Poradnik Przedsiębiorcy

NIP europejski - kto ma obowiązek jego posiadania?

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy często dokonują transakcji z kontrahentami zagranicznymi, czyli z innych krajów Unii Europejskiej lub spoza Unii Europejskiej. W celu poprawnego rozliczenia podatkowego takich transakcji podatnicy posługują się specjalnym NIP-em. Jest to tzw. NIP europejski. Jak go uzyskać i czy każdy przedsiębiorca ma obowiązek jego posiadania? Sprawdźmy!

Co to jest NIP europejski?

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że NIP europejski ma zastosowanie wyłącznie w transakcjach z krajami z Unii Europejskiej. Jest to numer identyfikacji podatkowej nadawany podatnikom, aby mogli oni dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. Przedsiębiorca otrzymuje tzw. NIP-UE który dla podatników polskich wygląda tak jak NIP nadawany podczas zakładania działalności gospodarczej, z tą różnicą, że poprzedzony jest przedrostkiem PL. To dodatkowe oznaczenie jest identyfikacją kraju, z którego pochodzi przedsiębiorca, który posługuje się tym numerem.

NIP europejski w przypadku polskich przedsiębiorców składa się z przedrostka PL i ciągu 10 cyfr, a więc ma format: PLXXXXXXXXXX.

Czy każdy przedsiębiorca musi posiadać NIP europejski?

Transakcje wewnątrzwspólnotowe mogą zawierać zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT. W przypadku czynnych podatników VAT bezwzględny obowiązek rejestracji do VAT-UE następuje przed zawarciem transakcji:

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
  • wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, w stosunku do których rozliczenie z tytułu podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi,
  • wewnątrzwspólnotowego nabycia usług w stosunku, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT, a więc gdy polski podatnik ma obowiązek rozliczenia podatku VAT z tytułu zawartej transakcji.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo) również muszą dokonać rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem transakcji z przedsiębiorcą z innego kraju UE, a mianowicie w sytuacji gdy ma miejsce:

  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)

Dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, którzy zawierają transakcje WNT, ustawodawca przewidział zwolnienie z obowiązku posiadania NIP europejskiego, a więc z rejestracji do VAT-UE.

Zgodnie z art. 97 ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów nie przekroczy w danym roku kwoty 50 000 zł, podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT nie ma obowiązku rejestracji do VAT-UE.

  • wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług, w stosunku do których rozliczenie z tytułu podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi;
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie usług, w stosunku do których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT.

NIP europejski a plik JPK_V7

NIP europejski jakim posługuje się nabywca lub dostawca jest ściśle powiązany z kodem kraju z którego pochodzi - jest to prefiks stosowany przed NIP. W pliku JPK_V7 kod ten ujmowany jest w polu KodKrajuNadaniaTIN i oznacza kod kraju nadania numeru, za pomocą którego nabywca, dostawca lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów dotyczącymi stosowania kodu kraju ważna jest weryfikacja rodzaju transakcji ponieważ w przypadku transakcji:

  1. krajowej - należy umieszczać kod „PL” w polu KodKrajuNadaniaTIN jeżeli kod ten znajduje się na fakturze. Oznacza to, że jeśli faktura będzie zawierać takie dane, należy wpisać kod „PL”,
  2. unijnej - w przypadkach gdy przepisy ustawy o VAT i regulacje prawne dot. podatku od wartości dodanej w kraju kontrahenta/dostawcy nakładają obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej, który jest poprzedzony kodem literowym kraju nadania tego numeru, należy uzupełnić KodKrajuNadaniaTIN jeżeli jest on znany np. "GB" dla kontrahenta z Wielkiejj Brytanii. 
  3. poza UE - należy wypełnić pole KodKrajuNadaniaTIN jeżeli dane zgromadzone przez podatnika pozwalają na wypełnienie tego pola np. "US" dla Stanów Zjednoczonych. W przypadku trudności z ustaleniem kodu kraju pole może pozostać puste.

