Poradnik Przedsiębiorcy

Jak przechowywać e-akta osobowe?

Zgodnie z art. 2981 Kodeksu pracy w zakresie uregulowań dotyczących prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika, następuje odesłanie do rozporządzenia. Zatem pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w oparciu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r. nr 62 poz. 286 z późn. zmianami). Natomiast zgodnie z art. 281 ust. 6 Kodeksu pracy pracodawcy, którzy nie prowadzą dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlegają karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. A jak przechowywać e-akta osobowe?

Jak przechowywać e-akta osobowe?

Obowiązujące przepisy regulują wyłącznie sposób prowadzenia i archiwizowania akt osobowych pracownika w formie papierowej oraz przechowywania ich przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Warto jednak zwrócić uwagę na to, iż wielu pracodawców aktualnie prowadzi równolegle z wersją papierową elektroniczne akta osobowe. Poprzez system elektronicznych akt osobowych pracownicy mogą za przyzwoleniem pracodawcy wprowadzać do systemu konkretne zmiany odnośnie do swoich danych, np. zmianę adresu zamieszkania, zmianę nazwiska. Jednak jest to forma pomocnicza prowadzenia akt osobowych, które muszą istnieć u danego pracodawcy w formie papierowej.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika „pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

 

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia,

  • w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,

  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych

  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,

  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,

  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,

  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

W części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),

  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.