Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestracja i składanie informacji VAT UE

Kto ma obowiązek posiadać numer VAT UE i kiedy należy się nim posługiwać?  

Przedsiębiorcy dokonujący transakcji, w  których uczestniczą podmioty zagraniczne z krajów należących do Unii Europejskiej powinni szczególną uwagę zwrócić na charakter rozliczeń. Charakter transakcji wpływa bowiem na formę rozliczenia szczególnie z tytułu podatku VAT. Przedsiębiorcy często zapominają o dodatkowych obowiązkach związanych z transakcjami unijnymi, w których uczestniczą podmioty z krajów Wspólnoty. Jednym z podstawowych obowiązków podatników uczestniczących w transakcjach wewnątrzwspólnotowych jest rejestracja w VAT UE. Kto zatem i kiedy ma obowiązek rejestracji?

Czynni podatnicy VAT

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek zarejestrowania się przed dokonaniem pierwszej transakcji związanej:

  • z WNT, czyli nabyciem towarów od kontrahenta unijnego (dotyczy nabycia towarów od firm; nie dotyczy zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności a zamieszkałych w krajach UE);

  • z nabyciem usług, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy, co oznacza, że to nabywca ma obowiązek rozliczyć VAT z tytułu nabycia danej usługi;

  • z WDT, czyli ze sprzedażą towarów przez czynnych podatników VAT, którzy dostarczają towary kontrahentom z Unii; niezwykle istotną kwestią jest, aby zarejestrowany był zarówno sprzedawca, jak i nabywca, oraz posiadanie potwierdzeń wywozu towarów; WDT bowiem wiąże się ze sprzedażą opodatkowaną stawką 0%;

  • ze świadczeniem usług dla zagranicznych kontrahentów z UE gdzie miejsce świadczenia usług ustalone jest w miejscu prowadzenia działalności/zamieszkania przez nabywcę.

Podmiot

Czynny podatnik VAT

Charakter transakcji

Transakcje zakupu z krajów UE

Rodzaj transakcji

WNT wewnątrz- wspólnotowe nabycie towarów

Nabycie usług dla których stosuje się

art. 28b

Obowiązek rejestracji

TAK

TAK

Uwagi

Nabycie towarów od firm z Unii Europejskiej;

Uwaga : brak rejestracji w VAT-UE nie zwalnia z obowiązku rozliczenia WNT

Wyjątki od zasad ogólnych dotyczą m.in. usług budowlanych, transportowe, usług pośrednictwa;

Wszystkie wymienione zostały w ustawie o VAT art. 28e,f,g,i,j,n

Podmiot

Czynny podatnik VAT

Charakter transakcji

Transakcje sprzedaży do krajów UE

Rodzaj transakcji

WDT wewnątrz- wspólnotowa dostawa towarów

Świadczenie usług dla których stosuje się

art. 28b

Świadczenie usług dla których nie stosuje się art. 28b

Obowiązek rejestracji

TAK

TAK

NIE

Uwagi

Należy pamiętać o spełnieniu warunków WDT m.in. potwierdzenie wywozu, potwierdzenie że nabywca posiada aktywny VAT-UE

Nie dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności z krajów UE

Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT

Natomiast obowiązek rejestracji dla celów wewnątrzwspólnotowych nie dotyczy tylko i wyłącznie czynnych podatników VAT. Przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT (czyli korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na limit obrotów do 200.000 zł) uczestnicząc w transakcjach wewnątrzwspólnotowych również mają obowiązek rejestracji w VAT-UE w sytuacji gdy dokonują:

  • WNT - nabycia towarów w momencie gdy ich nabywana wartość w danym roku przekroczyła 50.000zł; co nie oznacza że przedsiębiorcy którzy nie przekroczyli limitu nie mogą się dobrowolnie zarejestrować dla celów VAT-UE;

  • nabycia usług dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy - co nakłada na nich obowiązek rejestracji VAT-UE, ale przede wszystkim opodatkowania nabytych usług pomimo, że w kraju korzystają ze zwolnienia z VAT;

  • wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, dla których obowiązek opodatkowania transakcji spoczywa na nabywcy zgodnie z art.28b, który mówi, że miejscem świadczenia danej usługi jest w danym przypadku właśnie kraj nabywcy.

