Poradnik Przedsiębiorcy

Ponowne zatrudnienie a zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej

Dokumentowanie przez pracodawcę zdarzeń i okoliczności związanych z nawiązaniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy ma istotne znaczenie dla wykazania, że pracodawca dochowuje obowiązków nałożonych na niego przepisami prawa pracy. Ponadto niektóre dokumenty, w szczególności świadectwo pracy, są niezbędne pracownikowi do korzystania z przysługujących mu praw, np. do ustalenia stażu pracy dla potrzeb emerytalnych. Jak do tego odnosi się zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej? Odpowiadamy.

Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza

W myśl § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika – składają się z czterech części i obejmują:

  • w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (m. in. umowa o pracę, zakres czynności pracownika, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika);
  • w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (m. in. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających);
  • w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów, które należy ponumerować i ułożyć w porządku chronologicznym (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). 

Przepis § 6 wspomnianego rozporządzenia ustala ponadto zakres prowadzonej, również oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obejmuje ona:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej 

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej), w postaci papierowej lub elektronicznej, jest obowiązkiem pracodawcy. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy).

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej 

Zgodnie z art. 945 kp w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Co znaczy „kontynuacja”?

W praktyce obowiązek kontynuacji polegać będzie w szczególności na:

  • korzystaniu przez pracodawcę z dokumentacji zebranej w związku z poprzednim stosunkiem (stosunkami) pracy pracownika;
  • włączaniu dokumentów do akt w miarę potrzeb, bez konieczności pozyskiwania dokumentów już wcześniej w nich zgromadzonych, jeżeli pozostają aktualne;
  • zachowaniu ciągłości numeracji w dokumentacji pracowniczej.

Kiedy należy założyć nową dokumentację?

Zatrudnienie pracownika po przerwie dłuższej niż 10 lat oznacza konieczność założenia dla tego pracownika nowej dokumentacji.

W przypadku zakładania nowych akt osobowych dla ponownie zatrudnionego pracownika (gdy nie znajduje zastosowania zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej) pojawia się m.in. praktyczny problem dotyczący skompletowania dokumentów w części A akt osobowych. Należy zauważyć, że dokumenty zgromadzone w części A akt osobowych założonych przy nawiązywaniu wcześniejszego stosunku pracy w większości zachowują aktualność. Z tego względu wzywanie pracownika do ponownego przekazania tych dokumentów pracodawcy nie wydaje się konieczne. Pracodawca może natomiast skopiować posiadane już dokumenty części A akt osobowych dotyczących wcześniejszego stosunku pracy i kopie te włączyć do części A nowych akt osobowych.

Kiedy jeszcze nie stosuje się zasady kontynuacji dokumentacji pracowniczej?

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej nie dotyczy stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. – tzn. gdy przynajmniej jeden ze stosunków pracy nawiązano przed tym dniem. Konieczność założenia nowej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych, w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika po 1 stycznia 2019 r., gdy poprzedni stosunek pracy został nawiązany przed tym dniem, wiąże się z tym, że okres przechowywania akt osobowych dotyczących pierwszego ze stosunków pracy wynosi 50 lat, zaś drugiego – 10 lat (patrz art. 7 ust. 1 i art. 9 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Przykład 1.

Pracownik rozwiązał umowę o pracę 30 czerwca 2017 r. Kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą zawarł 1 października 2020 r. W tym przypadku – chociaż między ustaniem poprzedniego stosunku pracy a nawiązaniem następnego nie upłynęło więcej niż 10 lat – nie znajduje zastosowania zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej, gdyż tylko drugi z omawianych stosunków pracy nawiązano po 1 stycznia 2019 r.

Zasada kontynuacji dokumentacji pracowniczej będzie jednak mieć zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., za które został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych pracowników skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 41 f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Wprowadzenie z 1 stycznia 2019 r. nowych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej wpłynęło na skomplikowanie zasad dokumentowania stosunku pracy w przypadkach ponownego zatrudnienia pracownika przez tego samego pracodawcę. W niektórych przypadkach konieczne jest zaprowadzenie nowej, odrębnej dokumentacji, a w innych można stosować zasadę kontynuacji. Regułą jest to, że kontynuacja dokumentacji pracowniczej jest możliwa w tych przypadkach, w których mamy do czynienia z tym samym okresem przechowywania dokumentacji dotyczącej zarówno wcześniejszego, jak i kolejnego stosunku pracy.