Poradnik Przedsiębiorcy

Dowód zakupu - kiedy faktura a kiedy paragon?

Przedsiębiorca, prowadząc działalność gospodarczą, często wystawia faktury sprzedaży lub paragony fiskalne. Standardowe postępowanie wobec wystawiania obu dokumentów jest powszechnie znane. 

Niemniej istnieje kilka sytuacji, w których sprzedawca może mieć wątpliwość, jak postąpić w danej sytuacji. A może można czasem zastosować uproszczenie lub też ujednolicić system wystawiania dokumentów sprzedaży? Kiedy faktura a kiedy paragon - jaki dokument wystawić?

Faktura dokumentująca sprzedaż towarów lub usług

Przedsiębiorca, dokumentując każdą transakcję sprzedaży w firmie, ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży. Faktura ta, aby była ważna formalnie, musi zawierać niezbędne elementy na mocy art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą o podatku VAT. 

Obligatoryjne elementy faktury

1.

data wystawienia

2.

numer faktury

3.

imię i nazwisko oraz adres sprzedawcy i nabywcy

4.

NIP sprzedawcy i nabywcy

5.

data sprzedaży, wykonania usługi, otrzymania zaliczki (jeśli przed wystawieniem faktury) 

6.

nazwa, rodzaj towaru lub usługi

7.

ilość, jednostka miary sprzedanych towarów lub usług

8.

cena za jednostkę towaru lub usług – bez podatku VAT

9.

rabaty, opusty, obniżki cen, skonto – jeżeli nie zostały zawarte w cenie jednostkowej netto

10.

wartość netto (bez podatku) sprzedanych towarów, usług

11.

stawka podatku VAT

12.

łączna wartość netto sprzedanych towarów i usług, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku

13.

kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

14.

kwota należności ogółem

Faktura uproszczona podobnie jak faktura standardowa stanowi podstawowe narzędzie dokumentujące realizację transakcji sprzedaży. Jednak faktura uproszczona będzie mogła być wystawiona wtedy, gdy łączna wartość transakcji brutto nie jest większa niż 450 zł brutto (lub równowartość 100 euro). Ponadto tak faktura musi zawierać kilka podstawowych danych – nieco mniej niż faktura standardowa. Dane, jakie powinna zawierać faktura uproszczona, wymieniono w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT:

  1. data wystawienia;

  2. numer faktury nadany w ramach kolejnej numeracji faktur;

  3. NIP podatnika-sprzedawcy oraz nabywcy;

  4. imię i nazwisko lub nazwa podatnika-sprzedawcy oraz jego adres;

  5. data zrealizowania dostawy towarów lub wykonania usługi albo jeśli wystąpiła wcześniej – data otrzymania zaliczki lub należności;

  6. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

  7. wszelkie rabaty, obniżki, opusty cen, skonta, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  8. suma należności ogółem.

Warto pamiętać, że faktury uproszczonej nie można wystawiać dowolnie przy każdym typie transakcji sprzedaży. Podatnik nie udokumentuje wykonanej sprzedaży fakturą uproszczoną w przypadku:

  1. sprzedaży wysyłkowej;

  2. wewnątrzwspólnotowej dostawy usług;

  3. świadczenia usług na rzecz kontrahenta z UE;

  4. sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany NIP odbiorcy.

Faktury wystawiane dla osób fizycznych

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą jest zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży dokumentującej zrealizowanie transakcji wobec innego przedsiębiorcy. 

Gdy odbiorca to osoba fizyczna nieprowadząca żadnej działalności gospodarczej, to sprzedawca ma obowiązek wystawić paragon sprzedaży (jeżeli jest zobowiązany do używania kasy rejestrującej), a jeżeli osoba fizyczna zażąda – to także fakturę sprzedaży. 

Niemniej, jak objaśnia art. 106b ust. 2 ustawy o podatku VAT, sprzedawca nie jest zobligowany wystawić fakturę sprzedaży, jeżeli jest ona zwolniona z VAT (zarówno przedmiotowo, jak i podmiotowo).  

Przykład 1.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej wynajęła innej osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej pomieszczenie garażowe. Najemca zażądał faktury.

Jak mówi art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, sprzedawca ma obowiązek wystawić na żądanie nabywcy towaru lub usługi fakturę dokumentującą sprzedaż towarów lub usług, jednak nie dotyczy to m.in. sprzedaży usług najmu, gdzie obydwie strony nie są podatnikami VAT. Dlatego nawet jeśli nabywca zażąda faktury, to sprzedawca w tym wypadku nie ma obowiązku jej wystawienia. Może to natomiast uczynić dobrowolnie.

