Poradnik Przedsiębiorcy

Niezwłocznie i bez zbędnej zwłoki - jak liczyć dni?

Wiele terminów wynikających z umów wyznaczanych jest w dniach, np. 7-dniowy termin na zapłatę, 14-dniowy termin na dostarczenie towaru. Skutki niedotrzymania terminu mogą być poważne, warto więc znać zasady ich obliczania. Zdarza się też, że zamiast konkretnego terminu, daną czynność należy wykonać niezwłocznie lub bez zbędnej zwłoki. Co to oznacza?

Najpierw sprawdź umowę

Strony mają w umowach dość dużą swobodę w określaniu zarówno długości terminów, jak i sposobów ich liczenia. Przed przystąpieniem do liczenia terminu warto sprawdzić w umowie, czy nie wpisano do niej jakichś szczególnych sposobów jego obliczania, np. czy uwzględnia się tylko „dni robocze” od poniedziałku do piątku, czy wpisano, jaki jest pierwszy dzień terminu, czy termin nie upływa o określonej godzinie itp.

To ważne, bo zasady obliczania terminów z umów określone w Kodeksie cywilnym mają zastosowanie wtedy, gdy innych reguł nie określono w umowie. Zasady z umowy mają więc pierwszeństwo.

W praktyce najczęściej w umowach nie zmienia się zasad obliczania terminów wynikających z Kodeksu cywilnego, ale warto zawsze to sprawdzić, a niekiedy zadbać o to, żeby takie postanowienia wprowadzić (np. wpisać, o której godzinie ostatniego dnia upływa termin).

Kiedy termin się zaczyna?

Często termin w dniach ma być liczony od określonego zdarzenia (np. wystawienia albo doręczenia faktury, otrzymania wezwania). Obowiązuje wtedy zasada, że nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Nie jest to więc pierwszy dzień terminu.

Przykład 1.

Zapłata ma nastąpić w terminie 7 dni od odbioru towaru. Towar został odebrany 1 marca. Ten dzień (1 marca) nie jest pierwszym dniem terminu – nie uwzględnia się go przy jego obliczaniu. Pierwszym dniem będzie 2 marca, a ostatnim, siódmym dniem terminu będzie 8 marca.

Kiedy termin się kończy?

Terminy w dniach liczy się „od północy do północy”. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 111 § 1 Kodeksu cywilnego). Wydaje się to dość proste, ale może być przyczyną nieporozumień. Dlatego w umowie warto niekiedy doprecyzować np. godziny, w jakich dana czynność może zostać zrealizowana. Nie ma też przeszkód, aby umówić się, że termin upływa o określonej godzinie.

Przykład 2.

Umówiono się, że dostawca dostarczy towar do siedziby zamawiającego w terminie 7 dni od zawarcia umowy. W umowie nie wprowadzono żadnego ograniczenia co do godzin, nie wskazano, że magazyn kupującego jest czynny tylko do godz. 18.00. Za nieterminową dostawę przewidziano wysoką karę umowną. Samochód dostawcy dojechał pod magazyn o 23.30 ostatniego dnia terminu. Ponieważ magazyn był już zamknięty, nie dokonano rozładunku. Dostawy dokonano w terminie – bo ten upływał o północy. W tej sytuacji nie można naliczyć dostawcy kary umownej. Dostawca może natomiast żądać odszkodowania wynikającego z poniesionych kosztów transportu, bo mamy tu do czynienia z zawinionym przez kupującego nieodebraniem towaru w terminie.

Przykład 3.

W warunkach przetargu zapisano, że termin składania ofert upływa 8 marca o godz. 15.00. Oferta wykonawcy została dostarczona do urzędu w ostatnim dniu terminu (8 marca), ale o godz. 16.00. Ofertę należy uznać za złożoną po terminie.

