Ponowne zatrudnienie a zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej

Dokumentowanie przez pracodawcę zdarzeń i okoliczności związanych z nawiązaniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy ma istotne znaczenie dla wykazania, że pracodawca dochowuje obowiązków nałożonych na niego przepisami prawa pracy. Ponadto niektóre dokumenty, w szczególności świadectwo pracy, są niezbędne pracownikowi do korzystania z przysługujących mu praw, np. do ustalenia stażu pracy dla potrzeb emerytalnych. Jak do tego odnosi się zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej? Odpowiadamy.

Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza

W myśl § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika – składają się z pięciu części i obejmują:

• w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (m. in. umowa o pracę, zakres czynności pracownika, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika);
• w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (m. in. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających);
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
• w części E - pracodawcy są zobowiązani umieszczać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność innych substancji

Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów, które należy ponumerować i ułożyć w porządku chronologicznym (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). 

Przepis § 6 wspomnianego rozporządzenia ustala ponadto zakres prowadzonej, również oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obejmuje ona:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej 

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej), w postaci papierowej lub elektronicznej, jest obowiązkiem pracodawcy. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy).

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej 

Zgodnie z art. 94⁵ kp w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Co znaczy „kontynuacja”?

W praktyce obowiązek kontynuacji polegać będzie w szczególności na:

• korzystaniu przez pracodawcę z dokumentacji zebranej w związku z poprzednim stosunkiem (stosunkami) pracy pracownika;
• włączaniu dokumentów do akt w miarę potrzeb, bez konieczności pozyskiwania dokumentów już wcześniej w nich zgromadzonych, jeżeli pozostają aktualne;
• zachowaniu ciągłości numeracji w dokumentacji pracowniczej.

Kiedy należy założyć nową dokumentację?

Zatrudnienie pracownika po przerwie dłuższej niż 10 lat oznacza konieczność założenia dla tego pracownika nowej dokumentacji.

Kiedy jeszcze nie stosuje się zasady kontynuacji dokumentacji pracowniczej?

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej nie dotyczy stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. – tzn. gdy przynajmniej jeden ze stosunków pracy nawiązano przed tym dniem. Konieczność założenia nowej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych, w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika po 1 stycznia 2019 r., gdy poprzedni stosunek pracy został nawiązany przed tym dniem, wiąże się z tym, że okres przechowywania akt osobowych dotyczących pierwszego ze stosunków pracy wynosi 50 lat, zaś drugiego – 10 lat (patrz art. 7 ust. 1 i art. 9 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Przykład 1.

Pracownik rozwiązał umowę o pracę 30 czerwca 2018 r. Kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą zawarł 1 października 2024 r. W tym przypadku – chociaż między ustaniem poprzedniego stosunku pracy a nawiązaniem następnego nie upłynęło więcej niż 10 lat – nie znajduje zastosowania zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej, gdyż tylko drugi z omawianych stosunków pracy nawiązano po 1 stycznia 2019 r.

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej ma zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., za które został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wprowadzenie z 1 stycznia 2019 r. nowych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej wpłynęło na skomplikowanie zasad dokumentowania stosunku pracy w przypadkach ponownego zatrudnienia pracownika przez tego samego pracodawcę. W niektórych przypadkach konieczne jest zaprowadzenie nowej, odrębnej dokumentacji, a w innych można stosować zasadę kontynuacji. Regułą jest to, że kontynuacja dokumentacji pracowniczej jest możliwa w tych przypadkach, w których mamy do czynienia z tym samym okresem przechowywania dokumentacji dotyczącej zarówno wcześniejszego, jak i kolejnego stosunku pracy.