roku o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich zaświadczenie to może być wymagane w przypadku pracy z dziećmi lub w zawodach, gdzie istnieje ryzyko związane z bezpieczeństwem publicznym.
Kiedy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności?
Pracodawca ma prawo żądać od kandydata zaświadczenia o niekaralności tylko wtedy, gdy taki obowiązek wynika bezpośrednio z przepisów prawa. Przykłady zawodów, w których wymóg niekaralności jest ustawowo przewidziany, to m.in.:
- nauczyciele,
- sędziowie,
- komornicy,
- prokuratorzy,
- policjanci,
- pracownicy ochrony,
- detektywi
- strażnicy graniczni
- pracownicy przedszkoli,
- pracownicy kantoru wymiany walut,
- osoby ubiegające się o zatrudnienie w podmiotach sektora finansowego.
Każdy z wymienionych powyżej zawodów uregulowany jest odrębnymi przepisami, na podstawie których można żądać od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności.
Konsekwencje nieuzasadnionego żądania zaświadczenia o niekaralności
W przypadku gdy pracodawca żąda zaświadczenia o niekaralności bez podstawy prawnej, może narazić się na zarzuty dyskryminacji oraz naruszenia dóbr osobistych kandydata. Przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących jest ściśle regulowane przez przepisy o ochronie danych osobowych i bez wyraźnej podstawy prawnej jest niedopuszczalne. Nieuprawnione żądanie może również skutkować odpowiedzialnością finansową oraz karną dla pracodawcy, włącznie z karą grzywny czy nawet pozbawienia wolności.
Dobrowolność i zgoda w kontekście zaświadczeń o niekaralności
W przypadku braku wyraźnego wymogu prawnego pracodawca nie ma prawa żądać od kandydata na pracownika lub od pracownika przedłożenia zaświadczenia o niekaralności. Dotyczy to zarówno wystąpienia z wnioskiem do Krajowego Rejestru Karnego o wydanie zaświadczenia, jak i żądania jego okazania.
Spotykana jest jednak praktyka, kiedy pracodawcy żądają od kandydatów lub pracowników przekazania zaświadczenia o niekaralności na zasadzie dobrowolności i zgody pracownika. Najczęściej takie sytuacje występują podczas zatrudnienia osób na stanowiska związane z zarządzaniem mieniem lub dostępem do informacji poufnych. Pracodawcy argumentują taką praktykę tym, że w ten sposób zabezpieczają swoje przedsiębiorstwo przed ewentualną utratą środków lub wyciekiem poufnych danych.
Co na to RODO?
Z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych dokument zaświadczenia o niekaralności należy klasyfikować jako zawierający dane o wyrokach skazujących, czynach zabronionych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa. Są to dane, które zgodnie z art. 10 RODO podlegają szczególnym warunkom przetwarzania.
Art. 10.
Przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa
„Przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa na podstawie art. 6 zgodność przetwarzania z prawem ust. 1 wolno dokonywać wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Wszelkie kompletne rejestry wyroków skazujących są prowadzone wyłącznie pod nadzorem władz publicznych”.
Z przytoczonego przepisu wyraźnie wynika, że przetwarzanie takich informacji możliwe jest wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem przewidującym odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wielokrotnie zwracał uwagę na te kwestie, podkreślając, że pracodawca nie ma prawa przetwarzać danych osobowych kandydata lub pracownika na podstawie jego zgody, o ile taki obowiązek nie wynika z przepisów prawa. Jak bowiem wielokrotnie podkreślał w swoich stanowiskach, występuje nierówność podmiotów występujących w stosunku zatrudnienia. Tym samym należałoby zakwestionować sam fakt dobrowolności takiej zgody.
Przykłady uzasadnionych i nieuzasadnionych żądań zaświadczeń o niekaralności
Przyjrzyjmy się przykładom, kiedy żądanie zaświadczenia o niekaralności jest uzasadnione, a kiedy niestety nie.
Uzasadnione żądania:
- Kandydat na nauczyciela, zgodnie z Kartą Nauczyciela, musi przedstawić zaświadczenie o niekaralności.
- Pracownicy ochrony muszą przedstawić zaświadczenie zgodnie z ustawą o ochronie osób i mienia.
Nieuzasadnione żądania:
- Pracodawca żądający zaświadczenia od kandydatów na stanowiska, które nie są wymienione w przepisach, np. zwykłych kasjerów czy pracowników administracyjnych, może narazić się na zarzut naruszenia prawa.
Zaświadczenie o niekaralności już na etapie rekrutacji – podsumowanie
Podsumowując, żądanie zaświadczenia o niekaralności na etapie rekrutacji jest zgodne z przepisami tylko w ściśle określonych przypadkach przewidzianych przez prawo. Pracodawcy powinni zachować ostrożność, aby nie naruszać praw kandydatów i unikać potencjalnych konsekwencji prawnych i finansowych związanych z nieuzasadnionym żądaniem tego dokumentu.