Nieporozumienia zdarzają się też w związku z zapłatą należności z umowy w ostatnim dniu terminu. Inaczej niż w przypadku zapłaty podatków, przy płatności kontrahentom obowiązuje zasada, że zapłata jest dokonana w momencie, gdy pieniądze znajdą się na koncie bankowym kontrahenta. Nie decyduje więc moment złożenia polecenia przelewu, ale moment, gdy pieniądze pojawią się na koncie odbiorcy.

Przykład 4.

Zapłata za towar miała zostać dokonana przelewem w terminie 7 dni od dostarczenia towaru. Towar dostarczono 1 marca, termin na zapłatę upływał 8 marca. To oznacza, że pieniądze powinny najpóźniej 8 marca wpłynąć na konto sprzedającego. Kupujący zlecił dyspozycję przelewu o godz. 20.00 ostatniego dnia terminu (8 marca). Ponieważ sprzedający miał rachunek bankowy w innym banku, pieniądze trafiły na jego konto następnego dnia (9 marca). Zapłata została dokonana po terminie.

Co ze świętami i dniami wolnymi?

Jak liczyć termin z umowy, gdy koniec terminu do wykonania czynności (np. wykonania dzieła) przypada na lub na sobotę? Jeśli nie umówiono się inaczej, to termin upływa następnego dnia, który nie jest ustawowo dniem wolnym od pracy ani sobotą (art. 15 kc).

Przykład 5.

27 marca 2018 r. (wtorek) zawarto umowę o dzieło, zgodnie z którą powinno ono zostać wykonane w terminie 5 dni od zawarcia umowy. Pierwszy dzień terminu to 27 marca (środa). Piąty dzień wypadał w niedzielę (28 marca). Ponieważ był to dzień ustawowo wolny od pracy, termin należało przesunąć na najbliższy dzień niebędący dniem ustawowo wolnym od pracy (ani sobotą). W poniedziałek (29 marca) przypadał dzień ustawowo wolny od pracy (drugi dzień Wielkiej Nocy). Zatem termin  upływa dopiero we wtorek, 30 marca 2018 r. Tego dnia dzieło powinno zostać najpóźniej oddane.

Dni ustawowo wolne od pracy to:

·       wszystkie niedziele,

·       1 stycznia - Nowy Rok,

·       6 stycznia - Święto Trzech Króli,

·       pierwszy dzień Wielkiej Nocy,

·       drugi dzień Wielkiej Nocy,

·       1 maja - Święto Państwowe,

·       3 maja - Święto Narodowe Trzeciego Maja,

·       pierwszy dzień Zielonych Świątek,

·       dzień Bożego Ciała,

·       15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,

·       1 listopada - Wszystkich Świętych,

·       11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości,

·       25 grudnia - pierwszy dzień Bożego Narodzenia,

·       26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia.

Soboty i święta w środku terminu

Co jeśli sobota lub dzień ustawowo wolny od pracy wypada w środku terminu? Czy jeśli w umowie zapisano, że wykonawca ma 14 dni na wykonanie dzieła, to oznacza to 14 dni roboczych?

Nie ma przeszkód, żeby w umowie wpisać, że do terminu z umowy wlicza się wyłącznie „dni robocze” od poniedziałku do piątku, niebędące dniami ustawowo wolnymi od pracy. Jeśli jednak tego nie zrobiono, to nie ma podstaw, żeby przy obliczaniu terminu pomijać wypadające w środku terminu soboty, niedziele i dni ustawowo wolne od pracy.

Przykład 6.

W umowie zapisano, że dzieło ma zostać wykonane w terminie 10 dni od zawarcia umowy. Nie wprowadzono do umowy żadnych postanowień, jak liczyć terminy, stosuje się więc zasady z Kodeksu cywilnego.  Umowę zawarto w czwartek, 8 marca. Ostatni, dziesiąty dzień terminu przypadał na niedzielę 18 marca – więc termin uległ przesunięciu na poniedziałek, 19 marca. Bez znaczenia było to, że w „środku terminu” wypadły dwie soboty (10 i 17 marca) i niedziela (11 marca) i że w praktyce na wykonanie dzieła wykonawca nie miał 10 dni roboczych. Powinien on oddać dzieło najpóźniej 19 marca. Jeśli chciał zagwarantować sobie 10 pełnych dni roboczych na wykonanie dzieła, powinien o to zadbać w umowie, wprowadzając do niej postanowienie, że do terminu wlicza się wyłącznie dni robocze od poniedziałku do piątku.

Niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki

Zdarza się też, że termin określany jest jako „niezwłocznie” lub „bez zbędnej zwłoki”. Z reguły przyjmuje się, że te zwroty oznaczają to samo. Można się z nimi spotkać zarówno w przepisach prawa, jak i w treści umów. Jak w takim przypadku obliczyć termin? Ile jest czasu na zrealizowanie obowiązku?

Na to pytanie nie ma niestety prostej, jednej odpowiedzi. Wszystko zależy od konkretnych okoliczności i tego, jaka czynność ma być dokonana „niezwłocznie” czy „bez zbędnej zwłoki”. Inaczej będzie to wyglądać w przypadku obowiązku bezzwłocznego wykonania przelewu, a inaczej – gdy bezzwłocznie trzeba np. dokonać naprawy.

Przykładem, gdy przepisy wymagają „niezwłocznego” działania, jest art. 455 Kodeksu cywilnego. Dotyczy on sytuacji, gdy termin nie był określony w umowie ani nie wynikał z właściwości zobowiązania. Wzywa się wtedy dłużnika do spełnienia świadczenia (np. do zwrotu nienależnie otrzymanej kwoty). Dłużnik ma wtedy obowiązek spełnić świadczenie niezwłocznie po wezwaniu.

Sądy stoją na stanowisku, że „niezwłocznie” nie oznacza „natychmiast”. Nie oznacza też automatycznie terminu 14-dniowego. Ma to być termin realny, możliwie najszybszy.

Czas owej "niezwłoczności" nie może być utożsamiony np. z terminem czternastodniowym, ale powinien być ustalany każdorazowo, w zależności od okoliczności sprawy. Chodzi tu o taki czas, jaki jest niezbędny do spełnienia świadczenia, przy założeniu, że dłużnik działałby, uwzględniając całokształt okoliczności rzutujących na wykonanie zobowiązania, bez nieuzasadnionej zwłoki (Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 3 listopada 2017 r., sygn. akt I ACa 409/17).

Niezwłoczne zawiadomienie o wadach sprzedanej rzeczy

Ważny dla przedsiębiorców przepis, który wymaga podjęcia działań „niezwłocznie”, dotyczy procedury reklamacyjnej między firmami (art. 563 § 2 Kodeksu cywilnego). Wynika z niego, że przy sprzedaży między przedsiębiorcami kupujący traci uprawnienia z tytułu rękojmi, jeżeli nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o wadzie, a w przypadku gdy wada wyszła na jaw dopiero później - jeżeli nie zawiadomił sprzedawcy niezwłocznie po jej stwierdzeniu.

Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2008 r. (sygn. akt V CSK 410/07) stwierdził, że używając w art. 563 § 2 kc niedookreślonego zwrotu "niezwłocznie" ustawodawca pozostawił organowi orzekającemu swobodę dokonania oceny, czy w okolicznościach konkretnej sprawy zawiadomienie sprzedawcy o wadzie rzeczy nastąpiło bez nieuzasadnionej zwłoki. Nie sposób przyjmować tutaj obowiązywanie jakiegoś określonego terminu. Wprawdzie zwykle w orzecznictwie wskazuje się, że pod pojęciem "niezwłocznie" należy rozumieć okres maksimum czternastu dni. Termin ten nie może jednak być traktowany w sposób bezwyjątkowy, gdyż w okolicznościach konkretnej sprawy „niezwłoczne" zawiadomienie o wadzie oznaczać może termin nieco dłuższy lub krótszy.