Odprawa emerytalna przy stawce godzinowej to wyzwanie, które wymaga od przedsiębiorcy precyzji i znajomości przepisów. To nie uznaniowy bonus, lecz świadczenie gwarantowane przez Kodeks pracy, którego wysokość musi odzwierciedlać realne zarobki pracownika. W 2026 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu na poziomie 4806 zł brutto, każdy błąd w kalkulacji może prowadzić do kosztownych sporów sądowych. Prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru, zwłaszcza przy zmiennych składnikach płacy, jest kluczowe dla uniknięcia sankcji i zapewnienia zgodności z prawem.
Czy odprawa emerytalna przy stawce godzinowej jest obowiązkowa?
Fundamentem prawnym jest tutaj art. 92¹ kp, który w sposób bezwzględny nakłada na pracodawcę obowiązek wypłaty odprawy pieniężnej pracownikowi spełniającemu warunki do emerytury lub renty. Dokument ten ma charakter informacyjny i służy przede wszystkim zabezpieczeniu finansowemu osoby kończącej aktywność zawodową. Prawo to jest niezależne od stażu pracy u danego pracodawcy – wystarczy, że pracownik nabył uprawnienia emerytalne i stosunek pracy ustał w związku z tym faktem. Ważne jest jednak zrozumienie, że stawka godzinowa, mimo że zmienia się co miesiąc w zależności od liczby przepracowanych godzin, musi zostać sprowadzona do wspólnego mianownika, jakim jest pojęcie „jednomiesięcznego wynagrodzenia”. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że związek między rozwiązaniem stosunku pracy a przejściem na emeryturę nie musi być wyłącznie bezpośredni; może on mieć charakter czasowy, przyczynowy lub funkcjonalny. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik najpierw rozwiązuje umowę, a dopiero po krótkim czasie składa wniosek do ZUS-u, obowiązek wypłaty odprawy po stronie przedsiębiorcy nadal istnieje.
Wzór odprawy nie jest bezpośrednio wpisany w kp, lecz wynika z odesłania do zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jednak z jednym, kardynalnym wyjątkiem: przy odprawie nie dzielimy podstawy przez współczynnik urlopowy. Co więcej, w przepisach wewnątrzzakładowych, takich jak regulamin wynagradzania, pracodawca może ustalić wyższe stawki odpraw (np. dwu- lub trzymiesięczne), ale nigdy nie może zejść poniżej standardu kodeksowego. Warto wiedzieć, że w 2026 roku kontrolerzy PIP zwracają szczególną uwagę na to, czy pracodawcy nie próbują omijać tych przepisów poprzez sztuczne zaniżanie podstawy wymiaru u osób pracujących w systemie akordowym lub godzinowym. Przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że każda próba modyfikacji zasad na niekorzyść pracownika jest z mocy prawa nieważna i zostanie zastąpiona przepisami kodeksowymi podczas pierwszej lepszej kontroli lub rozprawy sądowej.
Umieszczenie informacji o wypłaconej odprawie w świadectwie pracy jest obowiązkiem pracodawcy, co ma zapobiegać wielokrotnemu pobieraniu tego świadczenia przez pracownika u różnych pracodawców. Odprawa ma bowiem charakter jednorazowy w całej karierze zawodowej. Jeśli przedsiębiorca wypłaciłby odprawę pracownikowi, który już wcześniej ją otrzymał od poprzedniego szefa, nie mógłby żądać jej zwrotu, o ile pracownik nie wprowadził go celowo w błąd. Dlatego tak istotna jest analiza historycznych świadectw pracy kandydata na emeryta przed zatwierdzeniem listy płac. Należy szukać zapisu o wypłaceniu odprawy emerytalnej lub rentowej – jeśli taki widnieje, twój obowiązek wygasa. Warto jednak pamiętać o ryzyku: jeśli pracownik przeszedł na rentę, pobrał odprawę, a potem wrócił do pracy i teraz przechodzi na emeryturę, druga odprawa mu się nie należy. Ustawa wyraźnie mówi o „odprawie emerytalnej lub rentowej” jako o świadczeniu wymiennym i jednorazowym.
Odprawa emerytalna a ekwiwalent za urlop – różnice w ustalaniu wysokości
Wielu przedsiębiorców i początkujących księgowych myli te dwa pojęcia, co prowadzi do błędów w wysokości wypłat. Różnica tkwi w końcowym etapie obliczeń, który dla odprawy jest znacznie prostszy, choć paradoksalnie to właśnie ta prostota bywa przyczyną pomyłek:
- Ekwiwalent za urlop – obliczając go, musimy wyznaczyć stawkę za jeden dzień pracy, co wymaga użycia tzw. współczynnika urlopowego (w 2026 roku wynosi on 20,92 dla pełnego etatu). Średnią z trzech miesięcy dzielimy przez ten współczynnik, a następnie przez dobowy wymiar czasu pracy, aby otrzymać stawkę godzinową ekwiwalentu.
- Odprawa emerytalna – tutaj interesuje nas wyłącznie wartość miesięczna. Nie dzielimy uzyskanej średniej przez żadne współczynniki. Jeśli średnia z trzech miesięcy wynosi 6000 zł, to odprawa wynosi dokładnie 6000 zł. Proces kończy się na ustaleniu średniego miesięcznego wynagrodzenia, które ma odzwierciedlać standardowe zarobki pracownika przed odejściem z firmy.
Jeśli więc pracownik zarabiający stawkę godzinową odchodzi na emeryturę, ślad po jego zmiennym wynagrodzeniu musi zostać uśredniony, ale proces obliczeniowy kończy się o jeden krok wcześniej niż przy urlopie. Błędne zastosowanie współczynnika urlopowego przy odprawie zazwyczaj skutkuje drastycznym zaniżeniem wypłaty (często o kilkanaście procent), co jest prostą drogą do sporu sądowego. Pracodawca, który dzieli podstawę przez 20,75, de facto wypłaca pracownikowi równowartość jednej dniówki zamiast jednej pensji – skrajny błąd, który zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać w małych działach kadrowych.
Jak obliczyć odprawę przy stawce godzinowej? Metoda trzech miesięcy
Kp w przypadku składników zmiennych, takich jak wynagrodzenie godzinowe, nakazuje nam cofnąć się o trzy miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc ustania stosunku pracy. Jest to mechanizm, który ma na celu urealnienie podstawy wymiaru i zabezpieczenie obu stron przed przypadkowymi wahaniami koniunktury lub sezonowością pracy. Nie można stosować karuzeli płacowej ani brać pod uwagę tylko „najlepszego” miesiąca, by dogodzić pracownikowi, ani „najgorszego”, by zaoszczędzić. Procedura ta wymaga rzetelnego zsumowania wszystkich wypłat za godziny przepracowane oraz innych dodatków o charakterze stałym i zmiennym wypłacanych w okresach miesięcznych.
Dozwolone składniki do ujęcia w podstawie to przede wszystkim:
- Wynagrodzenie zasadnicze wynikające bezpośrednio ze stawki godzinowej.
- Dodatki za pracę w porze nocnej, które przy systemie zmianowym bywają znaczące.
- Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, o ile były one wypłacane w uśrednianym okresie.
- Premie regulaminowe (nie uznaniowe!), które są ściśle powiązane z wydajnością lub czasem pracy.
- Dodatki funkcyjne czy stażowe, o ile mają charakter periodyczny.
Warto podkreślić, że odpowiedzialność za poprawne wytypowanie tych składników spoczywa w całości na pracodawcy. Jeśli w okresie trzech miesięcy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, okres ten należy „uzupełnić”. To pojęcie często budzi grozę u przedsiębiorców, ale w praktyce oznacza ono konieczność obliczenia, ile pracownik zarobiłby, gdyby w tym czasie pracował zgodnie ze swoim harmonogramem. Wyliczenie to wykonuje się poprzez podzielenie faktycznie uzyskanego wynagrodzenia przez liczbę dni (lub godzin) faktycznie przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni (lub godzin), które pracownik miał do przepracowania zgodnie z planem. Jest to proces kluczowy, by podstawa odprawy nie została sztucznie zaniżona przez chorobę pracownika tuż przed odejściem na emeryturę.
