Prezentacja należności i zobowiązań w bilansie musi być zgodna z obowiązującymi przepisami i zasadami rachunkowości, aby zapewnić przejrzystość i rzetelność sprawozdań finansowych. Istotnym elementem w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa są rozrachunki z tytułu dostaw i usług, mają bowiem bezpośredni wpływ na ocenę płynności finansowej oraz sytuacji majątkowej jednostki. Rozrachunki z tytułu dostaw i usług obejmują zarówno zobowiązania wobec dostawców, jak i należności od odbiorców, wynikające z realizowanych transakcji. Prawidłowe prowadzenie kont rozrachunkowych pozwala na bieżące monitorowanie sald rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, co z kolei umożliwia zarządzanie przepływami pieniężnymi i ograniczenie ryzyka niewypłacalności jednostki. W artykule omówimy rozrachunki z tytułu dostaw i usług, charakterystykę kont służących do ich ewidencji, a także zasady ich księgowania i sposoby prezentacji w bilansie.
Rozrachunki z tytułu dostaw i usług - charakterystyka i ewidencja w księgach rachunkowych
Należności z tytułu dostaw i usług obejmują w szczególności krajowe i zagraniczne należności z tytułu sprzedaży towarów, materiałów, wyrobów gotowych i usług oraz opakowań, a także rozliczenia z tytułu zaliczek otrzymanych na poczet dostaw i usług.
Ponadto do rozrachunków z tytułu dostaw i usług zalicza się rozliczenia z tytułu:
- sprzedaży realizowanej na warunkach umowy komisu;
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu towarów;
- udzielanych przez sprzedawców bonifikat czy rabatów przy sprzedaży towarów, produktów i usług;
- reklamacji zgłoszonych przez nabywców do dostawców, dotyczących zrealizowanych dostaw i usług.
Należności z tytułu dostaw i usług ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Zobowiązania z tytułu dostaw i usług powstają w wyniku rozrachunków z krajowymi i zagranicznymi kontrahentami z tytułu zakupu towarów, materiałów, opakowań i usług obcych, a także rozliczenia z tytułu prowadzonego przez jednostkę skupu produktów rolnych oraz surowców wtórnych. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami”.
Rozrachunki z tytułu dostaw i usług - inwentaryzacja i wycena
Na mocy art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tego zdarzenia. Sprawozdanie finansowe sporządza się natomiast zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości, na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy.
Należności i zobowiązania z tytułu dostaw i usług na dzień bilansowy powinny zostać zinwentaryzowane. Należności z tytułu dostaw i usług co do zasady inwentaryzuje się drogą potwierdzenia salda, przy czym w uzasadnionych przypadkach, takich jak np. należności sporne i wątpliwe, czy od jednostek nieprowadzących ksiąg rachunkowych można odstąpić od inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald i dokonać inwentaryzacji metodą weryfikacji (drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości). Co do zasady inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia salda dokonuje się na ostatni dzień roku obrotowego, jednak termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację tę rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Inwentaryzację należności drogą weryfikacji (tylko w uzasadnionych przypadkach) przeprowadza się zawsze na dzień kończący rok obrotowy. Przepisy ustawy o rachunkowości nie wymagają od jednostek inwentaryzacji zobowiązań z tytułu dostaw i usług drogą potwierdzenia salda, jest to jednak dopuszczalne zgodnie z pkt 8 stanowiska KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami.
Należności i zobowiązania z tytułu dostaw i usług na dzień bilansowy powinny zostać właściwie wycenione. Zgodnie z pkt 6 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami na dzień bilansowy jednostka wycenia rozrachunki z kontrahentami:
- należności – w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (ustawa o rachunkowości, art. 28 ust. 1 pkt 7),
- zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty (ustawa o rachunkowości, art. 28 ust. 1 pkt 8).
Przy czym kwotę wymaganej zapłaty rozrachunków z kontrahentami w walucie obcej na dzień bilansowy jednostka ustala w sposób analogiczny jak rozrachunków w walucie polskiej, a następnie kwotę wymaganej zapłaty w walucie obcej przelicza na walutę polską, stosując, zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy, obowiązujący na dzień bilansowy średni kurs ogłoszony dla danej waluty przez NBP.
Rozrachunki z tytułu dostaw i usług - prezentacja należności
Należności w bilansie prezentuje się w aktywach trwałych lub obrotowych w zależności od terminu ich zapłaty. Wyjątek stanowią należności z tytułu dostaw i usług, które wykazuje się w bilansie w aktywach obrotowych jako należności krótkoterminowe, niezależnie od tego, czy okres ich spłaty wynosi do 12 miesięcy, czy powyżej 12 miesięcy.
Saldo należności ujętych na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami” prezentuje się w aktywach bilansu sporządzonego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w następujących pozycjach:
- B.II.1 lit. a) „Należności krótkoterminowe od jednostek powiązanych”;
- B.II.2 lit. a) „Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale”;
- B.II.3 lit. a) „Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek”.
W tych pozycjach wykazuje się należności z tytułu dostaw i usług z podziałem na należności o okresie spłaty do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy.
Analogicznie jak w przypadku należności z tytułu dostaw i usług również wszystkie zobowiązania z tytułu dostaw i usług zalicza się do zobowiązań krótkoterminowych bez względu na okres wymagalności.
W bilansie sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości saldo zobowiązań ujętych na koncie 210 „Rozrachunki z dostawcami” prezentuje się w pasywach bilansu w następujących pozycjach:
- B.III.1 lit. a) „Zobowiązania krótkoterminowe wobec jednostek powiązanych”;
- B.III.2 lit. a) „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale”;
- B.III.3 lit. d) „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek”.
W tych pozycjach wykazuje się rozrachunki z tytułu dostaw i usług z podziałem na należności o okresie spłaty do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy. Wykazywane są w nich zobowiązania dotyczące działalności operacyjnej jednostki, takie jak zobowiązania z tytułu dostaw materiałów, wyrobów, półproduktów, towarów i usług (krajowe i zagraniczne).
