Poradnik Przedsiębiorcy

Od 2019 roku nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Nadchodzący rok 2019 szykuje dla działu kadr oraz samych pracodawców wiele zmian. Jedną z najważniejszych, na którą czekało wiele osób, jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wszystkie zmiany, które będą obowiązywać od nowego roku, zostały uregulowane ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Sprawdź, co się zmieni!

Jak było do tej pory?

Do końca 2018 roku okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat. Jednak w związku z tym, że na dokumentację pracowniczą składają się bardzo różne dokumenty, długość ich przechowywania była odmienna. Wynikało to z oddzielnych przepisów, które regulowały poszczególne dokumenty. Tym samym zmiany, które już niedługą będą obowiązywać, spowodują ujednolicenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, co w jednym przypadku będzie oznaczało skrócenie okresu przechowywania, a w innych –  wydłużenie.

Różne przepisy do różnych pracowników

W związku z tym, że przepisy zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku, wiele osób ma wątpliwości, co z osobami zatrudnionymi wcześniej? Możemy wyodrębnić 3 grupy pracowników i różne procedury przechowywania dokumentacji pracowniczej:

  • pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r. – dla tych pracowników okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat;

  • pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2019 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ustala się według starych przepisów (czyli 50 lat). Może on zostać skrócony do 10 lat, jeśli pracodawca dopełnił formalności:

    • przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz

    • raport informacyjny (ZUS RIA) – do ZUS i do byłego lub obecnego pracownika;

  • pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat, bez możliwości skrócenia tego okresu

Obowiązek informacyjny o okresie przechowywania

Nowe przepisy wskazują, że pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Nowy artykuł 946 Kodeksu pracy wskazuje, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wraz ze świadectwem wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli 10 lat;

  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Czyli w praktyce po zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem, oprócz świadectwa pracy należy przekazać mu dokument ze wskazaniem powyższych punktów. Dobrą praktyką będzie w powyższej informacji wskazać konkretne daty zakończenia okresu przechowywania oraz daty możliwości odbioru dokumentacji.

Jak ustalić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Ustalenie okresu przechowywania może wydawać się skomplikowane, jednak w rzeczywistości tak nie jest.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 

Jak w praktyce ustalić okresy przechowywania i jakie czynności należy wykonać?

  1. Ustalenie okresu 10 lat przechowywania – okres ten należy liczyć od następnego roku kalendarzowego po roku ustania stosunku pracy.

Przykład 1.

Umowa pana Kowalskiego kończy się 13 marca 2019 roku. Okres 10 lat przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku. Oznacza to, że koniec okresu 10 lat mija 31 grudnia 2030 roku.

  1. 30 dni dla pracownika na odebranie dokumentacji pracownika.

Przykład 2.

Jeśli okres przechowywania dokumentacji mija ostatniego dnia grudnia 2030 roku, to pracownik ma czas do 30 stycznia 2031 roku.

  1. Jeśli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji pracowniczej, to pracodawca ma obowiązek ją zniszczyć w ciągu 12 miesięcy.

Przykład 3.

Pracownik Kowalski nie odebrał swojej dokumentacji pracowniczej do końca stycznia 2031 roku. Pracodawca ma obowiązek zniszczyć ją do końca stycznia 2032 roku. Po tym terminie przechowywanie dokumentacji będzie bezprawne

Jak więc widać, ustalenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie jest trudne. Jednak wyżej opisane zmiany wprowadzają dodatkowe obowiązki i procedury. Warto o nich pamiętać, wdrażając nowe uregulowania.