Wiele osób zajmujących się sprawami kadrowymi ma dylemat, jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentów w aktach osobowych. Które z dokumentów powinny być przechowywane w aktach, a które nie. Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w niniejszym artykule.
Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych - podstawa prawna
Z art. 94 pkt 9a kp wynika, że pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracowników. To co powinno znaleźć się w aktach osobowych, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozporządzeniu wyróżnione są trzy części, na które powinny składać się akta: część A, B i C.
W części A umieszcza się dokumenty gromadzone podczas ubiegania się o zatrudnienie, w części B - dokumenty zebrane w okresie trwania zatrudnienia, a w części C - dokumenty w związku z jego ustaniem. Należy zwrócić tu szczególną uwagę, że w ostatnich dwóch przypadkach ustawodawca posłużył się sformułowaniem "w tym" co oznacza, że pracodawca może umieścić dokumenty inne niż wymienione w ustawie.
W takim razie gdzie powinny być przechowywane dokumenty, które nie zostały wskazane w ustawie, a powszechnie stosowane są w obiegu kadrowym? Chodzi tu między innymi o:
Wnioski urlopowe
Ustawodawca nie zakazał przechowywania w omawianym zbiorze dokumentów wymienionych w pytaniu, jednakże przepisy rozporządzenia przemawiają za wyłączeniem ich z dokumentacji akt osobowych. Wniosek o urlop wypoczynkowy w formie papierowej czy elektronicznej jest dokumentem z zakresu czasu pracy, stosowanym na podstawie regulaminów wewnątrzzakładowych czy instrukcji. Ewidencja czasu pracy, w skład której wchodzi urlop wypoczynkowy, jest dokumentem bezwzględnie wymaganym, jednakże nie został on wyszczególniony jako obowiązkowo przechowywany w części B akt osobowych - w związku z czym, tym trudniej uznać, że należy w niej przechowywać wnioski o urlop wypoczynkowy. Dodatkowym potwierdzeniem przemawiającym za odstąpieniem od przechowywania w aktach wniosków o urlop wypoczynkowy jest stosunkowo duża ich liczba. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych dotyczących urlopów utrudniałoby korzystanie z nich. Powszechnie przechowuje się wnioski urlopowe przy ewidencji czasu pracy, co wydaje się rozsądne i praktyczne.
Zaświadczenia lekarskie
Z dokumentem ZUS ZLA, czyli z zaświadczeniem lekarskim, ma miejsce podobna sytuacja jak z wnioskami urlopowymi - z tą różnicą, że dopóki funkcjonuje jeszcze w formie papierowej, to dokument ten, po odnotowaniu w ewidencji czasu pracy, powinien być przechowywany z dokumentacją płacową.
PIT-2
Dokument ten nie został określony w omawianym rozporządzeniu jako dokument obowiązkowo przechowywany w aktach osobowych. Jest on jednakże niezbędny i koniecznie wymagany do przedłożenia w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy). Pracownik zobowiązany jest taki dokument przedłożyć, co wynika z art. 32 ust. 3 ustawy o pdof. Pracodawca może przechowywać takie oświadczenie poza aktami pracowniczymi, jednakże ze względów praktycznych jest wygodne umieszczanie dokumentu w aktach osobowych.
Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu
Zakład pracy przy obliczaniu zaliczki na pdof stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Wynika to z art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof. W tej sytuacji dokument ten może podlegać włączeniu do części B akt osobowych. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia akt osobowych nie wspomina się o tym oświadczeniu, jednak w doktrynie omawianego zagadnienia dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. podatkowe (PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów.
