Poradnik Przedsiębiorcy

Od kiedy będą akta osobowe elektroniczne?

Jestem małym pracodawcą, zatrudniam tylko kilku pracowników. Słyszałam, że mają się zmienić przepisy wprowadzające e-akta osobowe. Od kiedy będą akta osobowe elektroniczne?

 Janka, Warszawa

 

Prace nad zmianą prowadzenia akt pracowniczych oraz ich archiwizacji trwały od długiego czasu i nadal trwają.

Zmiany, o których Pani wspomina, opracowywane są w ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Od kiedy będą akta osobowe elektroniczne? Datą wejścia przepisów w życie jest początek 2019 roku.

Jakie zmiany wejdą w życie?

Projekt zmian, o których mowa, przewiduje dwie główne zmiany mające na celu uproszczenie pracodawcom prowadzenia i archiwizacji dokumentów.

Skrócenie okresu archiwizacji

Pierwsza duża zmiana dotyczy skrócenia okresu archiwizacji dokumentów pracowniczych. Aktualnie wynosi on aż 50 lat! Jest to bardzo długi okres, który nakłada na pracodawcę szereg obowiązków. Jednocześnie taki czas archiwizacji nie gwarantuje pracownikom dostępu do swoich akt. Na przestrzeni lat firmy zamykają się, przekształcają, niektórzy w ogóle nie dopełniają swoich obowiązków. Tak więc zebranie wszystkich potrzebnych dokumentów, np. do ustalenia prawa do emerytury, często graniczy z cudem. Nadchodzące zmiany mają skrócić ten okres do 10 lat, a duża część informacji ma pochodzić z raportów imiennych RCA, które pracodawcy przekazują do ZUS-u co miesiąc za każdego pracownika.

Elektronizacja akt osobowych

Drugą dużą zmianą, która nas czeka, jest elektronizacja akt osobowych. Aktualnie pracodawca może prowadzić akta osobowe w wersji elektronicznej, jednak i tak ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ich również w tradycyjnej formie papierowej. Zmiana prawa ma pozwolić na prowadzenie akt pracowniczych tylko w wersji elektronicznej, bez konieczności przetrzymywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Niewątpliwie będzie to duże ułatwienie dla pracodawców. Będą mieli oni dostęp do dokumentów pracownika wszędzie tam, gdzie będą mogli skorzystać z nośnika elektronicznego.

Już teraz wielu pracodawców decyduje się przetrzymywać dane w chmurze, czyli w systemach do prowadzenia kadr i płac online. Przykładem takiego rozwiązania jest system księgowości online wFirma.pl. Już teraz można w nim prowadzić e-akta osobowe.

Widok akt osobowych w systemie wFirma.pl

Od kiedy będą akta osobowe elektroniczne - wygląd w systemie wfirma.pl