Zgodnie z art. 2981 Kodeksu pracy w zakresie uregulowań dotyczących prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika, następuje odesłanie do rozporządzenia. Zatem pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w oparciu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r. nr 62 poz. 286 z późn. zmianami). Natomiast zgodnie z art. 281 ust. 6 Kodeksu pracy pracodawcy, którzy nie prowadzą dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlegają karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. A jak przechowywać e-akta osobowe?
Jak przechowywać e-akta osobowe?
Obowiązujące przepisy regulują wyłącznie sposób prowadzenia i archiwizowania akt osobowych pracownika w formie papierowej oraz przechowywania ich przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Warto jednak zwrócić uwagę na to, iż wielu pracodawców aktualnie prowadzi równolegle z wersją papierową elektroniczne akta osobowe. Poprzez system elektronicznych akt osobowych pracownicy mogą za przyzwoleniem pracodawcy wprowadzać do systemu konkretne zmiany odnośnie do swoich danych, np. zmianę adresu zamieszkania, zmianę nazwiska. Jednak jest to forma pomocnicza prowadzenia akt osobowych, które muszą istnieć u danego pracodawcy w formie papierowej.
Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika „pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia,
w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
W części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Pomocnicze wzory pism dotyczących oświadczeń pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę, wypowiedzeniu warunków umowy o pracę oraz rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia stanowią załączniki nr 3-6 do rozporządzenia”.
Jak prowadzić e-akta osobowe pracownika?
Biorąc pod uwagę powyższe regulacje, pracodawcy decydujący się na prowadzenie elektronicznych akt osobowych powinni zdigitalizować wyżej wskazane dokumenty z papierowych akt osobowych oraz umieścić na zabezpieczonych nośnikach informatycznych w wersji elektronicznej. W celu przechowywania i archiwizowania elektronicznych akt osobowych, pracodawcy mogą wykorzystywać różnego rodzaju systemy informatyczne i aplikacje.
Warto pamiętać, by w elektronicznych aktach osobowych pracownika dokumenty były usystematyzowane w porządku chronologicznym wraz z nadanymi numerami porządkowymi stron. Elektroniczny podział dokumentów w e-aktach osobowych pracownika powinien być podzielony analogicznie jak w papierowych aktach osobowych pracownika, tj. oddzielnie część A, oddzielnie część B, oddzielnie część C. Natomiast każda z tych części powinna zawierać szczegółowy wykaz zawartych w niej dokumentów. Przeniesione dokumenty z nośnika papierowego na nośnik elektroniczny powinny być uwierzytelnione za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego. Dodatkowo pracodawcy prowadzący e-akta osobowe w wyspecjalizowanych programach do prowadzenia akt osobowych powinni wprowadzić szczegółowe regulacje ponoszenia odpowiedzialności za treść dokumentu przetworzonego z postaci papierowej na elektroniczną. Warto zaznaczyć, iż zgodnie z nowelizowanymi przepisami dotyczącymi przechowywania i archiwizacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy i prowadzeniem akt osobowych termin ten będzie wynosił 10 lat od czasu zakończenia stosunku pracy. Natomiast zdigitalizowane dokumenty papierowe będą zwracane pracownikom.
W nawiązaniu do powyższego, do czasu wejścia w życie nowych przepisów pracodawcy mogą prowadzić e-akta osobowe w systemie elektronicznym, z możliwością dokonywania podstawowych zmian przez pracowników w zakresie własnych danych, jednak pracodawca powinien równolegle prowadzić papierowe akta osobowe w formie teczek tradycyjnych.
Warto wskazać, iż „propozycja zmian rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika przewiduje możliwość elektronicznego prowadzenia akt osobowych. Zmienione rozporządzenie będzie uwzględniać różne sposoby złożenia/przedłożenia dokumentów przez pracownika (dokumenty „born digital”, np. przekazanie dokumentu umowy opatrzonej kwalifikowanymi podpisami stron, ale również sytuacje, w których możliwa jest digitalizacja przedłożonych dokumentów w postaci papierowej, wprowadzenie do elektronicznej teczki pracowniczej danych z takich dokumentów, albo pozyskiwanie danych elektronicznych, jak w przypadku elektronicznej ewidencji czasu pracy). W przypadku prowadzenia akt w postaci (tradycyjnej) papierowej – dotychczasowe zasady ich przechowywania nie ulegają zmianom. Propozycja przewiduje możliwość prowadzenia akt w modelu mieszanym (część akt w postaci elektronicznej, część w postaci papierowej). Pożądanym rozwiązaniem jest takie opracowanie oprogramowania do prowadzenia akt osobowych pracownika, aby możliwe było przekazywanie danych zarówno do podmiotów przechowujących akta pracownicze, jak również do Archiwów Państwowych” (por. Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 6 lipca 2016 r.).
Konkludując, elektroniczne akta osobowe będą tworzone bezpośrednio przez przygotowanie dokumentów pracowniczych w systemie teleinformatycznym lub przez konwersję z akt papierowych na formę elektroniczną. Przygotowanie dokumentów w formie elektronicznej wymagać będzie posiadania przez obie strony kwalifikowanych podpisów elektronicznych. W przypadku braku posiadania przez pracownika podpisu elektronicznego, pracodawca powinien umożliwić mu dostęp do wyspecjalizowanego programu informatycznego do przygotowywania i przechowywania elektronicznych akt osobowych.
Pracodawcy powinni pamiętać, że zgodnie z obecnymi przepisami przechowywanie wyłącznie elektronicznej formy akt osobowych stanowi naruszenie podstawowych praw pracowniczych, co zostało potwierdzone przez Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z dnia 9 kwietnia 2010 r. w sprawie prowadzenia akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej (GPP-87-4560-29/10/PE/RP).