Jeżeli przedsiębiorca zwolniony z VAT prowadzi sprzedaż towarów na rzecz kontrahentów z krajów Wspólnoty nie ma obowiązku rejestrowania się dla celów VAT-UE.

Podmiot

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT

Charakter transakcji

Transakcje zakupu z krajów UE

Rodzaj transakcji

Nabycie towarów

Nabycie usług dla których stosuje się art. 28b

Obowiązek rejestracji

TAK *

 

* Jeżeli wartość nabywanych towarów w danym roku przekroczy 50.000zł; przed przekroczeniem limitu nie ma obowiązku rejestracji i opodatkowywania przez nabywcę

TAK

Deklaracje

VAT-8,

VAT-UE

VAT-9M

Uwagi

Nabywca zgodnie z przepisami zobowiązany jest do rozliczenia i uiszczenia podatku VAT

Nabywca zgodnie z przepisami (miejsce świadczenia art. 28b ) zobowiązany jest do rozliczenia i uiszczenia podatku VAT; Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n

Podmiot

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT

Charakter transakcji

Transakcje sprzedaży do krajów UE

Rodzaj transakcji

Sprzedaż towarów

Świadczenie usług dla których stosuje się art. 28b

Świadczenie usług dla których nie stosuje się art. 28b

Obowiązek rejestracji

NIE

TAK

NIE

Deklaracje

-

VAT-UE

-

Uwagi

-

-

Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n np. przy usługach budowlanych

Kiedy istnieje obowiązek składania VAT-UE

Przedsiębiorca, który dokona rejestracji dla celów VAT-UE jest zobowiązany złożyć deklarację za okres, w którym dokonano wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, bądź wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, bądź świadczenia usług dla kontrahentów z UE dla których stosuje się zasadę art. 28b. Na deklaracji znajdują się trzy oddzielne części dla każdego z trzech rodzajów transakcji. Przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać w informacji podsumowującej wartość sumy transakcji z danego okresu przypadająca na danego kontrahenta podając dodatkowo jedynie numer identyfikacyjny NIP-UE danego kontrahenta.

Przy jakich transakcjach nie ma obowiązku składania VAT-UE

Nie wszystkie transakcje wewnątrzwspólnotowe mają obowiązek być wykazane na deklaracji VAT-UE. Jednym z rodzajów transakcji z uczestnictwem podmiotów z krajów Unii Europejskiej, których nie uwzględnia się w informacji podsumowującej jest import usług. Pomimo nabycia usług z krajów unijnych przedsiębiorca nie ma obowiązku wykazywania wartości zakupionych usług w deklaracji VAT UE.

Również w przypadku świadczenia usług czy sprzedaży towarów dla osób fizycznych nieprowadzących działalności z krajów UE przedsiębiorca nie będzie wykazywał w deklaracji VAT-UE. Transakcje te będą bowiem traktowane na takich samych zasadach jak transakcje krajowe.

Na deklaracji VAT-UE przedsiębiorca nie wykaże również świadczenia usług na rzecz kontrahenta z UE dla których nie będzie miał zastosowania art. 28b ustawy o VAT. Przepisy ustawy bowiem mówią, iż obowiązek wykazywania zbiorczych informacji dotyczy przedsiębiorców świadczących usługi dla których stosuje się art. 28b.

Automatyczne wyrejestrowanie z VAT-UE

Ponieważ złożenie deklaracji wiąże się z wystąpieniem transakcji - obowiązku podatkowego - nie ma obowiązku składania deklaracji tzw. zerowych jak to ma miejsce w przypadku VAT-7, które należy składać nawet wówczas gdy w danym miesiącu nie dokonano żadnej czynności związanej z VAT.

Tu jednak należy mieć na uwadze, że urząd ma możliwość wyrejestrowania podatnika z VAT-UE jeśli ten za 3 kolejne miesiące lub kwartał w deklaracjach VAT-7/VAT-7K nie wykazał sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia. Taka sytuacja może mieć również miejsce jeżeli przez okres 3 kolejnych miesięcy przedsiębiorca nie składał informacji podsumowujących VAT-UE pomimo istnienia takiego obowiązku.

Miesięcznie czy kwartalnie?