Ponadto osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (niebędąca podatnikiem VAT) może zażądać wystawienia faktury sprzedaży za zakupiony towar lub usługę w poniższych okolicznościach: 

  1. sprzedaż towarów lub usług;

  2. otrzymanie zaliczki na poczet sprzedaży towaru lub usługi (nie dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów);

  3. otrzymanie całości zapłaty przed sprzedażą towaru lub usługi;

  4. sprzedaż zwolniona z podatku VAT przedmiotowo lub podmiotowo

− pod warunkiem, że nabywca zgłosił swoje żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. 

Paragon dokumentujący sprzedaż towarów lub usług

Każdy sprzedawca prowadzący działalność gospodarczą, który realizuje sprzedaż na rzecz osób prywatnych (nieprowadzących działalności gospodarczej) lub też na rzecz rolników ryczałtowych, jest zobligowany do dokumentowania sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej. Zanim jednak rozpocznie, powinien mieć na uwadze:

  1. limit sprzedaży, którego przekroczenie powoduje rozpoczęcie ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej (20 000 zł rocznie, a jeżeli podatnik rozpoczyna działalność w trakcie roku, to limit ten zmniejsza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności);

  2. towary i usługi, których sprzedaż już pierwszej sztuki powoduje, że sprzedawca musi udokumentować to zbycie ewidencją prowadzoną za pomocą kasy rejestrującej.

Jak wskazuje art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku VAT, podatnik-sprzedawca prowadzący sprzedaż towarów lub usług ewidencjonowaną za pomocą kasy rejestrującej ma obowiązek wystawić i przekazać nabywcy dokument w postaci paragonu fiskalnego lub faktury z każdej takiej sprzedaży: 

  1. w formie papierowej lub

  2. w postaci elektronicznej, jednak tylko przy uprzednim uzyskaniu jego zgody co do tej formy otrzymania dokumentu potwierdzającego daną transakcję. 

Paragon podobnie jak faktura musi zawierać wymagane elementy, aby formalnie stanowić dowód sprzedaży.

Zgodnie z § 25 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, paragon fiskalny musi składać się minimum z poniższych elementów: 

Minimalne dane ustawowe paragonu fiskalnego

1.

imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika

2.

NIP sprzedawcy

3.

numer kolejny wydruku

4.

data oraz godzina i minuta sprzedaży

5.

oznaczenie – PARAGON FISKALNY

6.

nazwa towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację

7.

cena jednostkowa towaru lub usługi

8.

ilość i wartość sumaryczna sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku

9.

wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują

10.

wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów

11.

wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym

12.

łączna wysokość podatku

13.

łączna wartość sprzedaży brutto

14.

oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto

15.

kolejny numer paragonu fiskalnego

16.

numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym

17.

numer (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy

18.

logo fiskalne i numer unikatowy

Należy zaznaczyć, że część ww. pozycji jest uzależniona od okoliczności dokumentowania transakcji sprzedaży (pozycja 16) lub od statusu odbiorcy albo od wydania żądania nabywcy (pozycja 17). 

Dowód zakupy przekazany osobom fizycznym elektronicznie - kiedy faktura a kiedy paragon?

Wiele podmiotów gospodarczych prowadzi sprzedaż za pośrednictwem różnego rodzaju platform internetowych. Umowa sprzedaży przy tego typu transakcjach zawierana jest na odległość, a nabywca musi przed zakupem zaakceptować regulamin sprzedaży.

Kanał sprzedaży cechuje się różnorodnością odbiorców, tzn. odbiorcami mogą być zarówno firmy, jak i osoby fizyczne. Wystawianie dokumentów sprzedaży następuje w zależności od statusu odbiorcy lub tego, co odbiorca wybierze. Z uwagi na zamieszanie, jakie powodują klienci w aspekcie zaznaczania niewłaściwych w danej sytuacji dokumentów potwierdzających sprzedaż – niektóre sklepy internetowe konstruują regulaminy sprzedaży w taki sposób, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych każdorazowo wymaga akceptacji przez klienta warunków sprzedaży, które m.in. zawierają akcept otrzymania faktury w formie elektronicznej na podany adres e-mail. Sklepy internetowe dokumentują jednocześnie taką sprzedaż także za pośrednictwem kasy rejestrującej, jednak ograniczają się do przekazania elektronicznie faktury bez paragonu (który pozostaje u sprzedawcy). Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Na ten temat wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 12 lutego 2021 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.680.2020.1.KP.

