Obowiązki pracodawcy w zakresie zasiłków

Obowiązek wypłaty zasiłków może dotyczyć pracodawcy lub ZUS-u. Uzależnione jest to od stanu zatrudnienia danej firmy. Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie zasiłków, gdy obowiązkiem ich wypłaty obciążony jest ZUS, wyjaśniamy poniżej. 

Od czego zależy, kto jest płatnikiem zasiłków?

O tym, kogo obciąża obowiązek wypłaty zasiłków w kolejnym roku kalendarzowym, decyduje liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada każdego roku.

Poza tym ZUS wypłaca zasiłki także 

• prowadzącym działalność pozarolniczą i osobom z nimi współpracującym;
• duchownym;
• osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia;
• podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Ustalenie stanu ubezpieczonych na potrzeby ustalenia płatnika zasiłku

Do ustalenia stanu ubezpieczonych uwzględnia się:

1. pracowników (w tym również uczniów);
2. osoby wykonujące pracę nakładczą, podlegające ubezpieczeniu chorobowemu;
3. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące, które podlegają ubezpieczeniu chorobowemu;
4. podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby prowadzące działalność pozarolniczą oraz osoby z nimi współpracujące.

Przy ustalaniu stanu ubezpieczonych nie uwzględnia się:

• osób przebywających na urlopach wychowawczych;
• osób przebywających na urlopach bezpłatnych;
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Przykład 1. 

Pan Mirosław jest właścicielem firmy produkującej przetwory. Zatrudnia on 15 pracowników oraz 30 zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczenia chorobowego. Kto będzie płatnikiem zasiłków dla tych osób, jeśli taki stan zatrudnienia miał miejsce na 30 listopada 2024 roku? 

W tej sytuacji pan Mirosław jako pracodawca zatrudniał 45 osób, za które opłaca ubezpieczenie chorobowe. Dlatego w 2025 roku dla tych ubezpieczonych płatnikiem zasiłków będzie pracodawca, a nie ZUS.

Przykład 2. 

Pani Bożena jest właścicielką firmy odzieżowej, w której zatrudnia 5 pracowników oraz 10 zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczenia chorobowego. Kto będzie płatnikiem zasiłków dla tych osób, jeśli taki stan zatrudnienia miał miejsce na 30 listopada 2024 roku? 

W tej sytuacji pani Bożena jako pracodawca zatrudnia 15 osób, za które opłaca ubezpieczenie chorobowe. Dlatego w 2025 roku dla tych ubezpieczonych płatnikiem zasiłków będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Przykład 3. 

Pan Rafał jako pracodawca na 30 listopada 2024 roku zatrudniał 20 pracowników. 30 listopada 2024 roku upływa okres wypowiedzenia jednej z osób zatrudnionych w firmie. Na 1 grudnia 2024 roku zatrudnia już 19 pracowników. Kto będzie płatnikiem zasiłków w tej sytuacji? 

W tym wypadku zmniejszenie stanu zatrudnienia nie ma wpływu na ustalenia płatnika zasiłków i będzie nim pracodawca. Pan Rafał na 30 listopada 2024 roku zatrudniał 20 pracowników, za których opłacał składki na ubezpieczenie chorobowe, w związku z czym będzie płatnikiem zasiłków w 2025 roku.

Przykład 4.

Pani Janina i pani Monika będące właścicielkami firmy meblarskiej na 30 listopada 2024 roku zatrudniały 15 pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń. W związku z  intensywnym rozwojem firmy w ciągu kilku miesięcy w kwietniu 2025 roku zatrudniały już 32 pracowników. Kto będzie w tym przypadku płatnikiem zasiłków? 

Płatnikiem zasiłków  w tej sytuacji nadal jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Gdy zwiększony stan zatrudnienia utrzyma się na wskazanym poziomie, wzrośnie lub nie obniży się do liczby poniżej 20 ubezpieczonych, płatnikiem zasiłków w 2026 roku będzie pracodawca.

Formalności, jakie musi dopełnić przed ZUS-em pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków

W przypadku, gdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę jest chory lub opiekuje się chorym członkiem rodziny, ZUS ustali prawo do zasiłku pracownikowi po otrzymaniu od pracodawcy wniosku o zasiłek, który w czasie trwania zatrudnienia składa pracodawca w imieniu pracownika. Aktualnie wnioskiem tym w przypadku pierwszego zaświadczenia lekarskiego jest zaświadczenie Z-3. 

Gdy ZUS ma ustalić prawo do zasiłku za dalszy nieprzerwany okres choroby lub sprawowania opieki, wnioskiem będzie:

• zaświadczenie płatnika składek Z-3 wypełnione do pkt 1 oraz pkt 5 sekcji Informacje o pracowniku albo
• zaświadczenie płatnika składek ZAS-12. 

Pracownik otrzyma zasiłek chorobowy, jeśli wystawione zostanie zwolnienie lekarskie:

• w formie dokumentu elektronicznego (e –ZLA);
• w formie wydruku zaświadczenia wystawionego elektronicznie (wydruk e –ZLA);
• na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, gdy wystawienie zwolnienia lekarskiego e-ZLA nie jest możliwe – jest to zwolnienie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym.

Gdy pracownik otrzymał zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym, tj. wydrukowane przez lekarza, i lekarz nie wprowadził go do systemu, pracodawca powinien przekazać łącznie z Z-3 lub ZAS-12 do ZUS-u również otrzymane od pracownika zaświadczenie lekarskie.

Rodzaje wypłacanych zasiłków

Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wymienia następujące świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa:

1. zasiłek chorobowy,
2. świadczenie rehabilitacyjne,
3. zasiłek wyrównawczy,
4. zasiłek macierzyński,
5. zasiłek opiekuńczy.

Z ubezpieczenia wypadkowego wypłacany jest:

• zasiłek chorobowy, 
• zasiłek wyrównawczy, 
• świadczenie rehabilitacyjne.

Zasiłek wyrównawczy

Zasiłek wyrównawczy przysługuje pracownikowi, który jest ubezpieczonym ze zmniejszoną sprawnością do pracy, którego wynagrodzenie uległo obniżeniu wskutek poddania się rehabilitacji zawodowej w celu adaptacji lub przyuczenia do określonej pracy.

Świadczenie rehabilitacyjne

Świadczenie rehabilitacyjne przysługuje ubezpieczonemu, który wyczerpał okres pobierania zasiłku chorobowego i jest nadal niezdolny do pracy, jednak dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie tej zdolności. Świadczenie rehabilitacyjne będzie przysługiwało też ubezpieczonemu, który wyczerpał okres pobierania zasiłku chorobowego i który stara się o rentę z tytułu niezdolności do pracy, a lekarz orzecznik ustalił, że dalsze leczenie lub rehabilitacja rokuje odzyskanie zdolności do pracy. Świadczenie przyznawane jest na okres przywrócenia zdolności do pracy, najdłużej na 12 miesięcy. 

Zasiłek chorobowy 

Zasiłek chorobowy przysługuje, gdy ubezpieczony stał się niezdolny do pracy w czasie ubezpieczenia chorobowego, w tym również za okres nieprzerwanej niezdolności do pracy, która przypada po ustaniu ubezpieczenia.

Zasiłek opiekuńczy

Zasiłek opiekuńczy będzie wypłacany w przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

1. konieczności opieki nad dzieckiem, które nie ukończyło 8 lat, i zaszła jedna z następujących sytuacji: nieprzewidziane zamknięcie żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza, lub konieczność izolacji dziecka z powodu podejrzenia o nosicielstwo choroby zakaźnej, lub choroba niani zatrudnionej na umowie uaktywniającej lub dziennego opiekuna, którzy opiekują się dzieckiem, lub porodu albo choroby małżonka lub rodzica dziecka, którzy stale opiekują się dzieckiem, a poród lub choroba uniemożliwia tę opiekę, pobytu w szpitalu albo innej placówce leczniczej małżonka lub rodzica dziecka, którzy stale opiekują się dzieckiem;
2. konieczności opieki nad dzieckiem z niepełnosprawnością, tj. dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji, które nie ukończyło 18 lat, jeśli wystąpiła jedna z następujących sytuacji: poród lub choroba małżonka bądź rodzica dziecka, którzy stale opiekują się dzieckiem, jeśli poród lub choroba uniemożliwia im opiekę lub pobyt w szpitalu albo innej placówce leczniczej małżonka lub rodzica dziecka, którzy stale opiekują się dzieckiem;
3. konieczności opieki nad chorym dzieckiem z niepełnosprawnością, które nie ukończyło 18 lat;
4. konieczności opieki nad chorym dzieckiem;
5. konieczności opieki nad innym niż dziecko chorym członkiem rodziny.

Zasiłek macierzyński

Zasiłek macierzyński przysługuje za okresy, które odpowiadają okresom:

• urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• urlopu rodzicielskiego,
• urlopu ojcowskiego.

Zasiłek macierzyński przysługuje niezależnie od tego, jak długo ma się ubezpieczenie chorobowe.

Obowiązki pracodawcy w zakresie zasiłków - podsumowanie 

Podsumowując, pracodawca, który nie wypłaca zasiłków, ma obowiązek dostarczyć wskazane dokumenty na formularzu Z-3 lub Z-3A. Wybór formularza zależy od formy zatrudnienia ubezpieczonego.