Organ administracji publicznej - załatwienie spraw

Organ administracji publicznej zobowiązany jest szybko załatwić sprawy wniesione do rozpoznania. Co jednak zrobić w przypadku gdy w Twojej sprawie jest on bezczynny lub prowadzi ją przewlekle? Jak ponaglić organ? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.

Terminy załatwiania spraw przez organ administracji

Sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ, powinny być załatwiane niezwłocznie.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, a w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Z kolei załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.

Powyższe zasady obowiązują jednak tylko, o ile szczególne przepisy nie przewidują innych terminów załatwiania spraw.

Jakich okresów nie wlicza się do terminu załatwienia sprawy?

Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się:

• terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności;
• okresów doręczania z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (publiczna usługa hybrydowa to przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej);
• okresów zawieszenia postępowania;
• okresu trwania mediacji;
• okresów opóźnień spowodowanych z winy strony;
• przyczyn niezależnych od organu.

Judykatura uznaje m.in., że:

• „Za uzasadnioną przeszkodę w załatwieniu sprawy w terminie ustawowym nie może być uznana zwłoka organu niższego stopnia w nadesłaniu żądanych przez organ orzekający akt administracyjnych. W warunkach bowiem strukturalnej jedności organów administracji rządowej bezczynność lub zwłoka jednego z ogniw struktury organów administracji rządowej, przyczyniająca się do niezałatwienia sprawy w terminie ustalonym w przepisach prawa, nie może być zakwalifikowana jako przyczyna niezależna od organu w rozumieniu art. 35 § 5 kpa” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 30 listopada 1995 roku, IV SAB 53/95);
• „Przesłanka opóźnień w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu dotyczy obiektywnych zdarzeń zewnętrznych w stosunku do organu i niezależnych od niego (działania sił przyrody, działania innych organów, które mają istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy oraz brak akt sprawy, które zostały przekazane do sądu administracyjnego). Od obowiązku tego nie zwalniają organu tzw. trudności obiektywne: brak etatów, środków pieniężnych, przekonanie, że powierzona organowi kompetencja »nie ma nic wspólnego z realizacją jego zadań ustawowych«. Co do zasady zatem problemy braków obsady urzędu stanowiącego aparat pomocniczy organu rozpatrującego daną sprawę, nie będą stanowić przesłanki »przyczyn niezależnych od organu«. Są to, bowiem przyczyny pozostające wewnątrz aparatu administracyjnego jako całości i związane przede wszystkim z władczym wykonywaniem zwierzchniej władzy Państwa” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 stycznia 2014 roku, II OSK 2338/13);
• „Nie może usprawiedliwiać bezczynności organu wielość spraw wszczętych z udziałem tych samych stron, które pozostają z sobą w konflikcie, kwestionują naprzemiennie wszelkie podejmowane działania, w tym działania organu. Swej bezczynności organ nie może również tłumaczyć trudnościami kadrowymi, brakiem etatów czy też środków wynikającymi z dużej liczby spraw, czy też środków pieniężnych. Dla zasadności skargi na bezczynność nie ma znaczenia okoliczność, z jakich powodów określony akt nie został podjęty lub czynność dokonana, a w szczególności, czy bezczynność została spowodowana zawinioną albo też niezawinioną opieszałością organu, czy też wiąże się z jego przeświadczeniem, że stosowny akt lub czynność w ogóle nie powinny zostać dokonane” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 16 maja 2013 roku, II SAB/Łd 29/13).

Przekroczenie terminu – jakie obowiązki ma organ?

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Jak wskazuje orzecznictwo „Nie do zaakceptowania jest sytuacja, w której organ, nie wydając decyzji w sprawie, nie informuje strony o przyczynach braku rozstrzygnięcia i nie informuje o przewidywanym nowym terminie wydania decyzji. Takie postępowanie organu pozostaje w sprzeczności z zasadą szybkości postępowania wyrażoną w art. 12 kpa. Podważa ono również wyrażoną w art. 8 kpa zasadę prowadzenia postępowania administracyjnego w sposób pogłębiający zaufanie obywateli do organów Państwa” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 22 września 2021 roku, III SAB/Łd 22/21).

Prawo do wniesienia ponaglenia – co należy wiedzieć?

Stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli:

• nie załatwiono sprawy w terminie określonym w przepisach ani w dodatkowym terminie wskazanym przez organ (bezczynność),
• postępowanie jest prowadzone dłużej, niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).

Ponaglenie powinno zawierać uzasadnienie. Wnosi się je:

• do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie,
• do organu prowadzącego postępowanie – jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.

Organ prowadzący postępowanie jest obowiązany przekazać ponaglenie organowi wyższego stopnia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Organ przekazuje ponaglenie wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy. Przekazując ponaglenie, jest on obowiązany ustosunkować się do niego.

Organ rozpatrujący ponaglenie wydaje postanowienie, w którym:

1. Wskazuje, czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, stwierdzając jednocześnie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
2. W przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości:

• zobowiązuje organ rozpatrujący sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia, jeżeli postępowanie jest niezakończone,
• zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.

Organ rozpatrujący ponaglenie może z urzędu zmienić postanowienie i wyznaczyć dłuższy termin zakończenia postępowania, jeżeli wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody, wymagające dłuższego postępowania, nieznane w momencie wyznaczania terminu.

Odpowiedzialność pracowników za doprowadzenie do bezczynności lub przewlekłości

Pracownik organu administracji publicznej podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa, jeżeli z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził postępowanie dłużej, niż było to niezbędne do załatwienia sprawy.