Sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym

Przedmiotem niniejszego opracowania będzie to, czym jest sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym i czy ma ono obowiązek jego sporządzania. Wymienione zostaną podmioty, które mają taki obowiązek. Uwaga zostanie zwrócona również na to, kto takie sprawozdanie podpisuje, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy zewnętrzne biuro rachunkowe, które współpracuje z podmiotem obowiązanym do jego złożenia, może je podpisać.

Czym jest biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe jest działalnością, która polega na świadczeniu usług w zakresie:

• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości;
• prowadzenia sprawozdań finansowych;
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

Biura rachunkowe mogą powstawać w formie:

• jednoosobowych pozarolniczych działalności gospodarczych,
• spółek osobowych (prócz spółki partnerskiej),
• spółek handlowych,
• spółdzielni.

W praktyce biura rachunkowe najczęściej są tworzone w formie jednoosobowych pozarolniczych działalności gospodarczych.

Oczywiście zajmujące się tym osoby muszą mieć odpowiednią wiedzę i wykształcenie, a także zawrzeć umowę ubezpieczenia OC w związku z prowadzoną działalnością – wykonywanym zawodem.

Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera dane finansowe dotyczące konkretnego okresu sprawozdawczego. Dotyczy ono danego roku obrotowego, który najczęściej pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Zgodnie z art. 45 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a i 1b tej ustawy, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4 tego aktu prawnego.

Sprawozdanie finansowe sporządzają:

• spółki cywilne,
• spółki partnerskie,
• spółki jawne,
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• proste spółki akcyjne,
• spółki akcyjne,
• spółki europejskie,
• osoby fizyczne prowadzące biura rachunkowe.

Zawarcie umowy z biurem rachunkowym

Aby biuro rachunkowe prowadziło usługi finansowe dla podmiotu, który jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego albo takiego, który nie ma takiego wymogu, ale chce mieć prowadzoną w sposób profesjonalny księgowość, niezbędne jest zawarcie z nim umowy.

Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej. Mimo że nie jest to wymóg z rygorem nieważności, to jednak należy wskazać, że jest to forma najbezpieczniejsza, gdyż wskazywać będzie precyzyjnie, do jakich czynności biuro rachunkowe jest zobowiązane i czego można od niego wymagać.

Może to dotyczyć w szczególności:

• prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów;
• rozliczania podatków;
• obsługi i rozliczania płac pracowników;
• przygotowywania, rozliczania, raportów do ZUS-u;
• prowadzenia ewidencji środków trwałych;
• przeprowadzania analizy sytuacji finansowej;
• przygotowywania sprawozdania finansowego.

Zakres obowiązków biura rachunkowego będzie każdorazowo zależał od umowy i określonych w nim reguł. Im więcej obowiązków, tym większe wynagrodzenie, a równocześnie, tym większa odpowiedzialność przeniesiona z podmiotu korzystającego z usług biura na biuro. W celu jak najbardziej profesjonalnego wykonywania zadań i zdjęcia odpowiedzialności z przedsiębiorstwa zasadne jest zawieranie umów z biurami rachunkowymi oraz zlecanie im jak największej liczby zadań.

Co zawiera sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym?

Sprawozdanie finansowe jest sporządzane po polsku i w walucie polskiej. Składa się z:

• bilansu – (stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy);
• rachunku zysków i strat;
• informacji dodatkowej, zawierającej m.in. opis przyjętych zasad rachunkowości, przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.

Do sprawozdania finansowego załącza się:

• uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie;
• sprawozdanie z działalności, jeśli jest wymagane;
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty;
• opinię/sprawozdanie biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym?

Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, tj. artykułem 52 ust. 2, odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania finansowego, w tym naniesienie daty złożenia podpisu, spoczywa na osobie odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz na kierowniku jednostki. Jeżeli podmiot jest zarządzany przez organ wieloosobowy, wymagane jest podpisanie dokumentu przez wszystkich jego członków. Najczęściej osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest główny księgowy, który jest zatrudniony w podmiocie na podstawie umowy o pracę. Niemniej jednostka – podmiot prowadzący działalność gospodarczą – ma możliwość powierzenia zadań związanych z prowadzeniem księgowości oraz przygotowaniem sprawozdań finansowych np. biuru rachunkowemu specjalizującemu się w usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Przykład 1.

Spółka z o.o. jest reprezentowana przez prezesa zarządu – pana Mariana. W spółce nie została zatrudniona księgowa, nie ma tam działu księgowości, a wszystkie obowiązki w tym zakresie zostały powierzone panu Janowi prowadzącemu biuro rachunkowe. Pan Jan prowadzi je jednoosobowo, zatrudniając kilku pracowników, jednak wszystkie dokumenty są opatrywane jego podpisem. Sprawozdanie finansowe powinno zatem zostać podpisane, ze wskazaniem daty jej naniesienia, przez pana Jana oraz prezesa zarządu – pana Mariana.

Warto dodać, że odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Naniesienie podpisu stanowi bowiem potwierdzenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania formalne.

Jeżeli ktoś nie zgadza się ze sporządzonym sprawozdaniem, ma obowiązek uzasadnienia odmowy podpisania go.

Sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym - podsumowanie

Sprawozdanie finansowe jest jednym z obowiązkowych dokumentów składanych przez podmioty – spółki prawa handlowego. Niezłożenie go w terminie może skutkować nałożeniem grzywny na osoby za to odpowiedzialne.

Jeżeli wynika tak z umowy z podmiotem profesjonalnym, to sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym powinno zostać sporządzone. Przedstawiciel tego biura wraz z kierownikiem jednostki podpisuje się pod sprawozdaniem, które jest następnie przesyłane do KRS lub do Szefa KAS, co wynika z odrębnych ustaw.