Nagroda dla pracownika ufundowana przez spółkę matkę w kontekście ksiąg handlowych może budzić pewne wątpliwości dotyczące jej rozliczenia w spółce zależnej. Czy otrzymanie przez pracownika spółki zależnej nagrody ufundowanej przez spółkę matkę wpływa na podatek dochodowy, czy VAT spółki, w której jest on zatrudniony? W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych nagrodę dla pracownika sfinansowaną przez spółkę matkę?
Nagroda dla pracownika ufundowana przez spółkę matkę – czy ma wpływ na podatek CIT I VAT spółki zatrudniającej pracownika?
Nagrody dla pracowników mogą być finansowane z różnych źródeł, w zależności od polityki finansowej firmy, formy organizacyjnej, a także od źródeł zewnętrznego wsparcia. Może to być w szczególności fundusz świadczeń socjalnych, środki własne pracodawcy, fundusze strukturalne i programy unijne czy ze środków partnerów biznesowych lub sponsorów. W przypadku grup kapitałowych nagrody dla pracowników spółki zależnej mogą być także ufundowane przez spółkę matkę, mogą dotyczyć np. różnego rodzaju programów motywacyjnych obejmujących całą grupę kapitałową. Taki system jest często stosowany w celu spójnego wdrażania polityki personalnej i motywacyjnej w całej grupie kapitałowej. Jeżeli koszt ufundowanej nagrody dla pracownika obciąża spółkę matkę, to spółka zależna będąca pracodawcą nie powinna z tego tytułu obciążać swoich kosztów. Oznacza to, że wartości nagrody dla pracownika sfinansowanej przez spółkę matkę nie należy ujmować ani w ciężar kosztów zespołu 4, ani pozostałych kosztów operacyjnych. Z uwagi na to, że po stronie spółki zależnej będącej pracodawcą nie występuje koszt z tytułu nagrody dla pracownika ufundowanej przez spółkę matkę, nie mamy także do czynienia z przychodem wynikającym z refundacji tej nagrody. Wypłata pracownikowi nagrody ufundowanej przez spółkę matkę i otrzymanie zwrotu środków od spółki matki z tego tytułu nie wpływa w żaden sposób na podatek dochodowy spółki zależnej, w której jest zatrudniony pracownik. Refundacja nagrody dla pracownika przez spółkę matkę nie jest także czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nagroda dla pracownika ufundowana przez spółkę matkę obliguje spółkę zależną do wystawienia noty obciążeniowej na spółkę matkę.
Nagroda dla pracownika ufundowana przez spółkę matkę – ujęcie w księgach handlowych
Zarachowanie kwoty należnej pracownikowi z tytułu nagrody ufundowanej przez spółkę matkę na podstawie odrębnej listy płac oraz wystawionej na spółkę matkę noty obciążeniowej obciąża konto pozostałych rozrachunków krótkoterminowych z jednostkami powiązanymi. W księgach rachunkowych spółki zależnej będącej pracodawcą dokonujemy następującego zapisu:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce: Inne rozrachunki z jednostkami powiązanymi),
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Natomiast zwrot środków pieniężnych na rachunek bankowy spółce zależnej z tytułu nagrody ufundowanej przez spółkę matkę na podstawie wyciągu bankowego ewidencjonujemy następująco:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce: Inne rozrachunki z jednostkami powiązanymi).
Przykład 1.
Pracownik spółki zależnej wygrał nagrodę w konkursie organizowanym przez spółkę matkę dla pracowników spółek z grupy kapitałowej. Nagroda została sfinansowana przez spółkę matkę. Spółka, w której jest zatrudniony pracownik, wypłaciła nagrodę pieniężną pracownikowi, a spółka matka zwróciła na rachunek bankowy spółki zależnej środki pieniężne wypłacone pracownikowi w ramach tej nagrody. W jaki sposób i na podstawie jakich dokumentów ująć zarachowanie kwoty należnej pracownikowi z tytułu nagrody ufundowanej przez spółkę matkę i zwrot środków od spółki matki na rachunek bankowy spółki zależnej? Zarachowanie kwoty należnej pracownikowi z tytułu nagrody ufundowanej przez spółkę matkę w księgach rachunkowych spółki zależnej ewidencjonuje się na podstawie odrębnej listy płac i noty obciążeniowej wystawionej na spółkę matkę. Nagroda dla pracownika ufundowana przez spółkę matkę wygląda w księgach rachunkowych następująco:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce: Inne rozrachunki z jednostkami powiązanymi),
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Zwrot środków pieniężnych na rachunek bankowy spółce zależnej z tytułu nagrody dla pracownika ufundowanej przez spółkę matkę w księgach rachunkowy ewidencjonowany jest na podstawie wyciągu bankowego zapisem:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne” (w analityce: Inne rozrachunki z jednostkami powiązanymi).
