Poradnik Przedsiębiorcy

Akta pracownicze - zmiany dotyczące akt pracowniczych od 2019 roku

5 lutego została podpisana ustawa skracająca konieczność przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Będzie również istniała możliwość, aby akta pracownicze były przechowywane w formie elektronicznej. Choć pierwotnie ustawa miała wejść w życie od początku 2018 roku, to jednak nowe regulacje wejdą w życie 1 stycznia 2019 roku. Warto także wspomnieć o projekcie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej dotyczącym rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które ma w 2019 roku wprowadzić zmiany w prowadzeniu akt osobowych.

Korzyści z wprowadzenia nowych regulacji

Korzyści z wprowadzenia ustawy to przede wszystkim spore oszczędności. Przedsiębiorcy będą ponosić mniejsze koszty związane z przechowywaniem dokumentacji, odciąży to znacznie powierzchnie biurowe. Drugą korzyścią, którą powinna przynieść ustawa, jest  większe bezpieczeństwo interesów pracownika oraz skrócenie czasu poszukiwania dokumentów. Do tej pory to pracownik musiał przedkładać potrzebną dokumentację w ZUS-ie, teraz w założeniu to ZUS będzie posiadał pełną wiedzę i dokumentację dotyczącą danego pracownika i to na nim będzie ciążyć obowiązek ich gromadzenia, a nie jak dotychczas na pracowniku.

Akta pracownicze - przechowywanie

Pracodawca, jak regulują zapisy w ustawie, będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Dokumenty będzie mógł przechowywać w formie papierowej lub w formie elektronicznej przez okres zatrudnienia, jednak w warunkach niegrożących uszkodzeniem. Po okresie zatrudnienia natomiast co do zasady pracodawca zobligowany będzie do przechowywania akt przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Akta pracowników zwolnionych

W sytuacji ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie do 10 lat od zwolnienia, pracodawca będzie kontynuować prowadzenie akt dla tego pracownika, bazując na dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W momencie zakończenia pracy przez pracownika, pracodawca powinien wraz ze świadectwem wydać pracownikowi w postaci papierowej bądź elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym okresie.

Pracodawca będzie miał obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odebranie przez pracownika.

Forma przechowywania akt

Pracodawca będzie miał wybór, w jakiej formie chce przechowywać dokumentację oraz w każdej chwili będzie mógł zmienić jej postać:

  • W przypadku zmiany z formy papierowej na elektroniczną pracodawca będzie musiał sporządzić odwzorowanie cyfrowe, które należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.

  • W przypadku zmiany postaci dokumentacji z elektronicznej na papierową pracodawca będzie musiał sporządzić wydruki i opatrzyć je podpisem potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

10 lat, ale czy dla wszystkich pracowników?

Nie wszystkie akta pracownicze będą mogły być przechowywane przez 10 lat. Zastosowano następujący podział wg kryterium zatrudnienia pracowników:

  • akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku - w tym przypadku nie będzie możliwości przechowywania akt krócej niż 50 lat;

  • akta pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku - w tym przypadku to, czy pracodawca będzie przechowywał akta przez 10 czy 50 lat, będzie zależało od jego decyzji. Aby skrócić okres prowadzenia akt, pracodawca będzie zobowiązany złożyć raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika do ZUS. Będzie to zestawienie informacji dotyczących ubezpieczonych i podstawa do wyliczeń świadczeń;

  • akta pracowników zatrudnionych od stycznia 2019 roku - akta osób z tej grupy będą przechowywane przez 10 lat. Pracodawca będzie wysyłał informację dotyczącą przychodu pracownika automatycznie co miesiąc.

Nowelizacja dotycząca przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja to część pakietu ustaw “100 zmian dla firm”, które  mają za zadanie ułatwić prowadzenie biznesu przedsiębiorcom oraz zmienić relację przedsiębiorca - administracja na bardziej przyjazną, partnerską oraz uproszczoną. 

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakłada, że akta osobowe pracownika będą od 2019 roku składać się  nie z 3, ale z 4 części. Wyodrębniona część D będzie zawierać dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Akta osobowe będą składać się z:

  • części A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie),

  • części B (dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia),

  • części C (dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy),

  • części D (dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach).

Rozporządzenie daje możliwość dzielenia części akt osobowych na mniejsze powiązane ze sobą tematycznie i numerując je kolejno A1, B1, C1, D1. W takich przypadkach dokumenty w poszczególnych częściach należy numerować i przechowywać w porządku chronologicznym, a także  dla każdej z części utworzyć ich wykaz.

W przedstawionym projekcie nałożony został na pracodawcę także dodatkowy obowiązek przechowywania innych rodzajów dokumentów oddzielnie dla każdego z pracowników - będą one stanowić dokumentację pracowniczą.

Konkludując, wchodzące 1 stycznia 2019 r. w życie przepisy mają za zadanie wprowadzić wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych. Największą zmianą jest możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dzięki nowym przepisom będzie także można skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych.