Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna - ewidencja zwrotów towarów

Co do zasady, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych zobowiązani są do jej ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej. Kasa fiskalna jest obowiązkowa na mocy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Nie wolno jednak zapomnieć o zwolnieniach w tym zakresie, jakie przewidział ustawodawca.

Kasa fiskalna - zwroty towarów i uznane reklamacje

Dokonując sprzedaży towarów niejednokrotnie sprzedawcy otrzymują ich zwroty i reklamacje. Ponadto dochodzi również do oczywistych pomyłek związanych z nabiciem sprzedaży na kasie. Jak wówczas dokonać prawidłowej ewidencji takich zdarzeń gospodarczych? Paragraf 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących jasno wskazuje, że na kasie nie ujmuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Jednak kolejne paragrafy jasno prezentują sposób ich ewidencji.

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

  • datę sprzedaży;
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Co ważne, brak dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży czy też brak podpisów na protokole zwrotu jest równoznaczny z nienależytym prowadzeniem ewidencji. W związku z czym urząd skarbowy, w razie kontroli, może zakwestionować pomniejszenie podatku do zapłaty.

Do pobrania:

pdf
Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Kasa fiskalna - ewidencja oczywistych pomyłek

Dla oczywistych pomyłek przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia oddzielnej ewidencji, w której natychmiast po zaistnieniu pomyłki dokonuje odpowiednich zapisów, obejmujących:

  • błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
  • krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W tym przypadku podatnik na kasie rejestruje sprzedaż w prawidłowej wysokości. Nie ma w tej sytuacji przeciwwskazań, tak jak ma to miejsce w przypadku zwrotów towarów czy reklamacji.

Na potrzeby nowej struktury JPK_V7 która obowiązuje od 1 października 2020 r. wszystkich czynnych podatników VAT, przychód z kasy fiskalnej ujmowany jest na podstawie ŁRO z oznaczeniem RO w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Analogicznie wpis pomniejszający ujmowany na podstawie ewidencji zwrotów również oznaczać należy symbolem RO. Szczegółowe informacje na temat oznaczeń dokumentów zostały wskazane w artykule: Oznaczenia dokumentów zakupu i sprzedaży w JPK V7M i JPK V7K