Rejestracja do VAT-UE

Aby dokonać rejestracji do VAT-UE, a więc w celu uzyskania NIP-u europejskiego przedsiębiorca musi złożyć formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3. dotyczącą wykonywania wewnątrzwspólnotowych.

NIP europejski a zwolnienie z VAT

Formularz VAT-R (zgłoszeniowy lub aktualizacyjny) należy złożyć we własnym urzędzie skarbowym osobiście, wysłać pocztą lub wysłać elektronicznie z wykorzystaniem własnego podpisu kwalifikowanego.

W sytuacji gdy nievatowiec uzyska NIP europejski, nadal może korzystać ze zwolnienia z VAT. Rejestracja do VAT-UE nie wpływa na utratę tego prawa oraz nie jest jednoznaczna z rejestracją do VAT.

Dla kogo VAT-UE, a dla kogo VAT-EU?

Kiedy nabywamy usługi lub towary od kontrahentów z innego kraju UE, co do zasady na fakturze sprzedaży powinien znajdować się NIP europejski sprzedawcy, a więc numer VAT-UE poprzedzony prefiksem danego kraju, np. w przypadku kontrahenta z Wielkiej Brytanii jest to GB, a gdy sprzedawcą jest firma z Niemiec, będzie to prefiks DE. Zawierając transakcje zagraniczne, przedsiębiorcy mogą otrzymać fakturę zakupu, na której będzie podany NIP poprzedzony prefiksem EU. Czy oznacza to, że należy traktować taką transakcję jako nabycie wewnątrzwspólnotowe?

Zgodnie z art. 132 ust. 1 ustawy o VAT podmioty zagraniczne świadczące usługi telekomunikacyjne, usługi nadawcze lub usługi elektroniczne na rzecz osób prywatnych (nieprowadzących działalności gospodarczej) mających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu na terytorium Unii Europejskiej mogą złożyć w państwie członkowskim identyfikacji zgłoszenie informujące o zamiarze skorzystania z procedury szczególnej rozliczania VAT.

Art. 131 ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT:
procedura szczególna rozliczania VAT - ,,rozumie się przez to rozliczenie VAT należnego z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych państwu członkowskiemu konsumpcji za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji".
Tak więc przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej korzystający z procedury szczególnej rozliczania VAT po złożeniu zgłoszenia otrzymują NIP europejski poprzedzony prefiksem EU. W sytuacji gdy fakturę z takim numerem sprzedawcy otrzyma przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, nie traktuje transakcji jako nabycia wewnątrzwspólnotowego tylko jako import towarów lub usługi od kontrahenta spoza UE.

Co to jest deklaracja VAT- UE?

Przedsiębiorcy posiadający NIP europejski, którzy dokonują transakcji WNT, call-off stock, WDT lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, zobowiązani są do comiesięcznej wysyłki informacji podsumowującej VAT-UE. Dokument ten nie jest formą deklaracji podatkowej, na której podstawie obliczany jest podatek VAT podlegający wpłacie do US. Informacja podsumowująca VAT-UE ma wyłącznie charakter informacyjny i jest dokumentem sprawozdawczym.

W informacji podsumowującej VAT-UE wykazuje się transakcje takie jak:

  1. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
  2. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
  3. wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług, w stosunku do których ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT.
  4. wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock 

Zgodnie z art. 100 ust. 3 ustawy o VAT, informację podsumowującą VAT-UE składa się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce przynajmniej jedna z wymienionych transakcji. Dokument ten składa zarówno czynny podatnik VAT, jak i przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT.

Informację podsumowującą VAT-UE składa się wyłącznie w formie elektronicznej i wyłącznie za okresy miesięczne.
W sytuacji gdy w danym miesiącu przedsiębiorca nie zawarł transakcji wewnątrzwspólnotowej, nie składa on informacji podsumowującej VAT-UE.