Uzupełnianie podstawy – matematyczne wyzwanie przedsiębiorcy
Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik ze stawką godzinową w jednym z trzech branych pod uwagę miesięcy chorował przez dwa tygodnie. Jego wypłata była w tym czasie znacznie niższa, ponieważ otrzymał tylko wynagrodzenie chorobowe (którego nie wliczamy do podstawy odprawy). Gdyby po prostu zsumować te trzy miesiące, średnia wyszłaby nienaturalnie niska. Prawo wymaga od pracodawcy dokonania korekty. Należy wyliczyć potencjalne wynagrodzenie za ten miesiąc, bazując na stawkach, które pracownik realnie by otrzymał. W systemie godzinowym najprościej zrobić to, mnożąc stawkę godzinową przez nominalny czas pracy przewidziany dla danego miesiąca.
Przykład 1.
Pracownik wynagradzany stawką godzinową odchodzi na emeryturę. W jednym z trzech miesięcy uwzględnianych w ustalaniu odprawy emerytalnej pracownik był chory przez 7 dni (40 h). W tej sytuacji pracodawca przed wyliczeniem odprawy emerytalnej musi ustalić uzupełnione wynagrodzenie za dany miesiąc:
Stawka godzinowa: 32,00 zł
Liczba przepracowanych godzin: 120
Liczba godzin nominalnych w danym miesiącu: 160
Wynagrodzenie za cały miesiąc: 160 h × 32,00 zł = 5120 zł.
Dla przedsiębiorcy oznacza to dodatkowy nakład pracy administracyjnej, ale jest to operacja niezbędna. Jeśli kontrola PIP wykaże, że podstawa nie została uzupełniona, zostanie to potraktowane jako naruszenie przepisów o wynagrodzeniu. Pamiętaj, że uzupełniania dokonujemy tylko wtedy, gdy pracownik przepracował przynajmniej połowę swojego wymiaru czasu pracy w danym miesiącu. Jeśli pracował mniej, ten miesiąc zazwyczaj pomijamy i bierzemy pod uwagę miesiące wcześniejsze, aby zamknąć cykl trzech reprezentatywnych okresów. To subtelna zasada, która chroni stabilność wyliczeń w twojej firmie.
Kiedy można zastosować stawkę z jednego miesiąca?
Istnieją sytuacje, w których uśrednianie nie jest konieczne, choć przy stawce godzinowej zdarza się to rzadko i zazwyczaj dotyczy osób o bardzo stabilnym grafiku. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy stawka godzinowa jest stała, a liczba godzin w każdym miesiącu jest identyczna (co w praktyce przy kalendarzu dni roboczych jest niemal niemożliwe ze względu na różną liczbę dni w miesiącach). Zawsze bezpieczniejszą ścieżką dla przedsiębiorcy jest zastosowanie zasady uśredniania z trzech miesięcy, gdyż chroni ona przed zarzutem manipulowania datą rozwiązania umowy w celu obniżenia kosztów odprawy. Sąd pracy znacznie przychylniej patrzy na pracodawcę, który rzetelnie wyliczył średnią, niż na takiego, który przyjął kwotę z ostatniego, „akurat najkrótszego” miesiąca.
Kolejną istotną kwestią jest problem osób pracujących na część etatu ze stawką godzinową. W ich przypadku zasady są identyczne, jednak musimy pamiętać o proporcjonalności. Jeśli jednak wyliczona w ten sposób średnia dla pracownika na pół etatu jest niższa niż połowa minimalnego wynagrodzenia w 2026 roku, należy dokonać wyrównania. Płaca minimalna stanowi bowiem absolutny punkt odniesienia dla każdego świadczenia o charakterze płacowym. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność monitorowania obwieszczeń rządowych dotyczących stawek płacy minimalnej, które w ostatnich latach zmieniały się nawet dwukrotnie w ciągu roku.
Gwarancja minimalnej odprawy w 2026 roku
Od 1 stycznia kwota ta wynosi 4806 zł brutto. Ma to bezpośrednie przełożenie na odprawy emerytalne, które stają się dla wielu małych firm odczuwalnym obciążeniem. Prawo pracy konstruuje mechanizm ochronny – odprawa emerytalna pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie obowiązujące w dacie wypłaty. Jest to swego rodzaju „bezpiecznik”, który sprawia, że żadne matematyczne zawiłości stawki godzinowej nie mogą pozbawić pracownika podstawowej ochrony socjalnej.
