Praca zdalna to istotne ułatwienie dla pracowników, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki zawodowe z dowolnego miejsca. Co się stanie, jeśli miejsce pracy zdalnej, nie zostało uzgodnione z pracodawcą?
Możliwość pracy zdalnej
Praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Obowiązkiem pracodawcy jest uwzględnienie wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej w przypadku:
- pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie potwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;
- pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
- pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio: opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
- pracownicy w ciąży;
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Uzgodnienie pracy zdalnej
Obowiązujące od kwietnia 2023 roku uregulowania Kodeksu pracy wymagają uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie co do wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudniania może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej na polecenie pracodawcy jest możliwe, jeżeli bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracownik złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do realizowania pracy zdalnej w następujących sytuacjach:
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Praca zdalna może być wykonywania okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to maksymalny wymiar tego uprawnienia i nie może być on rozszerzany przez pracodawcę. Pracownik może świadczyć pracę zdalnie okazjonalnie na jego wniosek, który może mieć formę papierową lub elektroniczną. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie, zwłaszcza jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowa uwzględnienia wniosku nie może być przejawem dyskryminacji.
Miejsce pracy zdalnej nieuzgodnione z pracodawcą
Praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Miejsce wykonywania pracy zdalnej może być co do zasady dowolne, pod warunkiem że pracownik będzie posiadał w nim stanowisko pracy zgodne z przepisami BHP. Pracodawca nie ma podstaw prawnych do weryfikowania, czy pracownik ma odpowiedni tytuł prawny do dysponowania danym lokalem, w którym świadczyć ma pracę zdalną. Miejscem takim może być dom rodzinny, wynajęte mieszkanie, domek na działce pod miastem. Strony mogą także uzgodnić kilka miejsc pracy zdalnej.
Kodeks pracy przewiduje następujące kary za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
upomnienie;
naganę.
Pracodawca może również stosować karę pieniężną za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, lub spożywanie alkoholu, lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy. Przy czym przewidziane zostały limity kary pieniężnej, która za jedno przekroczenie oraz za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.
Przykład 1.
Jakie konsekwencje mogą spotkać panią Laurę wykonującą pracę zdalną, której miejsce zostało określone jako jej mieszkanie położone w Warszawie, jeśli zdecydowała się wyjechać w Bieszczady i gdyby nie brak zasięgu i dostępu do internetu pracodawca nie zorientowałby się o zmianie miejsca wykonywania pracy zdalnej?
W tej sytuacji pani Laura może liczyć się z odpowiedzialnością porządkową, a w najgorszym wariancie także zwolnieniem z pracy. Pani Laura powinna mieć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej z innego miejsca.
Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę
Przepisy o pracy zdalnej uprawniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych na zasadach określonych w:
porozumieniu zawartym z organizacją związkową lub
ustalonym regulaminie, lub
indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Dlatego także z powodu kontroli ważne jest, aby miejsce pracy zdalnej było uzgodnione z pracodawcą.
Pracownik pracujący w formie pracy zdalnej jest również obowiązany przestrzegać podstawowych obowiązków pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, gdyż jest to podstawowy obowiązek pracowniczy.
- znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy;
- brać udział w szkoleniu i instruktażu z tego zakresu oraz poddawać się wymaganym egzaminom sprawdzającym;
- wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych;
- dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy;
- używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej zgodnie z ich przeznaczeniem;
- poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim i stosować się do wskazań lekarskich;
- niezwłocznie zawiadomić przełożonego o zauważonym wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzec osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia o grożącym im niebezpieczeństwie;
- współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracownik musi przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania.
Pracownik wykonujący pracę zdalną musi organizować stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.
Podsumowanie
Podsumowując, pracownik zawsze powinien uzgodnić miejsce pracy zdalnej z pracodawcą. Jeśli tego nie uczyni, naraża się na odpowiedzialność porządkową i nie tylko.
