Poradnik Przedsiębiorcy

Kary porządkowe - kiedy można je stosować?

Pożądane zachowania pracownika nie zawsze można osiągnąć, stosując nagrody lub wyróżnienia. W przypadkach, gdy pracownik nie wywiązuje się należycie ze swoich zadań i narusza powierzone mu obowiązki, niejednokrotnie konieczne staje się oddziaływanie poprzez kary porządkowe.

Odpowiedzialność porządkowa a odpowiedzialność materialna

W Kodeksie pracy uregulowano dwa rodzaje odpowiedzialności pracownika wobec pracodawcy – porządkową (art. 108–113) i materialną (art. 119–122). Obie wiążą się z negatywnymi konsekwencjami ponoszonymi przez pracownika w wyniku naruszenia powierzonych mu obowiązków. Istnieje jednak między nimi zasadnicza różnica. Odpowiedzialność porządkowa, jak wskazuje sama jej nazwa, służy „doprowadzeniu pracownika do porządku”, czyli skłonieniu go do niezaniedbywania w przyszłości właściwego wykonywania swoich zadań. W przypadku odpowiedzialności materialnej na pierwszy plan wysuwa się natomiast kwestia wyrównania przez pracownika szkody, którą wyrządził pracodawcy wskutek niewykonywania lub nienależytego wykonywania swoich obowiązków. W ramach odpowiedzialności materialnej pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty pracodawcy stosownego odszkodowania.

Kary porządkowe

Stosując odpowiedzialność porządkową, pracodawca nakłada na pracowników kary. Zgodnie z art. 108 § 1 Kodeksu pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia i nagany. Chociaż kodeks nie określa tego wprost, pierwszą z tych kar uznaje się za łagodniejszą, zaś drugą – za cięższą. 

Ponadto jak stanowi art. 108 § 2 Kodeksu pracy, za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną. Nie jest jednak dopuszczalne stosowanie kilku kar za to samo przekroczenie obowiązków.

Kara pieniężna a odszkodowanie

W myśl art. 108 § 3 kp kara pieniężna zarówno za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 kp (potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych i na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz potrącenia zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi). Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 4 Kodeksu pracy).

Z treści powyższych unormowań wynika, że kara pieniężna nie ma charakteru odszkodowawczego – jej wysokość nie zależy od tego, czy w wyniku naruszenia obowiązków pracowniczych pracodawca poniósł szkodę i jaka jest jej wysokość. Cel kary jest inny: służy ona napiętnowaniu niepożądanego zachowania pracownika, zaś jej wymiar finansowy ma znaczenie drugorzędne.

Kryteria karania

Zgodnie z art. 111 Kodeksu pracy przy stosowaniu kary porządkowej bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.

Kiedy można pracownika ukarać?

Pracodawca może pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej, gdy ten w sposób zawiniony narusza swoje obowiązki w zakresie porządku pracy (wina i bezprawność).

Do przykładowych naruszeń obowiązków pracowniczych, które mogą skutkować nałożeniem kar porządkowych, możemy zaliczyć nieusprawiedliwione spóźnianie się do pracy, opuszczanie pracy bez uzasadnionej przyczyny, nieprzeznaczanie czasu pracy na wykonywanie zadań wynikających z umowy o pracę, zakłócanie spokoju w zakładzie pracy, niewłaściwe zachowanie wobec przełożonych, pracowników lub kontrahentów, niewykonywanie poleceń przełożonych.
Pracodawca nie ma obowiązku stosowania gradacji kar porządkowych, co oznacza, że ma swobodę wyboru kary; nie musi np. najpierw zastosować kary upomnienia, a dopiero przy kolejnym naruszeniu obowiązku pracowniczego – nagany. Wybór kary zależy wyłącznie od oceny stopnia przekroczenia porządkowego i towarzyszących temu okoliczności. 

Czas na podjęcie decyzji w sprawie ukarania

W art. 109 § 1 Kodeksu pracy określono ramy czasowe, w jakich możliwe jest nałożenie na pracownika kary porządkowej. W myśl tego przepisu, odpowiedzialność porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Jak widać, pracodawca ma niewiele czasu na podjęcie decyzji o ukaraniu. Ma to swoje uzasadnienie, gdyż oddziaływanie kar jest tylko wtedy skuteczne, gdy od czynu (zachowania) podlegającego karze do chwili wymierzenia kary upłynął stosunkowo krótki okres.

Przykład 1.

26 sierpnia 2019 r. do pracodawcy dotarły pogłoski, że pracownik X nie wykonał wydanego mu przez przełożonego polecenia wysłania 10 czerwca 2019 r. odwołania od decyzji administracyjnej, w której odmówiono wydania pozwolenia na budowę obiektu nowej siedziby pracodawcy. Gdyby te pogłoski okazały się prawdziwe, niedoręczenie odwołania oznaczałoby, że termin do jego wniesienia upłynął, a tym samym podważenie negatywnej decyzji administracyjnej stałoby się niemożliwe. 

Pracodawca zarządził przeprowadzenie czynności wyjaśniających, w których wyniku wspomniane pogłoski zostały potwierdzone 28 sierpnia 2019 r. W tych okolicznościach dniem powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego jest 28 sierpnia 2019 r. (czyli dzień, w którym pracodawca uzyskał pewną wiedzę o zdarzeniu; pogłoski, informacje niepełne nie wystarczą). Tak więc 2 tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu upłyną 11 września 2019 r., natomiast 3 miesiące od dopuszczenia się naruszenia – 10 września 2019 r. Zatem pracodawca będzie mógł ukarać pracownika za omawiane naruszenie najpóźniej 10 września 2019 r., gdyż musi dochować jednocześnie obu terminów (2-tygodniowego i 3-miesięcznego).

Obowiązek wysłuchania pracownika

Zgodnie z art. 109 § 2 Kodeksu pracy kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (jeżeli z powodu nieobecności pracownik nie może być wysłuchany, to bieg 2-tygodniowego terminu, w którym może być on ukarany, nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy – art. 109 § 3 kp). W wyroku z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99, Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca powinien stworzyć pracownikowi, w określonym miejscu i czasie, możliwości ustnego lub pisemnego złożenia wyjaśnień. Jeżeli pracownik z tej możliwości nie skorzysta, pracodawca może zastosować karę porządkową pomimo niewysłuchania pracownika. Nie można go zmusić do złożenia wyjaśnień.

Zawiadomienie o ukaraniu

O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika (art. 110 Kodeksu pracy).

Gdy pracownik nie zgadza się z ukaraniem

Art. 112 kp reguluje kwestię sprzeciwu pracownika wobec nałożenia kary porządkowej. Jeżeli w jego ocenie zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, może on w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o jego odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary.

Uznanie kary za niebyłą

Stosownie do art. 113 kp karę uważa się za niebyłą (kara ulega tzw. zatarciu), a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika:

  • po roku nienagannej pracy, przy czym pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu;

  • w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.

Zatarciu ulega kara porządkowa, a nie fakty, które leżały u podstaw jej zastosowania. Tylko karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku jego nienagannej pracy. Samo zdarzenie, które było podstawą zastosowania kary porządkowej, nie ulega jednak zatarciu i nadal może mieć znaczenie dla decyzji pracodawcy dotyczących pracownika, np. decyzji o powierzaniu pracownikowi określonych zadań (pracodawca ma prawo zastanawiać się, na ile, zważywszy na wcześniejsze naruszenia obowiązków, pracownik rokuje, że z tych zadań będzie się właściwie wywiązywał) – por. wyrok Sądu Najwyższego z 12 października 2017 r., I PK 300/16.