Wyrejestrowanie z VAT-UE

NIP europejski nadawany jest przedsiębiorcom po dokonaniu zgłoszenia rejestracyjnego. Jednak należy mieć na uwadze, że w pewnych sytuacjach przedsiębiorca może zostać wykreślony przez US z rejestru podatników VAT-UE. Wykreślenie nastąpi w przypadku, gdy:

  • przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejnych kwartałów przedsiębiorca złoży plik JPK_V7M lub JPK_V7K, w których nie zostanie wykazana sprzedaż lub nabycie towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia,
  • przez 3 kolejne miesiące przedsiębiorca nie złożył informacji podsumowującej VAT-UE, pomimo takiego obowiązku.

Art. 97 ust. 15 ustawy o VAT:
"W przypadku gdy podmiot, o którym mowa w ust. 1-3, złoży za 3 kolejne miesiące lub kwartał deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3, w których nie wykazał sprzedaży, nabycia towarów lub usług ani importu towarów z kwotami podatku do odliczenia, naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu ten podmiot z rejestru jako podatnika VAT UE i powiadamia go o wykreśleniu".

  • przedsiębiorca został wykreślony z rejestru czynnych podatników VAT.

Przykład 1.

Pani Anna jest czynnym podatnikiem VAT posiadającym NIP europejski. Na okres wakacyjny (od czerwca do września) zaprzestała wykonywania działalności i nie uzyskiwała przez ten czas żadnych przychodów. Nie zdecydowała się jednak na zawieszenie działalności. W związku z tym, wywiązując się z obowiązków podatkowych, pani Anna składała zerowe deklaracje VAT i pliki JPK_VAT za czerwiec, lipiec i sierpień. W październiku pani Anna otrzymała informację z US o wykreśleniu jej z rejestru podatników VAT-UE. Czy pani Anna powinna składać zerowe informacje podsumowujące VAT-UE, aby nie dopuścić do wykreślenia z rejestru?

Co do zasady, w odróżnieniu od deklaracji VAT i pliku JPK_VAT (które od października 2020 zostały zastąpione jedną strukturą JPK_V7) nie należy składać zerowych informacji podsumowujących VAT-UE. W związku z tym, że pani Anna przez 3 kolejne miesiące nie wykazała w deklaracji VAT sprzedaży i zakupów towarów lub usług, urząd miał prawo wykreślić panią Annę z rejestru podatników VAT-UE. Dlatego też przed dokonaniem transakcji z podmiotem z innego kraju UE pani Anna powinna ponownie zarejestrować się do VAT-UE, składając w tym celu aktualizację formularza VAT-R.

Przykład 2.

Pan Jan przez trzy kolejne miesiące składał plik JPK_V7M, w których nie wykazał przychodu ze sprzedaży. Ponosił on jednak koszty, które wykazywał w pliku, w związku z czym powstała nadwyżka podatku naliczonego nad należnym przenoszona na kolejne okresy. Dodatkowo pan Jan przez 3 miesiące nie dokonywał również transakcji wewnątrzwspólnotowych, w związku z czym nie składał informacji podsumowujących VAT-UE. Czy urząd może w takiej sytuacji wykreślić pana Jana z rejestru podatników VAT-UE?

Nie, urząd nie może wykreślić pana Jana z rejestru podatników VAT-UE, ponieważ pomimo tego, że pan Jan nie zawierał transakcji wewnątrzwspólnotowych i nie wykazywał sprzedaży w pliku JPK_V7M, wykazywał w pliku zakupy, od których został odliczony podatek VAT. Dlatego też, naczelnik urzędu skarbowego nie ma podstaw do wykreślenia pana Jana z rejestru podatników VAT-UE.

Jak wygenerować VAT-UE w systemie wfirma.pl?

W celu wygenerowania informacji podsumowującej VAT-UE w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJE » INFORMACJA VAT UE. Dokument uzupełniany jest automatycznie na podstawie danych znajdujących się w rejestrze zakupów i sprzedaży VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) lub w rejestrze VAT transakcji zagranicznych (w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT).