Poradnik Przedsiębiorcy

Czy wiesz jakie są podstawowe zasady BHP w biurze?

Praca zawodowa jest jedną z najważniejszych aktywności w życiu człowieka – nie można jednak zapominać, że zawsze na pierwszym miejscu powinna stać dbałość o zabezpieczenie swojego zdrowia i życia. Także w miejscu pracy należy dołożyć wszelkich starań, aby zachowane były zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Co ważne, nie tylko zawody związane np. z pracą na wysokościach czy przy niebezpiecznych substancjach są mocno obwarowane przepisami. Pracodawca zatrudniający pracowników w biurze powinien pamiętać o dostosowaniu się do przepisów BHP. Przeczytaj nasz artykuł i poznaj zasady bhp w biurze!

Biuro - miejsce pracy stałej

Wydawać by się mogło, że biuro stanowi jedno z bezpieczniejszych miejsc pracy, w którym stosowanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy – poza posiadaniem gaśnicy i apteczki – jest zbędne. Tymczasem okazuje się, że zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z 26 września 1997 r. także biuro musi spełniać odpowiednie wymagania.

§ 2 rozporządzenia, zawierający najważniejsze definicję pojęć używanych w tych przepisach, określa, że pomieszczeniem pracy nazywa się pomieszczenie przeznaczone na pobyt pracowników, w którym wykonywana jest praca (pkt. 3). Zatem biuro spełnia to wymaganie – co więcej, najczęściej spełnia ono także wymogi pomieszczenia pracy stałej, czyli takiego, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika przekracza 4 godziny na dobę (pkt 4).

Natomiast jeśli spojrzeć na § 1, to zgodnie z jego brzmieniem przepisy rozporządzenia dotyczą szczególnie:

  • obiektów budowlanych, pomieszczeń pracy i terenu zakładów pracy,
  • procesów pracy,
  • pomieszczeń i urządzeń higienicznosanitarnych,

co przesądza o konieczności dostosowania pomieszczeń biurowych do wskazanych wymogów.

Jakie zatem obowiązują przepisy bhp w biurze? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w dziale III rozporządzenia – pomieszczenia pracy.

BHP w biurze - pomieszczenia biurowe

W rozdziale pierwszym działu dotyczącego pomieszczeń pracy opisano szczegółowo wymogi, jakie powinny być spełnione w pokojach (m.in.) biurowych. Już z pierwszego ujętego tu paragrafu wynika, że porządek i czystość w miejscu pracy to nie dobra wola i wychowanie pracodawcy, ale jego obowiązek. Podobnie konieczne jest zapewnienie okresowego remontu i konserwacji pomieszczeń, tak aby zachowane zostały wymogi bhp w biurze.

Pracodawca musi zadbać o to, żeby pomieszczenia biurowe były odpowiednio oświetlone – światłem naturalnym i sztucznym. W związku z tym biuro nie powinno być usytuowane poniżej poziomu terenu (np. w suterenie). Wyjątkowe sytuacje umieszczenia pomieszczenia w podziemiach zostały określone w par. 18.

"§ 18. 1. Pomieszczenia stałej pracy nie powinny być lokalizowane poniżej poziomu otaczającego terenu, z wyjątkiem pomieszczeń, o których mowa w ust. 2, oraz jeżeli wymaga tego rodzaj produkcji (w chłodniach, rozlewniach win itp.).

2. Poniżej poziomu otaczającego terenu mogą znajdować się pomieszczenia pracy w garażu, kotłowni i warsztatach podręcznych, pomieszczenia handlowe, usługowe i gastronomiczne w ulicznych przejściach podziemnych, w podziemnych stacjach komunikacyjnych i tunelach, w domach handlowych i hotelach oraz w obiektach zabytkowych, pod warunkiem zachowania wymagań przepisów techniczno-budowlanych i po uzyskaniu zgody właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, wydanej w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy.

3. Na warunkach określonych w ust. 2 i w przypadku zapewnienia oświetlenia dziennego, pomieszczenia stałej pracy mogą znajdować się w suterenach lub piwnicach."

Przepisy bhp w biurze określają, że pokój pracowników powinien posiadać odpowiednią temperaturę i wymianę powietrza, zabezpieczenie przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi, nasłonecznieniem, drganiami albo innymi czynnikami, które byłyby szkodliwe i uciążliwe dla zdrowia.

Jakie powinny być wymiary biura? Zgodnie z § 19 są one uzależnione od liczby pracujących w pomieszczeniu osób. Każda z nich musi posiadać przynajmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia i co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Pomieszczenie nie powinno być niższe niż 3 m, chyba że założono w nim klimatyzację albo w pokoju pracują nie więcej niż cztery osoby, a na każdą przypada min. 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia. W takim przypadku wysokość może być do pół metra mniejsza (czyli min. 2,5 m).

Ważne!

Jeśli strop w pomieszczeniu jest pochyły, wymagania dotyczące wysokości odnosi się do średniej wysokości pomieszczenia, przy czym w najniższym miejscu wysokość nie może być mniejsza niż 1,9 m, licząc od poziomu podłogi (par. 20 ust. 5).

Jeśli pracodawca chciałby zapewnić swoim pracownikom nieco bardziej kameralne warunki, może wprowadzić w biurze podział na boksy za pomocą szklanych ścian działowych. W tym  przypadku trzeba pamiętać, aby ścianki były stworzone z materiału odpornego na rozbicie albo zostały tak osłonięte, aby pracownik w razie rozbicia nie zetknął się ze ścianą i nie został zraniony.

Skoro ustalone zostało już, jak powinien wyglądać pokój pracowników biurowych, warto przyjrzeć się możliwościom dostania się do środka. Zatem przede wszystkim, jeśli pracownik do swojego miejsca pracy musi dostać się po schodach lub pochylniach, to muszą to być konstrukcje bezpieczne, nieśliskie i niepokryte pyłem. Szczegółowe wymagania dotyczące schodów i pochylni można znaleźć w przepisach techniczno-budowlanych.

Także drzwi w biurze nie mogą być dowolne. Ich wymiar powinien być przystosowany do liczby pracowników i zgodny z Polską Normą, natomiast metody otwierania – dostosowane do przepisów techniczno-budowlanych i przeciwpożarowych. Pomiędzy pomieszczeniami nie powinno się umieszczać progów. Gdyby zamontowano w biurze drzwi rozsuwane, konieczne jest zadbanie o zabezpieczenie zapobiegające wypadaniu z prowadnic. Wahadłowe drzwi powinny być natomiast przezroczyste albo wyposażone w przezroczyste panele.

Przepisy bhp w biurze wskazują, że pracowników nie powinno się zamykać na klucz. W ciągu pracy muszą mieć oni możliwość wyjścia z pomieszczenia. Jeśli w biurze konieczne jest zamontowanie drzwi uniemożliwiających samodzielne wejście nieupoważnionych osób z zewnątrz, to konieczne jest wybranie takich, by mimo wszystko można było bez klucza wyjść swobodnie z biura.

BHP w biurze - oświetlenie

Jak wskazano w przepisach wstępnych, pomieszczenia dla pracowników – także biurowe – muszą mieć zapewnione odpowiednie oświetlenie naturalne i sztuczne. Zatem pomieszczenia biurowe – w których z zasady żadna technologia nie wymaga ograniczenia do światła słonecznego – powinny mieć zapewnione oświetlenie dzienne. Każde stanowisko powinno mieć taki dostęp do tego światła, który sprzyja dokładnemu wykonaniu danych prac i jest zgodny z Polską Normą.

Okna, świetliki i inne naświetlenia powinny być wykonane tak, aby zapobiegać skraplaniu się na nich pary wodnej. Pracodawca musi zadbać o ich czystość i o to, aby przepuszczały odpowiednią ilość światła. Co ważne, światła musi być nie tylko wystarczająco, ale też – nie za dużo. Dlatego też okna i im podobne powinny być wyposażone w takie urządzenia (rolety, żaluzje, zasłony etc.) które zapobiegają nadmiernemu padaniu promieni słonecznych na stanowisko pracy. Do okien musi być także łatwy dostęp – po pierwsze, aby można je było swobodnie otwierać i pozostawiać w wybranej pozycji, po drugie – aby można je było bezpiecznie umyć.

Natomiast bez względu na to, jak dobrze pomieszczenie jest oświetlone w sposób naturalny, konieczne także zamontowanie światła elektrycznego – zgodnego z Polską Normą. Wszystkie instalacje oświetleniowe muszą być stworzone tak, aby w razie awarii nie narażały pracowników na wypadek. Co ważne, w przypadku pomieszczeń sąsiadujących ze sobą – inne pokoje, korytarze etc. – natężenie światła nie może się od siebie różnić bardziej niż w stosunku 5:1. W ten sposób ograniczane jest szkodliwe działanie kontrastów i nagłej zmiany oświetlenia na wzrok pracowników.

BHP w biurze - ogrzewanie i wentylacja

Kiedy biuro jest już odpowiednio duże i naświetlone, konieczne jest jeszcze zadbanie o właściwą temperaturę i przepływ powietrza. Jeśli chodzi o pomieszczenia biurowe, to pracownicy muszą mieć zapewnioną temperaturę co najmniej 18 stopni Celsjusza. Przepisy bhp w biurze nie wskazują, jaka może być maksymalna temperatura, mimo to konieczne jest zabezpieczenie biura przed niekontrolowaną emisją ciepła w drodze promieniowania, przewodzenia lub konwekcji. Analogicznie pokój powinien być chroniony przed napływem chłodnego powietrza z zewnątrz.

W pomieszczeniu biurowym konieczne jest zapewnienie wymiany powietrza, dostosowanej do potrzeb wynikających z funkcji pokoju, bilansu ciepła i wilgotności oraz ewentualnych zanieczyszczeń stałych lub gazowych. Odpowiednie parametry powietrza można odnaleźć w Polskiej Normie.

Jak wspomniano w kontekście przepisów wstępnych, w biurze można zamontować klimatyzację lub wentylację mechaniczną w celu doprowadzania powietrza. Takie urządzenie musi zostać oczyszczone z pyłów i substancji szkodliwych dla zdrowia, nie może także powodować przeciągów, wyziębienia lub przegrzewania pomieszczenia. Jeśli zamontowano w biurze wentylację nawiewną, to nawiew nie może być skierowany bezpośredni na stanowisko pracy. Pracodawca musi zadbać o odpowiednią konserwację urządzeń klimatyzacyjnych i wentylacyjnych, a także o zastosowanie środków ograniczających natężenie i rozprzestrzenianie się hałasu i drgań, które mogą wywoływać pracujące urządzenia.

W biurze istnieje także możliwość zastosowania wentylacji z recyrkulacją powietrza – w tym wypadku trzeba jednak pamiętać, że ilość powietrza świeżego nie może być mniejsza niż 10% ogólnej wartości wymienianego powietrza.

Jak widać, choć w pomieszczeniach biurowych nie zachodzi bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub życia, to przepisy BHP należy stosować także w tym miejscu. Dlatego pracodawca, który planuje zatrudnić pracowników do pracy biurowej, powinien najpierw szczegółowo zapoznać się z powyższymi przepisami.