Nagrody jubileuszowe - rozliczenie składkowe i podatkowe

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Nagrody jubileuszowe, jak już sama nazwa wskazuje, są świadczeniami pieniężnymi przysługującymi pracownikom, którzy osiągnęli określony staż pracy. Z reguły odnosi się to do ogólnego okresu zatrudnienia, może jednak dotyczyć pracy w danej firmie, a także okresu pracy w konkretnej branży. Nagrody jubileuszowe mają charakter należności pieniężnych, wiąże się to zatem z ustaleniem ich statusu pod kątem zarówno składkowym, jak i podatkowym. Informacje dotyczące tych kwestii zawarto w artykule.

Nagroda jubileuszowa – czym jest?

Nagrody jubileuszowe, być może wbrew potocznemu rozumieniu, nie stanowią świadczeń przysługujących każdemu zatrudnionemu. Owszem, niegdyś, w czasach tzw. gospodarki uspołecznionej, większość pracowników mających etaty w państwowych zakładach pracy objęta była systemami płacowymi przewidującymi taką nagrodę.

W obecnej rzeczywistości obowiązkowo nagrody jubileuszowe są wypłacane pracownikom zatrudnionym w szeroko pojętej sferze budżetowej. Wówczas podstawę do ich wypłaty stanowią odrębne akty rangi ustawowej, tzw. pragmatyki służbowe, np. Karta Nauczyciela czy ustawa o pracownikach urzędów państwowych. Postępowanie dotyczące ustalenia okresów zaliczalnych oraz wypłaty nagrody jest zazwyczaj określone na szczeblu wykonawczym (rozporządzenia). Oznacza to, że do nagrody jubileuszowej uprawnieni są – ustawowo – m.in.:

  • pracownicy urzędów państwowych;
  • pracownicy samorządowi;
  • członkowie korpusu służby cywilnej;
  • nauczyciele;
  • nauczyciele akademiccy;
  • pracownicy publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
  • strażacy Państwowej Straży Pożarnej;
  • górnicy.

Pracodawcy prywatni nie muszą wprowadzać nagród jubileuszowych do swych systemów płacowych. Dla nich nagroda jubileuszowa ma uznaniowy charakter, ponadto mogą określić warunki przyznawania i wypłacania tego świadczenia w sposób dowolny.

W prywatnych firmach nagrody jubileuszowe są przyznawane na podstawie przepisów zakładowego prawa pracy (układ zbiorowy pracy – UZP, regulamin wynagradzania, odrębne zarządzenie). Zapis w umowie o pracę również może stanowić podstawę do wypłaty tego świadczenia.

Oznacza to, że – co do zasady – prywatny przedsiębiorca nie ma ustawowego obowiązku wypłacania nagród jubileuszowych. Jeżeli jednak ustanowi zakładowe przepisy przewidujące ich wypłatę, wówczas obowiązany jest wypłacać je pracownikom na zasadach ustalonych w regulacjach wewnątrzzakładowych.

Opodatkowanie nagród jubileuszowych

Nagrody jubileuszowe mają charakter przychodu ze stosunku pracy, wskutek czego podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych według tych samych zasad, co wynagrodzenie za pracę. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej czy spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, bez względu na źródło ich finansowania, a w szczególności wynagrodzenie zasadnicze, płatności za nadgodziny, różne dodatki, nagrody i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość ustalono z góry.

Nagrody jubileuszowe należą do powyższego typu należności, w związku z czym mieszczą się w pojęciu przychodu ze stosunku pracy, który zdefiniowano w art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o PIT”.

Nagrody jubileuszowe podlegają zatem opodatkowaniu na ogólnych zasadach przewidzianych dla przychodów pracowniczych.

Przykład 1. 

Pani Janina jest zatrudniona w prywatnej spółce, jednak zgodnie z regulaminem wynagradzania otrzymała nagrodę jubileuszową, która została wypłacona wraz z wynagrodzeniem zasadniczym w dniu 10 października 2022 r. Nagroda spełnia warunki do zwolnienia z oskładkowania, jednak ponieważ już we wrześniu Pani Janina przekroczyła I próg podatkowy, całe wynagrodzenie wraz z nagrodą jubileuszową zostało opodatkowane 32% podatkiem dochodowym.

