Praca zdalna a inspekcja pracy - o czym warto wiedzieć?

Praca zdalna jest popularna, przy czym przepisy regulujące tę formę zatrudnienia obowiązują relatywnie od niedawna. Jedną z najistotniejszych kwestii w tym zakresie jest zwrot jej kosztów pracownikowi. Warto zaznaczyć, że inspekcja pracy jest uprawniona do kontroli prawidłowości wykonywania pracy zdalnej. Jak zatem postępować, aby uniknąć nieprawidłowości przy jej organizowaniu? Więcej na ten temat piszemy w artykule.

Zasady wykonywania pracy zdalnej – obowiązujące przepisy

Zasady wykonywania pracy zdalnej regulują postanowienia art. 67(18)–67(34) Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp.

Uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy

Uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy określono w przepisach Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy, zwanej dalej ustawą.

Na czym polega praca zdalna?

Zgodnie z art. 67(18) kp praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Oznacza to zatem, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, przy czym każdorazowo takie miejsce musi zostać uzgodnione z pracodawcą. W praktyce może być zlokalizowana w miejscu zamieszkania pracownika, może to być ponadto każde inne miejsce, co do którego strony się porozumieją.

Zobacz też:

Obowiązki pracodawcy w zakresie zwrotu kosztów pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67(24) § 1 kp pracodawca jest obowiązany:

zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) – niezbędne do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokryć inne koszty niż koszty powyżej wskazane w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi w sprawie wykonywania pracy zdalnej, regulaminie dotyczącym jej wykonywania, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu indywidualnym z pracownikiem w sprawie pracy zdalnej;
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Istnieje prawna możliwość, aby strony ustaliły zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do jej wykonywania, których nie zapewnił pracodawca, spełniających wymagania Kodeksu pracy w zakresie maszyn i innych urządzeń technicznych wykorzystywanych przez pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Przykład 1.

Strony stosunku pracy podjęły uzgodnienie dotyczące wykonywania przez pracownika pracy zdalnej przy wykorzystaniu sprzętu informatycznego spełniającego wymagania kodeksowe, który stanowi własność pracownika. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny ustalony na podstawie norm zużycia narzędzi pracy i zużycia energii elektrycznej. W tej konkretnej sytuacji przyjęto kwotę 45 groszy za godzinę pracy urządzenia.

Kolejnym udogodnieniem dla pracodawcy może być zastąpienie obowiązku pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym była wcześniej mowa, obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności:

normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych i ich udokumentowane ceny rynkowe;
ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału;
normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu – nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie kontroli prawidłowości organizowania pracy zdalnej

Przepisy ustawy określają zakres kompetencji kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Ponieważ przepisy dotyczące pracy zdalnej stanowią integralną część Kodeksu pracy, kontrola przeprowadzana przez PIP jest realizowana na podstawie ogólnych unormowań ustawy.

Do zadań PIP należy nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych (art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy).

W razie stwierdzenia naruszeń w zakresie organizacji pracy zdalnej, w tym zwłaszcza w odniesieniu do obowiązków pracodawcy w przedmiocie zwrotu kosztów takiej pracy, inspektor pracy ma prawo wydać pracodawcy stosowny nakaz.

W przypadku ujawnienia uchybień dotyczących obowiązków pracodawcy w kwestii zwrotu kosztów pracy zdalnej inspektor pracy jest uprawniony do nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi (art. 11 pkt 7 ustawy).

Co niezwykle istotne, nakazy wydane na podstawie art. 11 pkt 7 ustawy podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Lista kontrolna inspekcji pracy w zakresie prawidłowości realizacji obowiązków pracodawcy dotyczących zwrotu kosztów pracy zdalnej

Uwzględniając postanowienia Kodeksu pracy, można pokusić się o sporządzenie listy kontrolnej inspekcji pracy określającej zakres przedmiotowy czynności kontrolnych w odniesieniu do zwrotu kosztów pracy zdalnej.

Powinny się na niej znaleźć następujące zagadnienia:

Czy pracodawca pokrył koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – w przypadku niezapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych)?
Czy pracodawca pokrył koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej?
Czy pracodawca pokrył inne koszty niż wyżej wymienione bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów wynika z porozumienia ze związkami zawodowymi w sprawie wykonywania pracy zdalnej, regulaminu dotyczącego wykonywania tej pracy, polecenia wykonywania pracy zdalnej albo porozumienia z pracownikiem w sprawie pracy zdalnej?
Czy pracodawca określił ekwiwalent pieniężny w razie ustalenia, że pracownik będzie wykonywał pracę zdalną przy wykorzystaniu materiałów i narzędzi, których nie zapewnia pracodawca?
Bzy ekwiwalent, o którym wyżej mowa, został określony z prawidłowym uwzględnieniem kryteriów wskazanych w przepisach Kodeksu pracy?
Czy obowiązek pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną albo wypłaty ekwiwalentu został zastąpiony ryczałtem?
Czy ryczałt, o którym mowa, odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?
Czy ustalenia w zakresie zwrotu kosztów pracy zdalnej nie mają cech zrzeczenia się przez pracownika prawa do tego zwrotu?

Przykład 2.

Strony umowy pracę podjęły decyzję o realizacji zatrudnienia w formie pracy zdalnej. W ramach zwrotu kosztów ustalono ryczałt w zaniżonej kwocie – która nie odpowiada prognozowanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy w tej formie. Celem pracodawcy była minimalizacja kosztów, natomiast pracownikowi zależało na wykonywaniu pracy na home office. Takie postępowanie nie może być jednak uznane za prawidłowe.

Ryczałt wypłacany jako świadczenie z tytułu kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika powinien odpowiadać przewidywanym kosztom pokrywanym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Określenie tego ryczałtu w symbolicznej kwocie – bez uwzględnienia realnych kosztów – można zatem uznać za formę zrzeczenia się przez pracownika prawa do ryczałtu.

Praca zdalna a inspekcja pracy – jak uniknąć uchybień i zapewnić zwrot kosztów? Podsumowanie

Podejmując decyzję o wykonywaniu przez pracownika pracy w formie zdalnej, pracodawca powinien spełnić określone wymagania prawne. Jest on zobowiązany pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokryć inne koszty bezpośrednio z tym związane. Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do kontroli warunków wykonywania pracy zdalnej, a w razie stwierdzenia naruszeń w tym zakresie, w tym zwłaszcza w odniesieniu do obowiązków pracodawcy w przedmiocie zwrotu kosztów takiej pracy, inspektor pracy ma prawo wydać pracodawcy stosowny nakaz. Aby uniknąć problemów, warto zapoznać się z przykładową listą kontrolną stosowaną przez inspekcję pracy.

Polecamy:

Najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach i Kodeksie pracy