Poradnik Przedsiębiorcy

Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta zagranicznego bez VAT UE?

Z punktu widzenia czynnego podatnika VAT istotne jest, aby dokonywać transakcji z rzetelnymi oraz wiarygodnymi kontrahentami. Kwestia jest istotna zarówno w zakresie prawidłowości rozliczeń, jak i w odniesieniu do możliwości odliczenia podatku naliczonego w związku z zawartymi transakcjami. Zagadnienie wiarygodności przedsiębiorców dotyczy zarówno podmiotów krajowych, jak i zagranicznych. W poniższym artykule rozważymy, w jaki sposób zweryfikować wiarygodność kontrahenta zagranicznego, gdy nie posiada on numeru VAT UE.

Dlaczego weryfikacja kontrahenta jest taka ważna?

Dokonywanie transakcji ze sprawdzonym przedsiębiorcą jest istotne głównie z uwagi na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jest to podstawowe uprawnienie podatnika VAT, które jednak doznaje ograniczenia, w przypadku gdy podatnik dopuszcza się oszustwa lub też uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem.
Organy podatkowe odmawiają prawa do odliczenia podatku VAT, w sytuacji gdy podatnik nie zachował należytej staranności w kontaktach z innym podmiotem i wiedział lub z obiektywnych okoliczności wynika, że mógł wiedzieć, iż uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem lub nadużyciem w zakresie VAT.
Ocena, czy podatnik dochował wspomnianej należytej staranności, jest m.in. dokonywana według kryterium prawidłowej weryfikacji podatnika. 

Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta zagranicznego?

W przypadku gdy kontrahent jest przedsiębiorcą mającym siedzibę na terenie Unii Europejskiej, podstawowym narzędziem służącym do weryfikacji, czy rzeczywiście istnieje, jest system VIES (VAT Information Exchange System).

VIES to portal stworzony przez Komisję Europejską, który zawiera bazy danych wszystkich zarejestrowanych przedsiębiorców dla celów VAT. Problem polega jednak na tym, że w systemie tym sprawdzimy wyłącznie tych podatników, którzy posiadają aktywny numer VAT UE. Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie każdy zagraniczny przedsiębiorca musi taki numer posiadać, bowiem przepisy wewnętrzne danego kraju członkowskiego mogą zwolnić podatnika z obowiązku jego posiadania. 

Inne sposoby weryfikacji podatnika z UE bez numeru VAT UE

Pojawia się zatem pytanie, w jaki sposób sprawdzić, czy kontrahent, który proponuje nam współpracę, rzeczywiście istnieje i czy nie jest oszustem podatkowym, w sytuacji gdy nie posiada numeru VAT UE?

W pierwszej kolejności wskazać należy, że polski podatnik może sięgnąć do rejestrów oraz baz danych prowadzonych przez poszczególne państwa członkowskie. Są to ewidencje będące odpowiednikiem polskich CEIDG oraz KRS. Przykładowo w Wielkiej Brytanii wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej firmy możemy znaleźć pod adresem: https://www.gov.uk/get-information-about-a-company.

Innym wyjściem w takiej sytuacji jest kontakt z polskimi konsulatami w zakresie spraw gospodarczych czy też z zagranicznymi izbami handlowymi w celu uzyskania informacji co do funkcjonowania danego kontrahenta.

Kryteria weryfikacji kontrahentów, czyli co może potwierdzić wiarygodność kontrahenta zagranicznego?

Ministerstwo Finansów 25 kwietnia 2018 r. opublikowało pismo o nazwie „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Opracowanie to zawiera wskazówki pozwalające ocenić, czy podatnik dochował należytej staranności w toku transakcji z nieuczciwym kontrahentem i czy w związku z tym może zachować prawo do odliczenia podatku naliczonego. Choć przedstawione wskazówki skierowane są do transakcji zawieranych przez polskich podatników, to nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby odnieść je do weryfikacji kontrahentów zagranicznych (tym bardziej w sytuacji, gdy brak innych możliwości sprawdzenia podatnika).

W rezultacie polscy przedsiębiorcy, weryfikując podatników zagranicznych bez numeru VAT UE, mogą sprawdzać, czy:

  • kontrahent posiada wymagane koncesje lub zezwolenia

  • osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają umocowania do działania w imieniu kontrahenta

  • cena towaru oferowanego przez kontrahenta znacząco odbiegała od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia

  • oferowane towary należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent

  • kontrahent posiada biuro, agencje, oddział, przedstawicielstwo

  • kontrahent posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak oznak prowadzenia działalności gospodarczej

  • planowana transakcja ma zostać zawarta na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane były w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu

  • kontrahent nie ogranicza możliwości reklamacji zakupionego towaru

  • możliwe są swobodne ustalenia co do warunków transportu, magazynowania, miejsca odbioru towaru

  • planowana transakcja ma zostać udokumentowana umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji

  • kontrahent  posiada zaplecze organizacyjno-techniczne odpowiednie do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej

  • kontrahent dysponuje stroną internetową z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży.