Orzeczenie o niepełnosprawności po kilku latach to sytuacja, która w praktyce budzi wiele wątpliwości zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców. Taki dokument potwierdza stan zdrowia pracownika i stanowi podstawę do stosowania szczególnych przepisów prawa pracy wobec osób niepełnosprawnych. Co zrobić, jeśli zatrudniony dostarczy orzeczenie dopiero po długim czasie? Czy pracodawca musi uwzględnić je z datą wsteczną?
Do czego służy orzeczenie o niepełnosprawności?
Orzeczenia o niepełnosprawności wydawane są przez powiatowe lub wojewódzkie zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności. Jego głównym celem jest potwierdzenie statusu osoby niepełnosprawnej, co otwiera drogę do korzystania z określonych uprawnień i ulg, zarówno w życiu społecznym, jak i zawodowym.
Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych jest kluczowym aktem prawnym regulującym prawa i obowiązki związane z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. To właśnie w niej znajdziemy szereg przepisów dotyczących m.in. czasu pracy, dodatkowych przerw, uprawnień do dodatkowego urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym.
Orzeczenie o niepełnosprawności ma charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny. W praktyce oznacza to, że niepełnosprawność istnieje obiektywnie, niezależnie od faktu posiadania takiego dokumentu. Orzeczenie potwierdza więc ten stan tylko w sposób formalny. Z drugiej strony, aby pracodawca mógł zastosować przepisy ochronne i ulgi przewidziane dla osób niepełnosprawnych, niezbędne jest dostarczenie mu omawianego dokumentu.
Obowiązki pracodawcy po otrzymaniu orzeczenia o niepełnosprawności pracownika
Moment, w którym pracodawca otrzymuje orzeczenie o niepełnosprawności, decyduje tak naprawdę o chwili rozpoczęcia wykonywania obowiązków wynikających ze wspomnianej już wcześniej ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, są nimi:
- dostosowanie warunków pracy – pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków pracy, uwzględniających potrzeby wynikające z niepełnosprawności pracownika. Może to obejmować dostosowanie stanowiska pracy, sprzętu, a także organizacji pracy. Jeśli pracownik dostarczy orzeczenie wskazujące na umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności, jego czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Ponadto osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. Ważne jest, aby pamiętać, że te ograniczenia nie mają zastosowania, jeśli pracownik jest zatrudniony przy pilnowaniu mienia, a na jego wniosek lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę,
- dodatkowe uprawnienia – pracownikowi przysługuje prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek (15 minut), wliczanej do czasu pracy. Ponadto osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do tego urlopu nabywa się po przepracowaniu jednego roku po zaliczeniu do jednego z tych stopni niepełnosprawności,
- zwolnienia od pracy – pracownik niepełnosprawny ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym (nie częściej niż raz w roku, w wymiarze do 21 dni roboczych) oraz w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy.
Czy orzeczenie o niepełnosprawności po kilku latach działa wstecz?
W rzadkich przypadkach zdarza się, że pracownicy z niepełnosprawnościami nie dostarczają pracodawcom orzeczeń potwierdzających ich stan fizyczny lub robią to ze znacznym opóźnieniem. Czy pracodawca, otrzymując orzeczenie po kilku latach, ma obowiązek „cofnąć się w czasie” i zrekompensować pracownikowi niewykorzystane uprawnienia, np. dodatkowy urlop czy krótszy czas pracy?
Odpowiedź na to pytanie jest jednoznaczna – zatrudniający nie może podjąć takich działań. Orzeczenie o niepełnosprawności, mimo swojego deklaratoryjnego charakteru, wywołuje skutki prawne dla pracodawcy dopiero od momentu jego przedłożenia. Nie ma on możliwości ani obowiązku domniemywania niepełnosprawności pracownika, a tym samym stosowania przepisów ochronnych przed otrzymaniem oficjalnego dokumentu i to nawet wtedy, gdy niepełnosprawność danej osoby jest wprost widoczna.
Przykład 1.
Anna jest zatrudniona w firmie „ABC” od 2018 roku. W maju 2025 roku, po wielu latach zmagań z chorobą, uzyskała orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Dostarczyła je pracodawcy 1 czerwca 2025 roku. Od kiedy pracodawca musi stosować wobec niej przepisy przyznające jej uprawnienia wynikające z ustawy o rehabilitacji, takie jak skrócony czas pracy (7 godzin dziennie, 35 godzin tygodniowo) oraz prawo do dodatkowej, 15-minutowej przerwy?
Dopiero od dnia faktycznego dostarczenia mu zaświadczenia o niepełnosprawności, tj. od 1 czerwca 2025 roku. Pracodawca nie ma jednak obowiązku zrekompensować Annie krótszego czasu pracy czy niewykorzystanych dodatkowych przerw za okres od 2018 do 2025 roku, ponieważ nie posiadał wiedzy o jej niepełnosprawności, która byłaby potwierdzona stosownym orzeczeniem.
Pamiętajmy, że pracownik, który opóźnił się z dostarczeniem orzeczenia, nie może powoływać się na dyskryminację ze strony pracodawcy w okresie, w którym pracodawca nie miał wiedzy o jego niepełnosprawności. Dyskryminacja zakłada nierówne traktowanie ze względu na konkretną cechę, a brak wiedzy o tej cesze uniemożliwia dyskryminację. W sytuacji, gdy pracownik dostarcza orzeczenie po kilku latach, zazwyczaj wynika to z jego własnej decyzji lub okoliczności, które spowodowały opóźnienie w uzyskaniu dokumentu. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie zatrudnionego bez względu na to, czy było ono celowe, czy też wynikało ze zwykłego zaniedbania.
Przykład 2.
Maciej pracuje w firmie X od 2010 roku. W 2015 roku uległ wypadkowi, w którego wyniku ma problemy z poruszaniem się. Orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu znacznym uzyskał jednak dopiero w 2023 roku i od razu dostarczył je pracodawcy. Od kiedy pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi wszystkich uprawnień właściwych dla niepełnosprawnych pracowników?
Od dnia dostarczenia mu orzeczenia o niepełnosprawności. Pracownikowi nie przysługują w tym zakresie żadne roszczenia wsteczne o to, że przez lata nie korzystał z takich uprawnień, ponieważ nie poinformował pracodawcy o swojej niepełnosprawności w odpowiednim czasie.
Co zrobić, jeśli pracownik domaga się rekompensaty wstecz?
W przypadku, gdy pracownik, pomimo braku podstaw prawnych, domaga się rekompensaty za okres sprzed dostarczenia orzeczenia, pracodawca powinien wyjaśnić z nim całą sytuację, zaznaczając, że wszelkie uprawnienia wynikające z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych rozpoczynają się dopiero z chwilą dostarczenia ważnego orzeczenia o niepełnosprawności. W praktyce zaleca się pisemne potwierdzenie daty otrzymania orzeczenia od pracownika. Może to być adnotacja na kopii orzeczenia z datą wpływu i podpisem osoby przyjmującej dokument lub odrębne pismo potwierdzające. Niezwłocznie po otrzymaniu właściwego dokumentu pracodawca powinien wprowadzić w życie wszystkie wynikające z niego uprawnienia i obowiązki. Zmiany w czasie pracy, przydzielanie dodatkowych przerw czy planowanie urlopów powinny być realizowane od tej daty.
Podsumowanie
Sytuacja, w której pracownik dostarcza orzeczenie o niepełnosprawności po kilku latach, nie jest podstawą do roszczeń wstecznych wobec pracodawcy. Kluczową zasadą jest, że obowiązki pracodawcy w zakresie uprawnień osób niepełnosprawnych powstają od momentu uzyskania wiedzy o niepełnosprawności pracownika potwierdzonej odpowiednim orzeczeniem. Działając zgodnie z przepisami i orzecznictwem, pracodawca może uniknąć nieporozumień i sporów z pracownikami, jednocześnie zapewniając osobom niepełnosprawnym należne im wsparcie i ochronę. Opóźnienie w dostarczeniu orzeczenia leży po stronie pracownika i to on ponosi konsekwencje braku możliwości skorzystania z uprawnień w poprzednich latach. Pracodawca nie jest zobowiązany do wyrównywania tych zaległości, niezależnie od tego, co dokładnie było przyczyną nieterminowego dostarczenia mu orzeczenia o niepełnosprawności.
