Od początku 2022 roku osoby zasiadające w zarządach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością na mocy podjętej uchwały i otrzymujące za to wynagrodzenie zostały objęte obowiązkiem uiszczania składki zdrowotnej. W związku z tym pojawia się istotne pytanie: czy nowe regulacje prawne dotyczące obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego mają zastosowanie także do członków zarządu będących obcokrajowcami? Szczegółowe informacje na temat zus zagranicznego członka zarządu znajdziesz w poniższym artykule.
Rewolucja w składkach zdrowotnych dla członków zarządu i prokurentów od 2022 roku
Z początkiem 2022 roku w polskim systemie ubezpieczeń zdrowotnych zaszła istotna zmiana dotycząca osób pełniących kluczowe funkcje w zarządzaniu przedsiębiorstwami. Od 1 stycznia tego roku członkowie zarządu oraz prokurenci, których powołanie do pełnienia funkcji nastąpiło na mocy stosownej uchwały lub innego aktu powołania i którzy z tego tytułu otrzymują wynagrodzenie, zostali objęci obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego. Co istotne, pomimo nowego obowiązku osoby te nadal nie podlegają systemowi ubezpieczeń społecznych, co stanowi odrębność ich sytuacji prawnej.
Wprowadzenie tej zmiany znalazło swoje odzwierciedlenie w nowelizacji ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Do artykułu 66, w ustępie 1, dodano pkt 35a, który precyzyjnie definiuje nową kategorię osób podlegających obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgodnie z tym przepisem obowiązek ten dotyczy „osób powołanych do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie”. Kluczowym elementem determinującym powstanie tego obowiązku jest zatem łączne wystąpienie 2 przesłanek: powołania do pełnienia funkcji oraz otrzymywania z tego tytułu wynagrodzenia. Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego powstaje z dniem powołania danej osoby na stanowisko i wygasa z dniem jej odwołania.
Warto podkreślić, że podstawę wymiaru składki zdrowotnej dla tej grupy stanowi ich wynagrodzenie brutto otrzymywane z tytułu pełnionej funkcji. Sama składka zdrowotna została ustalona na poziomie 9% tej podstawy wymiaru. Oznacza to, że wysokość obciążenia finansowego z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego jest bezpośrednio powiązana z wysokością otrzymywanego wynagrodzenia.
Przykład 1.
Pan Adam został powołany na członka zarządu spółki XYZ Sp. z o.o. 1 marca 2025 roku na podstawie uchwały wspólników. Z tytułu pełnionej funkcji otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 15 000 zł brutto. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest jego wynagrodzenie brutto, które wynosi 15 000 zł. Zatem miesięczna składka zdrowotna pana Adama wyniesie 1350 zł (15 000 zł × 9%).
Jak wygląda kwestia ZUS zagranicznego członka zarządu w Polsce?
Wypłata wynagrodzenia zagranicznemu członkowi zarządu lub rady nadzorczej polskiej spółki otwiera kwestię potencjalnego obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne w Polsce. Nie jest to jednak automatyczne i jednoznaczne, a kluczowym czynnikiem determinującym tę kwestię jest sytuacja dochodowa nierezydenta podatkowego.
Decydujące znaczenie ma fakt, czy dochód uzyskany z tytułu pełnienia funkcji w polskiej spółce jest jedynym źródłem zarobkowania tej osoby. Jeżeli tak, to co do zasady wynagrodzenie to będzie stanowić podstawę do naliczenia zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne w Polsce, na takich samych zasadach jak w przypadku polskich rezydentów.
Sytuacja komplikuje się, gdy zagraniczny członek zarządu lub rady nadzorczej osiąga dochody również w innych krajach. W takim przypadku ustalenie właściwego państwa do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wymaga odwołania się do przepisów prawa międzynarodowego. Pierwszym krokiem jest analiza unijnych regulacji dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, jeśli dany nierezydent pochodzi z kraju członkowskiego Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii. Przepisy te mają na celu uniknięcie sytuacji, w której dana osoba podlegałaby ubezpieczeniom w więcej niż 1 państwie lub nie podlegała im w żadnym.
Dodatkowo Polska zawarła szereg dwustronnych umów międzynarodowych z różnymi państwami, które również regulują kwestie zabezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kontekście pracy transgranicznej. Umowy te mogą zawierać odmienne zasady dotyczące ustalania właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń.
Ogólną zasadą prawa międzynarodowego jest to, że w zakresie ubezpieczeń społecznych stosuje się prawo tylko 1 państwa. Określenie tego właściwego państwa wymaga szczegółowej analizy stanu faktycznego, uwzględniającej miejsce zamieszkania, miejsce wykonywania pracy, obywatelstwo oraz inne źródła dochodu danej osoby. Konieczne jest zbadanie, gdzie dana osoba faktycznie wykonuje znaczną część swojej aktywności zawodowej i gdzie znajdują się jej główne interesy życiowe.
W praktyce ustalenie właściwego systemu ubezpieczeń dla zagranicznego członka zarządu lub rady nadzorczej może być złożonym procesem, wymagającym nie tylko znajomości polskich przepisów, ale również regulacji unijnych i postanowień odpowiednich umów międzynarodowych. W związku z tym w takich sytuacjach często rekomenduje się skorzystanie z porady specjalistów z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, aby zapewnić prawidłowe rozliczenia i uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych.
Co w przypadku gdy członek zarządu podlega ubezpieczeniom za granicą?
Kluczowym dokumentem w takiej sytuacji staje się zaświadczenie A1. Jest to oficjalne potwierdzenie wydane przez właściwą instytucję państwa członkowskiego, które zaświadcza, że dana osoba podlega systemowi zabezpieczenia społecznego tego konkretnego kraju. Członek zarządu, który ma aktualne zaświadczenie A1, potwierdzające jego przynależność do zagranicznego systemu ubezpieczeń, znajduje się w specyficznej sytuacji prawnej w kontekście polskich ubezpieczeń.
Ustalenie, które ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego jest właściwe dla danej osoby, opiera się na 2 fundamentalnych zasadach, które mają zapobiegać zarówno podwójnemu ubezpieczeniu, jak i brakowi ubezpieczenia:
- Zasada miejsca wykonywania pracy – ta reguła stanowi, że osoba podlega systemowi zabezpieczenia społecznego tego państwa członkowskiego, na którego terytorium faktycznie wykonuje swoją aktywność zawodową. Dotyczy to zarówno osób zatrudnionych na etacie, jak i prowadzących własną działalność gospodarczą. Jeśli więc zagraniczny członek zarządu wykonuje swoją główną pracę zawodową za granicą, to tam co do zasady powinny być odprowadzane jego składki na ubezpieczenia społeczne.
- Zasada 1 ustawodawstwa właściwego – ta zasada ma zastosowanie w bardziej złożonych sytuacjach, gdy dana osoba wykonuje różnorodne aktywności zawodowe na terytorium co najmniej 2 państw członkowskich. W takim przypadku przepisy koordynacyjne jednoznacznie wskazują 1 konkretne państwo członkowskie, którego systemowi zabezpieczenia społecznego podlega ta osoba. Niedopuszczalne jest jednoczesne podleganie systemom ubezpieczeń społecznych 2 różnych krajów.
Mając na uwadze przedstawione zasady, osoba zasiadająca w zarządzie polskiej spółki, lecz objęta zagranicznym systemem ubezpieczeń społecznych, np. z powodu prowadzenia działalności gospodarczej poza Polską, nie jest zobowiązana do ubezpieczeń społecznych w Polsce ani do płacenia składki zdrowotnej z tytułu pełnionej funkcji w zarządzie.
ZUS zagranicznego członka zarządu – podsumowanie
W przypadku zagranicznych członków zarządu obowiązek opłacania składek w Polsce zależy od ich sytuacji dochodowej. Jeśli dochód z polskiej spółki jest jedynym źródłem, to co do zasady podlegają oni polskim składkom zdrowotnym i społecznym. W sytuacji osiągania dochodów również za granicą kluczowe stają się przepisy międzynarodowe, w tym unijne regulacje koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz dwustronne umowy. Posiadanie zaświadczenia A1 potwierdzającego podleganie zagranicznemu systemowi ubezpieczeń zwalnia z polskich składek zdrowotnych z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie polskiej spółki.
