Poradnik Przedsiębiorcy

ZUS Z-3 - wszystko na temat tego zaświadczenia

Wielu pracodawców boryka się z zawiłością ZUS-owskich zaświadczeń i formularzy. Zaświadczenia ZUS Z-3 nie należą do wyjątkowych w swojej prostocie - kto je sporządza, kto składa, kiedy i gdzie się je składa, co jeśli pracownik nie wykazał dowodów poprzedniego zatrudnienia - to najczęstsze bolączki osób stojących przed koniecznością złożenia niezbędnej dokumentacji dla celów otrzymania zasiłku chorobowego wypłacanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Darmowy wzór formularza ZUS Z-3 do pobrania w formacie PDF

Do pobrania:

pdf
ZUS Z-3 .pdf druk do ręcznego wypełnienia

ZUS Z-3

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy ustaleniu prawa do zasiłku chorobowego i obliczeniu jego wysokości. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek, jak i o ubezpieczonym oraz wykaz uzyskiwanych przez ubezpieczonego zarobków. W poprawnie wypełnionym ZUS Z-3 powinny znaleźć się następujące dane:

  • dane ewidencyjne płatnika składek zgodne z ZUS ZPA lub ZUS ZFA,
  • dane ewidencyjne pracownika zgodne z ZUS ZUA,
  • okres ubezpieczenia,
  • okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do wypłaty zasiłku chorobowego, w tym także informacje na temat niezdolności do pracy wynikłej z wypadku przy pracy, miały miejsce w drodze do pracy lub z pracy,
  • informacja o ZUS ZLA, jeśli jest dołączone do ZUS Z-3,
  • liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,
  • informacje na temat zawartych umów cywilnych,
  • wszelkie inne informacje, mogące wpływać na prawo do świadczeń.

Płatnik składek - pracodawca, zleceniodawca, zakład pracy

Okres wyczekiwania - co do zasady okres, po którym ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku chorobowego. W przypadku ubezpieczonego obowiązkowo okres ten wynosi 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Ubezpieczony dobrowolnie nabywa prawo do zasiłku po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Wyjątki i dokładne wyjaśnienie można znaleźć w art. 4 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999r.

Który ZUS Z-3?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Za pozostałych ubezpieczonych sporządza się zaświadczenia ZUS Z-3a i ZUS Z-3b.

Zaświadczenie ZUS Z-3a sporządza się za:

  • członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
  • osoby wykonujące prace na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (zgodnie z Kodeksem cywilnym) lub jako osoba współpracująca,
  • osoby wykonujące pracę nakładczą,
  • osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności albo tymczasowego zawieszenia,
  • posłów lub senatorów pobierających uposażenie,
  • osoby pobierające stypendium sportowe,
  • słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej pobierających stypendium,
  • osoby odbywające służbę zastępczą,
  • funkcjonariuszy celnych,
  • osoby sprawujące opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 (ustawa z dnia 4 lutego 2011),
  • osoby pobierające stypendium w okresie odbywania stażu, szkolenia lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy albo przygotowania dorosłych, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy lub inny podmiot kierujący, albo osoby pobierające stypendium w okresie odbywania studiów podyplomowych.

Zaświadczenie ZUS Z-3b sporządza się za:

  • osoby wykonujące pozarolniczą działalność,
  • osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
  • duchownych.

Kto sporządza zaświadczenia ZUS Z-3, gdzie i kiedy je składa?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek, którzy nie są upoważnieni do wypłaty zasiłku (np. pracodawcy zatrudniający mniej niż 21 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. W interesie płatnika leży poprawne wypełnienie druku, inaczej zostanie on ponownie wypełniony przez ZUS, w konsekwencji zawyżając podstawę wymiaru zasiłku z winy płatnika. Z perspektywy ubezpieczonego warto zapewnić płatnikowi dostęp do informacji odnośnie zatrudnienia w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy, inaczej istnieje ryzyko opóźnienia procedur, niewłaściwego obliczenia podstawy wymiaru zasiłku i innych komplikacji, od których oczywiście można się odwoływać, ale straconego czasu już się nie odzyska.

 

Złożenie zaświadczeń w ZUS należy do obowiązków płatnika, np. pracodawcy. Jeśli pracownik, którego to zaświadczenie dotyczy pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą (lub pozostawał z chwilą rozpoczęcia wypłaty zasiłku chorobowego), zaświadczenie składa się w Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Jeśli pracownik nie jest już zatrudniony, były pracodawca składa zaświadczenie w Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na miejsce zamieszkania osoby niezdolnej do pracy.

Na pytanie “kiedy należy złożyć ZUS Z-3 w ręce pracodawcy” odpowiedzi należy szukać w art. 62 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Artykuł ten mówi, iż obowiązkiem ubezpieczonego (tu: pracownika) jest dostarczenie płatnikowi (tu: pracodawcy) zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania.

Kompletując dokumenty dla ZUS-u, pracodawcy (ponieważ to oni dopełniają pozostałych obowiązków) powinni zwrócić uwagę na:

  • oznaczenie zaświadczenia lekarskiego datą otrzymania od pracownika, informacją, czy nadal trwa tytuł ubezpieczenia chorobowego oraz pieczątką i podpisem pracodawcy,
  • niezwłoczne przekazanie oryginału zaświadczenia lekarskiego wraz wypełnionym odpowiednim drukiem ZUS Z-3,
  • zachowanie kopii przekazanego do ZUS-u zaświadczenia lekarskiego oraz druku ZUS Z-3 przez okres 5 lat.

Powyższa procedura wygląda nieco inaczej w sytuacji, w której na podstawie jednego zwolnienia pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe najpierw od pracodawcy, a następnie zasiłek z ZUS-u. Zmienia to:

“niezwłoczne przekazanie oryginału zaświadczenia lekarskiego wraz wypełnionym odpowiednim drukiem ZUS Z-3” na: “przekazanie oryginału zaświadczenia lekarskiego wraz wypełnionym odpowiednim drukiem ZUS Z-3 dopiero po wypłaceniu wynagrodzenia”.

Powyższa zasada obowiązuje także wtedy, gdy jedno zwolnienie uprawnia do zasiłku chorobowego płatnego najpierw przez pracodawcę, a następnie przez ZUS, czyli po ustaniu stosunku pracy.

Jak w większości przypadków, również przy staraniach o zasiłek chorobowy, liczy się terminowość. Przestrogą dla pracownika są konsekwencje niedostarczenia zaświadczenia w terminie - obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego (chyba że niedostarczenie zaświadczenia nie nastąpiło z winy pracownika).

Wypełnianie ZUS Z-3 krok po kroku

Standardową  procedurą dla wszystkich dokumentów jest uzupełnienie danych ewidencyjnych. Płatnik składek wpisuje swój NIP, REGON oraz PESEL lub serię i numer dowodu osobistego (lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, np. paszportu; prawo jazdy nie cieszy się w Polsce dużym zaufaniem, dlatego decydując się na jego wykorzystanie celem potwierdzenia tożsamości należy liczyć się z odmową). Następnie uzupełnia dane personalne pracownika - imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz PESEL lub serię i numer dowodu osobistego.

Kolejnym krokiem jest wpisanie danych o zatrudnieniu - obecnym i poprzedzającym.

W pkt 1 należy podać datę rozpoczęcia obecnego zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy. Jeśli umowa o pracę zawarta jest na czas określony, podaję się również ustaloną datę ustania stosunku pracy. W przypadku umowy na czas nieokreślony można wpisać tę uwagę w polu przeznaczonym na datę zakończenia.

Zatrudnienie pracownika

Pkt 2 uzupełnia się tylko wtedy, gdy podany wcześniej okres ubezpieczenia chorobowego jest krótszy niż 30 dni oraz jeśli nie zachodzą okoliczności uprawniające do ubezpieczenia chorobowego niezależnie od okresu ubezpieczeniowego (wspomniane okoliczności są wyszczególnione w art. 4 ust. 3 rozdziału 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, znajdują się również w pouczeniu do zaświadczenia ZUS Z-3). Okoliczności wyłączające obowiązek wyczekiwania należy udokumentować.

Jeśli okres obecnego zatrudnienia, a więc i ubezpieczenia chorobowego, jest krótszy niż rok, w pkt 3 należy wpisać zatrudnienie poprzedzające obecne. Istotą jest, aby wykazać przynajmniej 12 miesięcy ubezpieczenia chorobowego poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy.

Poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego i następujące okresy ubezpieczenia społecznego

Pkt 4 nie wymaga uzupełniania, należy jednak pamiętać przy jego okazji o dostarczaniu wszelkich zaświadczeń lekarskich dokumentujących chorobę zawodową lub zaistnienie wypadku w (drodze do/z) pracy.

Powód powstania niezdolność do pracy

W pkt 5 należy zaznaczyć właściwy kwadrat jeśli w okresie niezdolności do pracy ubezpieczony korzysta z urlopu bezpłatnego, wychowawczego, odbywa karę pozbawienia wolności lub przebywa w areszcie tymczasowym.

Nieobecności w okresie niezdolności do pracy

 

Wyjaśnienie ewentualnych niejasności punktów 6-11 znajduje się w pouczeniu do ZUS Z-3.

Druk zaświadczenia zawiera stosowne tabele do umieszczania poszczególnych składników wynagrodzenia w zależności od okresu, za jaki przysługują - miesięczne (pkt 11), kwartalne (pkt 12), roczne (pkt 13) i inne (pkt 14). Podawane kwoty składników powinny być niepomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne - pomniejszeń tych dokonuje ZUS. Wynagrodzenia z tytułu urlopu wypoczynkowego traktuje się na równi z wynagrodzeniem za pracę.

Wynagrodzenie miesięczne

W przypadku wypłacania wynagrodzenia za okresy miesięczne (pkt 11) w tabeli podaje się okres i liczbę dni przepracowanych przez pracownika oraz obowiązujących do przepracowania w każdym miesiącu, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku. Ujmuje się dni robocze, które zgodnie z harmonogramem pracy pracownik przepracował i miał przepracować.

Składki wynagrodzenia za okresy miesięczne

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony od 14 grudnia 2016 r. do 13 grudnia 2017 r., na zwolnieniu lekarskim przebywał od 01 do 09 czerwca. W tabeli 11 wykazane będą miesiące: I, II, III, IV, V.

Przykład 2.

Pracownica do 15 marca 2017 r. przebywała na urlopie macierzyńskim. 25 maja dostarczyła zwolnienie lekarskie na okres 22 - 26 maja 2017. W tabeli 11 wykazane będą miesiące: V, VI, VII ,VIII, IX, X, XI, XII [2016], I, II, III, IV [2017].

Jeżeli w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających trwającą niezdolność do pracy pracownik pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, na skutek czego nie jest ustalana nowa podstawa wymiaru, w pkt. 11 podaje się wynagrodzenie za miesiące poprzedzające poprzednią niezdolność do pracy.

Przykład 3.

Pracownik jest niezdolny do pracy z tytułu choroby w okresie 1-9 czerwiec 2017 r. Wcześniej przebywał na zwolnieniu lekarskim od 1 marca do 7 kwietnia, wykorzystując 33 dni wynagrodzenia chorobowego. W tabeli 12 będzie wykazane 12 miesięcy poprzedzających marcowo-kwietniowe zwolnienie (czyli od marca 2016 r. do lutego 2017r. włącznie), ponieważ przerwa pomiędzy zwolnieniami wyniosła 1 miesiąc kalendarzowy - maj.