Jeżeli pracodawca zobowiązany do wypłaty nagrody jubileuszowej nie wypłaci świadczenia w terminie, pracownik ma prawo do odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty należności przysługującej w związku z łączącym pracownika z pracodawcą stosunkiem pracy lub stosunkiem służbowym. Kwoty otrzymanych przez pracownika odsetek są zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o PIT.

Oskładkowanie nagród jubileuszowych

Pracodawcy spoza sfery budżetowej zamierzający wypłacać nagrody jubileuszowe powinni zwrócić uwagę na zasady ich wypłaty, ponieważ jest to ściśle powiązane z obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W tym zakresie obowiązującym jest przepis § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z tym zapisem nagrody jubileuszowe (gratyfikacje) są wyłączone z podstawy wymiaru składek, jeżeli – według zasad określających warunki ich przyznawania – przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

W celu uniknięcia konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy tak określić zasady wypłaty nagród jubileuszowych, aby ich częstotliwość była nie mniejsza niż 5 lat. W przypadku gdy firma wprowadzi krótsze okresy między wypłatami, powstanie obowiązek składkowy.

Fakt periodycznego – nieczęstszego niż co 5 lat – nabywania uprawnień do nagrody jubileuszowej posiada decydujące znaczenie w świetle braku obowiązku odprowadzania składek na ZUS. Taki zapis powinien być zatem zawarty w przepisach zakładowych, czyli w UZP, regulaminie wynagradzania lub w innym dokumencie wewnątrzzakładowym.

Pozostaje jeszcze kwestia wypłaty – w pewnych okolicznościach – nagrody jubileuszowej częściej niż co 5 lat, mimo zapisów stanowiących, iż przysługuje ona w okresach nie krótszych niż pięcioletnie.

Może się zdarzyć, że wypłata nagrody jubileuszowej w okresie krótszym niż pięcioletni również będzie nieoskładkowana, jednak muszą zaistnieć szczególne warunki. W odniesieniu do takich sytuacji pomocne są wyjaśnienia oraz interpretacje wydane przez ZUS.

Kiedy zatem – w ocenie ZUS – nagroda jubileuszowa wypłacona przed terminem będzie zwolniona z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Nastąpi to wówczas, gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej albo na rentę z tytułu całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy – jeżeli do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej pracownikowi brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Nagroda nie będzie oskładkowana także wtedy, gdy we wskazanych powyżej warunkach pracownik przechodzi na świadczenie przedemerytalne.

Przyjmuje się ponadto, że składek nie trzeba opłacać, jeśli pracownik przed upływem kolejnych 5 lat uprawniających do nagrody udokumentuje zatrudnienie, które nie zostało uwzględnione przy ustalaniu prawa do poprzedniego świadczenia.

Opłacanie składek ZUS nie jest także konieczne, w przypadku gdy skrócenie terminu wypłaty nagrody jubileuszowej wynika ze zmiany przepisów wewnątrzzakładowych normujących zasady przyznawania gratyfikacji branżowej.

Nagroda jubileuszowa jest wymagalna niezwłocznie po nabyciu do niej prawa – od tej chwili należą się odsetki, choćby później pracownik wykazał okoliczności stanowiące przesłanki uprawniające do nagrody, a pracodawcy nie można było przypisać winy w opóźnieniu – uznał SN w wyroku z 19 sierpnia 1999 roku, I PKN 189/99, OSNAPiUS 2000/22/819. W tym samym dokumencie skład orzekający stwierdził, iż roszczenie o wypłatę nagrody jubileuszowej staje się wymagalne z chwilą spełnienia przesłanek nabycia do niej prawa, a więc z momentem uzyskania odpowiedniego stażu pracy, nie zaś wraz z jego udokumentowaniem przez pracownika.

Nagrody jubileuszowe – podsumowanie

Nagrody jubileuszowe stanowią przychód ze stosunku pracy, który nie jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Oznacza to, że gratyfikacja jubileuszowa podlega opodatkowaniu na ogólnych zasadach przewidzianych w ustawie o PIT dla przychodów pracowniczych.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy odprowadzać od nagród jubileuszowych, jeżeli należności te są wypłacane pracownikowi częściej niż co 5 lat. W określonych przypadkach – opisanych w tym artykule – wypłata omawianej nagrody nie będzie podlegała oskładkowaniu, mimo że nie zostanie zachowany minimalny pięcioletni okres między wypłatami świadczeń.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów