Poradnik Przedsiębiorcy

Jak prowadzić listy obecności zgodnie z RODO?

Listy obecności, podpisywane przez pracowników w celu jej potwierdzenia, stanowią najprostszy sposób monitorowania frekwencji w pracy. Pracodawcy stosują różne metody potwierdzania przybycia, obecności i absencji w pracy, np. w postaci przyłożenia karty pracowniczej do czytnika, zalogowania się w systemie informatycznym lub złożenia podpisu na powyżej wspomnianej liście obecności.

Zasady potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy w regulaminie pracy warto uregulować zasady organizacji i porządku w zakładzie pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej (art. 1041 § 1 Kodeksu pracy). Jeśli w zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin pracy, pracodawca o powyższych zasadach potwierdzania przybycia obecności oraz usprawiedliwianiu nieobecności informuje na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). 

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 1 i art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. (Dz. U. 2014 poz. 1632) w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Pracownik nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, w szczególności spowodowanej chorobą.

Dane osobowe a listy obecności

Zgodnie z art. 4 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO – „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Wobec powyższego na listach obecności zapisywane są dane osobowe takie jak imię i nazwisko pracownika oraz przyczyna nieobecności, np. choroba czy urlop. Warto zaznaczyć, że informacje te mogą naruszać przepisy o RODO.

Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe muszą być:

  • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;

  • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;

  • adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;

Zatem zapisywanie na listach obecności informacji związanych z chorobą pracownika przekracza zakres adekwatności i niezbędności celów przetwarzania danych, z uwagi na to, że listy obecności służą przede wszystkim sprawdzeniu obecności pracowników w pracy.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Zatem dane dotyczące zdrowia nie powinny być przetwarzane i ujawniane na listach obecności, ponieważ należą do szczególnych kategorii danych, których przetwarzanie zgodnie z RODO jest zabronione.

Ewidencja czasu pracy

Warto pamiętać, że prowadzenie listy obecności nie zastępuje obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Każdy pracownik powinien mieć odrębną kartę ewidencji czasu pracy, w którym uwzględnione zostają godziny pracy w poszczególnych dniach, godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej, w niedziele i święta, urlopy, zwolnienia od pracy, obecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, zapis dni pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Może udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 Kodeksu pracy). Informacje znajdujące się w ewidencji czasu pracy przygotowywane są przez dział kadrowy i mogą być udostępnione wyłącznie pracownikowi, którego to dotyczy, pracodawcy lub przełożonemu. Zatem przyczyna nieobecności, w szczególności spowodowana chorobą, należy do danych wrażliwych i nie powinna być ujawniana innym pracownikom i osobom postronnym.

Warto dodać, że zgodnie z Wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 30 maja 2013 roku, sygn. akt C-342/12, art. 2 lit. a) dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych należy interpretować w ten sposób, że ewidencja czasu pracy, taka jak ta, której dotyczy postępowanie główne, zawierająca w odniesieniu do każdego pracownika wskazanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak również odnośnych przerw lub odpoczynków, wchodzi w zakres pojęcia „danych osobowych” w rozumieniu tego przepisu.

Jak prowadzić listy obecności zgodnie z RODO?

Dotychczas na listach obecności zapisywane były takie informacje jak data, nazwa działu lub stanowiska pracownika, imię i nazwisko pracownika, godziny rozpoczynania i kończenia pracy, podpis pracownika. Informacje te nie muszą być zmieniane. Jednak pracodawcy powinni pamiętać o niepozostawianiu listy obecności w miejscu dostępnym dla wszystkich. Warto wskazać, że nie muszą one zawierać oznaczeń dotyczących nieobecności pracownika w pracy, informacje te mogą być uzupełniane przez dział kadr.

W celu ochrony danych osobowych warto przemodelować obecne sposoby prowadzenia listy obecności. Pracodawca może przygotować listy z imieniem i nazwiskiem pracownika, natomiast nieobecności powinny być zaznaczane jednym symbolem, bez względu na to, czy nieobecność jest spowodowana urlopem czy chorobą. Natomiast dział kadrowy będzie sam rozszyfrowywał symbol i umieszczał w ewidencji czasu pracy właściwy powód nieobecności. Pracownik nie musi informować współpracowników o szczegółach swojej nieobecności związanej z chorobą, jednak powinien poinformować przełożonego lub dział kadr o przyczynie swojej absencji. Pracodawcy mogą prowadzić listy obecności oddzielnie dla każdego pracownika i tylko do wglądu danej osoby. Mogą one również funkcjonować na zasadzie numerów przyporządkowanych pracownikom, przy których potwierdzają swoją obecność poprzez złożenie podpisu.

Konkludując warto podkreślić, że praktyka oznaczania absencji chorobowych na liście obecności jest niezgodna z przepisami o ochronie danych osobowych. Dane o stanie zdrowia pracownika są danymi wrażliwymi i są niezbędne tylko do wiadomości pracodawcy i działu kadr. Pracownik nie ma obowiązku informować o swoim stanie zdrowia innych współpracowników. Natomiast informacje te są niezbędne pracodawcy do wyliczenia wynagrodzenia czy rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę, np. w trybie art. 53 Kodeksu pracy, tj. długotrwałej niezdolności do pracy z powodu choroby. Pracodawcy powinni dostosować listy obecności stosowane dotychczas w swoich zakładach pracy do zasad ochrony danych osobowych. Lista obecności zawierająca imię i nazwisko pracownika, godzinę rozpoczynania i kończenia pracy wraz z podpisem pracownika jest prawidłowa. Jednak nie należy umieszczać tam informacji dotyczącej nieobecności związanej z chorobą czy urlopem.