Gdyby rzeczony pracownik zachorował w sierpniu 2017 r., przerwa pomiędzy świadczeniami chorobowymi wyniosłaby ponad 3 miesiące kalendarzowe - wtedy w tabeli 11 wykazuje się 12 miesięcy poprzedzających wspomniany sierpień 2017 roku (VIII.2016 - VII.2017)

Wyjątkiem jest liczba dni dla pracowników otrzymujących honoraria - obowiązuje wtedy ujmowanie dni nie w kontekście roboczym, ale z góry przyjętym, adekwatnym do liczby dni w miesiącu (28, 29, 30, 31). Również jeśli dla pracownika została ustalona inna liczba dni - tę właśnie liczbę wykorzystuje się do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku.

Wykazywane wynagrodzenie (w stosunku miesięcznym) dzieli się na “podstawę” oraz premie, nagrody i dodatki, mimo że pracownik nie zachowuje prawa do ich otrzymywania w czasie pobierania zasiłku.

Kolumna 9, jeśli nie zachodzą specjalne okoliczności (opisane poniżej), uzupełniana jest stawką 13,71% (w 2017 roku).

Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie

Jeżeli pracownik przepracował zadeklarowaną lub mniejszą liczbę dni, w kolumnie 6 wpisuje się pełną wartość wynagrodzenia (bez pomniejszeń i odliczeń) w kwocie zapisanej w umowie o pracę lub innym akcie stanowiącym o stosunku pracy. Niezależnie od stosunku dni przepracowanych do zadeklarowanych, wpisana kwota powinna być zgodna ze wskazaną w umowie. Zwiększenie będzie miało miejsce wyłącznie w przypadku wystąpienia urlopu wypoczynkowego.

Jeśli przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia rentowe i emerytalne, należy obliczyć wskaźnik potrąconej pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne stosując wzór [kwota potrąconej składki x 100][przychód stanowiący  podstawę wymiaru składki], zamieszczony również w pouczeniu do pkt 12 zaświadczenia.

Pracownik otrzymuje zmienne wynagrodzenie

Jeżeli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia pomniejszane proporcjonalnie za czas choroby, należy je wykazać w kolumnie 7 tabeli. Gdy pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, składnik taki należy wykazać w druku ZUS Z-3 w kwocie faktycznie wypłaconej (tj. proporcjonalnie pomniejszonej za czas nieobecności, brutto). Zakład Ubezpieczeń Społecznych przed uwzględnieniem go w podstawie wymiaru zasiłku dokona jego uzupełnienia, jeśli w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy.

Jeżeli przepracowane zostały nadgodziny, przekazane premie,itp. - wykazuje się je w kolumnie 8 w kwocie faktycznej (brutto).

Wynagrodzenie kwartalne, roczne i inne

W tabelach 13-15 podaje się, oprócz kwartału/roku i kwoty, liczbę dni przepracowanych i zadeklarowanych (zgodnie z umową). Kolumny odpowiedzialne za liczbę dni uzupełnia się tylko wtedy, gdy składniki wynagrodzenia za te okresy pomniejszane są proporcjonalnie. W innych przypadkach kolumny 3-4 pozostawia się puste.

Druk Z-3? ZUS chętnie pomoże!

Często, pomimo pouczenia do zaświadczenia i szczegółowych opracowań, pewne okoliczności pozostają niejasne dopóki zainteresowany nie zapozna się z nimi w kontekście sytuacyjnym. Dla takich właśnie potrzeb Zakład Ubezpieczeń Społecznych opracował poradnik “Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa dla osób prowadzących działalność pozarolniczą”, dostępny do pobrania w formacie PDF pod adresem http://www.zus.pl/pliki/poradniki/porad8.pdf. Wszystkie poradniki dostępne na stronie ZUS są bezpłatne i nie wymagają rejestracji ani zakładania konta.