Nawet jeśli z twoich obliczeń (uśredniania stawek godzinowych z ostatnich 3 miesięcy) wyjdzie kwota 4100 zł, ponieważ pracownik w ostatnim kwartale pracował mniej, nie brał nadgodzin lub zrezygnował z dodatkowych zmian, masz bezwzględny obowiązek „dopłacenia” do kwoty 4806 z. Ignorowanie tego zapisu jest najczęstszą przyczyną nakładania kar przez inspektorów pracy podczas rutynowych kontroli dokumentacji płacowej. Przedsiębiorca musi traktować tę kwotę jako kwotę „sztywną” – jeśli wyliczenia dają wynik niższy, automatycznie przeskakujemy na poziom 4806 zł. Warto o tym pamiętać przy planowaniu rezerw finansowych na odprawy dla pracowników zarabiających najniższe stawki.
Przykład 2.
Pan Adam, zatrudniony na pełny etat ze stawką 38 zł brutto za godzinę, przechodzi na emeryturę 30 listopada 2026 roku. Pracodawca musi obliczyć odprawę na podstawie sierpnia, września i października.
- Sierpień: 160 h pracy = 6080 zł brutto. Brak nadgodzin, standardowy miesiąc.
- Wrzesień: 176 h pracy + 10 h nadliczbowych (płatnych 100% dodatku) = 6688 zł + 760 zł = 7448 zł brutto. Wliczamy nadgodziny, bo są składnikiem zmiennym wypłacanym co miesiąc.
- Październik: 184 h pracy = 6992 zł brutto. Długi miesiąc, więcej godzin roboczych.
Suma zarobków z trzech miesięcy: 6080 zł + 7448 zł + 6992 zł = 20 520 zł.
Wysokość odprawy: 20 520 zł : 3 = 6840 zł.
Ponieważ kwota 6840 zł jest wyższa od minimalnej (4806 zł), panu Adamowi przysługuje odprawa właśnie w tej wysokości. Przedsiębiorca widzi tu wyraźnie, jak nadgodziny i długość miesiąca wpłynęły na ostateczny koszt odprawy.
Gdyby pan Adam zarabiał minimalną stawkę godzinową i z wyliczeń wyszłoby np. 4400 zł, pracodawca musiałby podnieść wypłatę do pełnych 4806 zł, co stanowiłoby koszt dodatkowy rzędu 406 zł.
Przykład 3.
Pani Maria pracuje na pół etatu ze stawką 40 zł/h. Przechodzi na emeryturę w tym samym terminie co pan Adam. Średnia z jej trzech miesięcy (połowa godzin etatu) wynosi 3360 zł brutto. W przypadku pani Marii minimalna wysokość odprawy jest liczona proporcjonalnie do wymiaru etatu. Skoro pełne minimum to 4806 zł, to dla pół etatu wynosi ono 2403 zł. Ponieważ średnia pani Marii (3360 zł) jest wyższa niż jej proporcjonalne minimum (2403 zł), otrzymuje ona kwotę wyliczoną ze średniej, czyli 3360 zł. Ten przykład pokazuje, że system godzinowy przy wyższych stawkach często „wyprzedza” minimum ustawowe, co jest korzystne dla pracownika, ale wymaga od przedsiębiorcy precyzyjnego księgowania czasu pracy.
Oskładkowanie i opodatkowanie – co zostaje w kieszeni?
Dla przedsiębiorcy dobra wiadomość jest taka, że odprawa emerytalna (w wysokości ustawowej) jest zwolniona ze składek ZUS. Jest to jeden z nielicznych przypadków, gdzie państwo rezygnuje z danin na ubezpieczenia społeczne od kwot wypłacanych pracownikowi. Nie odprowadzasz od niej składki emerytalnej, rentowej ani zdrowotnej. W praktyce oznacza to, że całkowity koszt wypłaty dla firmy jest równy kwocie brutto wskazanej na liście płac. W porównaniu do zwykłego wynagrodzenia, gdzie musisz doliczyć ponad 20% kosztów pracodawcy („duże brutto”), odprawa jest świadczeniem „tanim” w obsłudze.
Należy jednak pamiętać o urzędzie skarbowym, który nie przewiduje takich ulg. Odprawa jest przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PIT) na zasadach ogólnych. Jako pracodawca masz obowiązek pobrać zaliczkę na podatek (12% lub 32% zależnie od progu podatkowego pracownika). W 2026 roku warto również pamiętać o kwocie wolnej od podatku, o ile pracownik złożył stosowne oświadczenie (PIT-2). Brak konieczności płacenia składek ZUS sprawia, że dla pracownika kwota netto („na rękę”) będzie relatywnie wyższa niż w przypadku standardowej wypłaty o tej samej wartości brutto. To ważne wyjaśnienie, które warto przekazać pracownikowi, by uniknąć pytań o „dziwnie wysoką” kwotę na koncie.
Co zrobić, jeśli informacja o odprawie nie trafiła do świadectwa pracy?
Załóżmy, że błąd już nastąpił. Pracownik odszedł, odprawa została wypłacona, ale dział kadr w pośpiechu zapomniał odnotować tego faktu w świadectwie pracy. Jest to sytuacja niebezpieczna dla obrotu prawnego, ponieważ stwarza pole do nadużyć. Świadectwo pracy jest dokumentem sformalizowanym i każdy brak w jego treści może być uznany za błąd formalny pracodawcy.
Pracownik może teoretycznie próbować wyłudzić kolejną odprawę u nowego pracodawcy, jeśli podejmie tam pracę (choćby na krótko) przed faktycznym złożeniem wniosku o emeryturę do ZUS-u. Jeśli nowy pracodawca wypłaci świadczenie, a potem dowie się o błędzie w świadectwie, może wystąpić z roszczeniem regresowym, obciążając kosztami swojego błędu poprzedniego pracodawcę. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność sprostowania dokumentu z urzędu lub na wniosek pracownika.
Konsekwencje dla pracodawcy mogą być dotkliwe:
- Grzywna od PIP – niewydanie prawidłowego świadectwa pracy (a świadectwo z brakiem kluczowej informacji jest dokumentem wadliwym) jest wykroczeniem. Inspektor może nałożyć mandat od 1000 do nawet 30 000 zł, jeśli uzna, że błąd był rażący, celowy lub jest to kolejna taka sytuacja w twojej firmie.
- Koszty sprostowania – konieczność ponownego przygotowania dokumentacji, wezwania pracownika lub wysyłki pocztą poleconą to najmniejszy wymiar kary, ale generuje niepotrzebny chaos administracyjny i psuje profesjonalny wizerunek firmy.
- Roszczenia odszkodowawcze – jeśli pracownik udowodni, że przez błąd w świadectwie miał problemy z uzyskaniem świadczeń z ZUS-u lub podjęciem nowej pracy, może domagać się odszkodowania przed sądem pracy.
Odprawa emerytalna przy stawce godzinowej - podsumowanie
Ustalenie wysokości odprawy emerytalnej przy stawce godzinowej to proces, który nie wybacza błędów matematycznych i nieznajomości aktualnych progów płacowych. W 2026 roku fundamentem obliczeń musi być rzetelna średnia z trzech miesięcy, wyliczona bez stosowania współczynnika urlopowego, z jednoczesnym zachowaniem czujności względem nowej kwoty minimalnej 4806 zł. Należy pamiętać, że odprawa to świadczenie wolne od składek ZUS, co stanowi istotną ulgę dla budżetu firmy, ale jednocześnie nakłada obowiązek precyzyjnego udokumentowania tego faktu w świadectwie pracy.
Niedopełnienie tych obowiązków to prosta droga do sporów z pracownikami i dotkliwych sankcji finansowych. Jako przedsiębiorca musisz pamiętać, że odprawa emerytalna to nie tylko koszt, ale przede wszystkim ostateczne rozliczenie z pracownikiem, które powinno zostać przeprowadzone z chirurgiczną precyzją. Zamiast eksperymentować z własnymi wzorami, należy trzymać się sprawdzonych algorytmów uśredniania i weryfikować, czy kwota końcowa nie narusza praw pracowniczych. Solidne przygotowanie do tego procesu pozwoli firmie zamknąć etap współpracy z pracownikiem w sposób profesjonalny, zgodny z prawem i bezpieczny dla firmowych finansów.