Dyrektor KIS objaśnił, że każdą sprzedaż można udokumentować fakturą, a sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności winna być dodatkowo udokumentowana paragonem dołączonym do wystawionej faktury.

Zatem niezależnie od wystawionej faktury dla osoby fizycznej (na żądanie – akceptacja regulaminu) sprzedaż musi zostać objęta ewidencją na kasie rejestrującej. Do faktury pozostającej u sprzedawcy podatnik podpina oryginał paragonu. 

W omawianych okolicznościach nabywcy, którzy chcą dokonać zakupu w sklepie internetowym, muszą założyć konto, a następnie w momencie zakupu zaakceptować warunki sprzedaży. Występuje w nich zgoda nabywcy (dotyczy tylko osoby fizycznej nieprowadzącej działalności) na przekazanie faktury drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail.

Sprzedawca generuje fakturę oraz paragon sprzedaży, ale do nabywcy wysyła tylko fakturę sprzedaży w formie elektronicznej. Paragon pozostaje u sprzedawcy. 

Jednak najistotniejszym jest, aby móc zestawić paragon z danymi identyfikacyjnymi fakturę sprzedaży (nr faktury, data wystawienia). Powinna zawierać informację, do jakiego paragonu została wystawiona, a paragon musi zawierać dane, które jednoznacznie będą identyfikowały tę fakturę (dane te sprzedawca umieszcza na paragonie). Dopiero zachowanie ww. warunków wypełnia przesłanki ustawowe zawarte w art. 106h ust. 3 oraz art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. 

Dodatkowo warto wspomnieć o tym, że paragony niewydawane osobom fizycznym mogą pozostać w formie rolki bez konieczności ich rozdzielania.

Faktura do paragonu i brak paragonu

Przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi za pomocą automatów (systemów do sprzedaży automatycznej) borykają się na co dzień z różnego rodzaju problemami odnośnie do dokumentowania realizowanych transakcji sprzedaży. Jednym z nich jest wystawienie faktury do paragonu z NIP-em (powyżej 450 zł brutto) na żądanie kupującego. Sam proces wystawienia faktury odbywa się po uprzednim zwróceniu przez nabywcę paragonu z NIP-em tego nabywcy. Problem pojawia się, gdy nie dysponuje on już paragonem, a chce uzyskać od sprzedawcy fakturę. Przyczyną tego stanu rzeczy może być np.:

  • zagubienie paragonu;

  • zniszczenie paragonu; 

  • nieumiejętność wydrukowania z automatu paragonu;

  • nieprawidłowe wybory (kliknięcia) na automacie przez nabywcę;

  • klient nie poczekał na druk i odszedł od automatu przedwcześnie; 

  • automat nie wydrukował paragonu pomimo kliknięcia opcji „drukuj”;

  • wystąpił błąd drukarki w automacie (np. brak łączności systemu z drukarką); 

  • wystąpiło zacięcie drukarki w automacie.

W takim wypadku sprzedawca musi mieć możliwość sięgnięcia do dokumentacji źródłowej sprzedaży (zamówienia, dyspozycje, elektroniczny zapis transakcji w systemie transakcyjnym lub w pamięci kasy rejestrującej). Ta dokumentacja musi w sposób jednoznaczny umożliwiać identyfikację danej transakcji i danego odbiorcy.

Tylko w takich okolicznościach sprzedawca może wystawić fakturę sprzedaży na prośbę nabywcy wobec nieposiadania przez niego paragonu podlegającego w tej sytuacji zwrotowi. Podobne stanowisko zostało wyrażone w interpretacji indywidualnej z 22 czerwca 2020 roku wydanej przez Dyrektora KIS o sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.248.2020.2.JM.

Paragon bez NIP-u i faktura wystawiona do paragonu

Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Jeżeli nabywca zażądał wystawienia faktury, to sprzedawca ma obowiązek ją wystawić, jeżeli sprzedaż nie jest zwolniona z VAT i jest dokonana pomiędzy przedsiębiorcami.

Jeśli jednak paragon, który otrzymał nabywca, nie zawiera NIP-u, a nabywca wrócił do sprzedawcy po fakturę, wtedy sprzedawca może wystawić nabywcy fakturę sprzedaży, jednakże nie może na niej ująć NIP-u nabywcy. 

Powinien on jednak ująć na wystawionej fakturze sprzedaży pozostałe dane nabywcy, takie jak imię i nazwisko, adres nabywcy, które umożliwią przypisanie konkretnej transakcji do wystawionej faktury. Podobne stanowisko zostało wyrażone w interpretacji indywidualnej z 22 czerwca 2020 roku wydanej przez Dyrektora KIS o sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.248.2020.2.JM.