6 lutego 2023 roku zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw przepisy dotyczące pracy zdalnej. Nowe reguły zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 roku. Dzięki nim można wnioskować o pracę zdalną. Jak będzie wyglądać wzór wniosku o pracę zdalną?
Wzór wniosku o pracę zdalną
Praca zdalna w Kodeksie pracy 2024
Praca zdalna ma być oparta na porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem. Będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, pod adresem zamieszkania pracownika. Praca realizowana z domu będzie przebiegała z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej
Wykonywanie pracy zdalnej wymaga uzgodnienia między stronami umowy o pracę, które może nastąpić:
przy zawieraniu umowy o pracę albo
w trakcie zatrudnienia.
Gdy następuje ono w trakcie zatrudnienia, wówczas może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Jest to wyjątek do art 29 § 4 kp, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.
Wzór wniosku o pracę zdalną - co zawiera ?
Nie ma ustawowego wzoru wniosku o pracę zdalną, co oznacza, że każdy pracodawca albo pracownik może przygotować swój własny dokument. W związku z tym wniosek o pracę zdalną może składać się z jednego zdania: „Na podstawie art. 67(19) § 2 kp składam wniosek o uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej”. Wniosek nie musi zawierać innych informacji.
Przyjmuje się jednak, że warto rozbudować ten formularz i zawrzeć w nim także takie dane, jak:
datę rozpoczęcia pracy zdalnej;
wskazanie, czy w firmie jest zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo regulamin wykonywania pracy zdalnej;
wskazanie miejsca świadczenia pracy zdalnej;
oświadczenie pracownika o spełnieniu wymogów BHP na stanowisku pracy w miejscu świadczenia pracy zdalnej.
Czy wniosek pracownika o pracę zdalną musi być zaakceptowany?
Pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną w przypadku pracowników:
w ciąży;
rodziców:
wychowujących dziecko do ukończenie przez nie 4. roku życia;
dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko w przypadku, gdy taki rodzaj pracy nie może być realizowany ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Co więcej, musi on podać przyczyny odmowy na piśmie w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.
Przykład 1.
Pani Anna po zakończeniu urlopu macierzyńskiego złożyła wniosek o pracę zdalną. Wychowuje rocznego syna. W pracy pani Anna zajmuje się utrzymaniem budynków i hal produkcyjnych w prawidłowym stanie. Czy pracodawca może odmówić?
Pracodawca może odmówić, ponieważ rodzaj pracy (weryfikacja stanów budynków) uniemożliwia jej wykonywanie w sposób zdalny. Przyczynę odmowy powinien podać na piśmie.
Dodatkowe obowiązki związane z pracą zdalną
Zgodnie z art. 67(24) § 1 kp pracodawca w związku z pracą zdalną jest obowiązany do:
zapewnienia materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych;
pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumentach związanych z pracą zdalną;
zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Jeżeli pracodawca nie zapewni odpowiednich materiałów i narzędzi, wówczas może wypłacać ryczałt lub ekwiwalent.
Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu, czyli są wyłączone z opodatkowania, a dodatkowo nie są oskładkowane.
Ponadto pracodawca zobowiązany jest określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Czy możliwe jest zaprzestanie pracy zdalnej?
Przepisy przewidują, że każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Złożenie takiego wniosku sprawi, że strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków realizowania pracy. Termin ten nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W sytuacji gdy nie dojdzie do porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy odbywa się w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Wyjątkiem są tu pracownicy wykonujący pracę zdalną na swój wniosek, który był wiążący dla pracodawcy, np. rodziców dzieci do lat 4. W tym przypadku zaprzestanie pracy zdalnej jest możliwe, gdy dalsza praca nie może mieć miejsca ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej były bardzo wyczekiwane zarówno przez pracodawców, jak i pracowników. Dzięki nim pracownicy mogą wnioskować o pracę zdalną. Natomiast sam wzór wniosku o pracę zdalną nie jest określony w przepisach, dlatego każda ze stron może przygotować swój druk.