Deklarację VAT-UE zgodnie z zadami ogólnymi przedsiębiorca składa miesięcznie i tylko miesięcznie. Nie ma możliwości składania deklaracji VAT-UE kwartalnie. Dodatkowo należy pamiętać o formie złożenia deklaracji obowiązkowa jest bowiem wysyłka elektroniczna. Nie ma zatem możliwości składania informacji VAT-UE w wersji papierowej.

Deklaracja VAT-UE a zawieszenie działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na zawieszenie działalności gospodarczej nie mają obowiązku składania deklaracji VAT UE jeżeli oczywiście nie dokonują w czasie zawieszenia transakcji wewnątrzwspólnotowych. Podczas zawieszenia działalności nie ma również miejsca automatyczne wyrejestrowanie. Przepisy o nim mówiące nie dotyczą bowiem okresu, w którym działalność zgłoszona jest jako zawieszona.

W jakim celu składane są informacje podsumowujące VAT-UE

W przeciwieństwie do takich deklaracji, jak np. VAT-7, deklaracje VAT-UE nie służą wykazaniu i uiszczaniu należności wobec urzędów skarbowych. Służą bardziej celom statystycznym i informacyjnym. Jednak nie należy w związku z tym umniejszać ważności deklaracji VAT-UE. Nie wywiązanie się z obowiązku rejestracji dla celów VAT-UE czy nie złożenie deklaracji jest opatrzone sankcjami skarbowymi.

Termin składania informacji VAT UE

Deklaracje okresowe VAT-UE należy złożyć do dnia 25 miesiąca następującego po tym w którym zaistniały. Należy jednak pamiętać, że elektroniczna wysyłka deklaracji VAT UE jest możliwa:

  • bez konieczności podpisu elektronicznego (autoryzacja wysyłki odbywa się na podstawie kwoty przychodu z deklaracji rocznej PIT składanej za dwa lata wstecz) - w przypadku jednoosobowych działalności

  • tylko z wykorzystaniem podpisu elektronicznego - w przypadku spółek (czy o cywilnych, czy jawnej czy sp. z o.o.).

Co daje rejestracja VAT-UE?

Rejestracja dla celów VAT-UE nie tylko nakłada na przedsiębiorcę obowiązek wykazywania transakcji wewnątrzwspólnotowych w informacji VAT-UE. Następstwem zgłoszenia jest także otrzymanie tzw. numeru NIP-UE. Polega to na dodaniu do numeru NIP, jakim posługuje się przedsiębiorca, przedrostka identyfikującego kraj, z którego przedsiębiorca pochodzi. W przypadku polskiego podatnika będzie to przedrostek PL. W ten sposób identyfikuje się przedsiębiorców zarejestrowanych dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jednak ponieważ nie każdy podmiot jest świadomy tego, że posługiwanie się przedrostkiem możliwe jest tylko po rejestracji dla celów VAT-UE, przedsiębiorca zawsze powinien dodatkowo sprawdzać swoich kontrahentów. Możliwe jest to dzięki platformie internetowej Komisji Europejskiej VIES, która pozwala zweryfikować aktywność numeru NIP-UE. Potwierdzenie można wydrukować i dołączyć do dokumentów dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowej. Będzie to niepodważalne potwierdzenie, iż w miesiącu dokonywania danej transakcji strony posiadały aktywny numer NIP-UE, czyli na dzień danego zdarzenia były zarejestrowane dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. To natomiast potwierdzi zasadność opodatkowania zdarzenia.  

Rejestracja dla celów VAT-UE jest niezwykle istotna przy transakcjach typu WDT czy WNT. Dzięki numerom NIP-UE przedsiębiorca może zidentyfikować nabywcę towaru jako czynnego podatnika, co jest podstawowym wymogiem dla zastosowania określonej stawki VAT. Gdyby nabywca nie posiadał numeru NIP-UE sprzedawca opodatkowałby transakcję zgodnie ze stawką właściwą dla kraju sprzedawcy. Dla nabywcy oznaczałoby to większy koszt.    

W przypadku czynnych podatników VAT, którzy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych, rejestracja dla celów VAT-UE jest w większości przypadków nieunikniona. Należy w dodatku zauważyć, że nie dokonanie rejestracji dla celów wewnątrzwspólnotowych nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych związanych z nabyciem usług czy towarów, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca.